Telefonie
Verpasster Anruf
Eingehender Anruf, der unbeantwortet bleibt: Niemand hat abgenommen, weder Sie noch ein Kollege noch ein Empfangsdienst. Ein Teil der Anrufer hinterlässt keine Nachricht und ruft woanders an; deshalb lohnt es sich, diese Anrufe zu zählen, bevor Sie eine Lösung wählen. Mehr erfahren →
Ausgehender Anruf
Anruf, den das Unternehmen an einen Kunden oder Gesprächspartner richtet, im Gegensatz zum eingehenden Anruf. Bei Sayelo ruft der KI-Agent niemanden von sich aus an: Sie selbst rufen Ihre Kunden aus der App an, mit der Nummer Ihres Agenten, sobald die ausgehenden Anrufe freigeschaltet sind (vorerst nur in Frankreich). Der Anruf wird weder aufgezeichnet noch transkribiert. Mehr erfahren →
Gleichzeitige Anrufe
Zahl der Anrufe, die eine Leitung oder ein Agent gleichzeitig bearbeiten kann. Bei einer klassischen Leitung hört der zweite Anrufer das Besetztzeichen oder landet auf der Mailbox; bei Sayelo nimmt der Agent je nach Tarif 1, 2, 5 oder 10 Anrufe gleichzeitig an. Mehr erfahren →
Überlauf
Regel, die einen Anruf an ein anderes Ziel leitet, wenn der vorgesehene Apparat oder die Gruppe nicht rechtzeitig antwortet, besetzt oder ausgelastet ist. Ein KI-Sprachagent kann als Überlauf dienen: Er nimmt nur die Anrufe an, die das Team nicht annehmen kann, zur Verstärkung. Mehr erfahren →
Außerplanmäßige Schließzeit
Zeitraum, in dem das Unternehmen außerhalb seiner üblichen Öffnungszeiten geschlossen ist: Urlaub, Feiertag, Brückentag oder Inventur. Bei Sayelo tragen Sie sie am Bildschirm ein oder teilen sie Ihrem Agenten in einem Satz mit, ohne die üblichen Öffnungszeiten zu ändern; während der Schließzeit spielt der Agent Ihre Ansage ab, legt auf oder leitet weiter und vereinbart keine Termine. Mehr erfahren →
IP-Telefonanlage
Private Telefonanlage auf IP-Basis (IP-PBX): das System, das die Apparate eines Unternehmens verbindet und interne Rufnummern, Weiterleitungen, Warteschleifen und Umleitungen verwaltet. Sie kann vor Ort installiert oder bei einem Anbieter gehostet sein. Mehr erfahren →
Telefonservice
Dienst, bei dem Telefonisten Ihre Anrufe in Ihrem Namen zu vereinbarten Zeiten annehmen und Ihnen anschließend die Nachrichten übermitteln. Sein Preis richtet sich meist nach dem Anrufvolumen. Mehr erfahren →
Anrufbeantworter
Mailbox-Dienst, der anspringt, wenn Sie nicht antworten, eine Begrüßungsansage abspielt und die Nachricht des Anrufers aufzeichnet. Er beantwortet keine Fragen und vereinbart keine Termine: Zurückrufen müssen Sie selbst. Mehr erfahren →
Cloud-Telefonanlage
Telefonanlage, die bei einem Anbieter gehostet und über das Internet genutzt wird: Sie verteilt die Anrufe eines Teams auf die richtigen Apparate, zeigt an, wer anruft, zeichnet auf und wertet aus. Sie nimmt nicht selbst ab: Wenn niemand frei ist, landet der Anruf in der Warteschleife und dann auf einer Mailbox. Mehr erfahren →
IVR
Interactive Voice Response, auf Deutsch Sprachdialogsystem: das Telefonmenü nach dem Muster „Drücken Sie die 1, drücken Sie die 2“. Es erkennt eine Taste, manchmal ein Schlüsselwort, und leitet den Anruf an einen Apparat oder eine Ansage weiter, ohne einen Satz zu verstehen oder das Anliegen selbst zu bearbeiten. Mehr erfahren →
Anrufweiterleitung
Vorgang, bei dem ein laufender Anruf an einen anderen Gesprächspartner übergeben wird, zum Beispiel an Ihr Mobiltelefon oder einen Kollegen. Bei Sayelo leitet der Agent dringende Anrufe nach den Regeln weiter, die Sie festgelegt haben. Die Weiterleitung erfolgt direkt: Nimmt niemand ab, landet der Anrufer auf der Mailbox des Empfängers. Mehr erfahren →
Nummer und Netzbetreiber
ARCEP
Autorité de régulation des communications électroniques, des postes et de la distribution de la presse: die unabhängige Verwaltungsbehörde, die in Frankreich die Telekommunikation reguliert, darunter die Rufnummernvergabe und die Rufnummernmitnahme. Bei Sayelo stellt ein Partnerbetreiber, der bei der ARCEP gemeldet ist, die Nummern und die Telefonie bereit. Mehr erfahren →
RIO-Code
Der RIO (relevé d'identité opérateur) ist in Frankreich ein Code, der zu jeder Leitung gehört: Er identifiziert die Nummer und ihren Inhaber und dient als Nachweis, dass der Antrag auf Rufnummernmitnahme wirklich von Ihnen kommt. Sie erhalten ihn kostenlos, indem Sie von der betreffenden Leitung aus die 3179 anrufen, und er steht auch im Kundenbereich der meisten Betreiber. Mehr erfahren →
Rufnummernmitnahme
Recht, seine Festnetz- oder Mobilnummer beim Wechsel des Betreibers zu behalten. In Frankreich wird der Antrag beim neuen Betreiber gestellt, mit dem RIO-Code, und er kündigt den alten Vertrag für die betreffende Leitung. Bei Sayelo ist die Rufnummernmitnahme in Frankreich in allen Tarifen möglich, und das Team kümmert sich darum, in wenigen Werktagen. Mehr erfahren →
Bedingte Anrufumleitung
Die bedingte Anrufumleitung ist eine Einstellung Ihrer Leitung, die einen Anruf nur dann auf eine andere Nummer umleitet, wenn Sie nicht antworten, bereits telefonieren oder Ihr Telefon nicht erreichbar ist. Mehr erfahren →
Unbedingte Anrufumleitung
Einstellung der Leitung, die alle Anrufe sofort auf eine andere Nummer umleitet, ohne dass Ihr Telefon klingelt. Praktisch während einer Schließzeit, im Alltag verlieren Sie damit aber den Überblick über Ihre Anrufe. Mehr erfahren →
Sprach-KI
KI-Sprachagent
Ein KI-Sprachagent ist eine Software, die Anrufe in natürlicher Sprache beantwortet: Sie versteht das Anliegen des Anrufers, antwortet ihm mit gesprochener Sprache und handelt, zum Beispiel indem sie einen Termin vereinbart oder den Anruf weiterleitet. Mehr erfahren →
Sprachenerkennung
Fähigkeit eines Sprachagenten, die Sprache des Anrufers zu erkennen und das Gespräch in dieser Sprache fortzusetzen. Bei Sayelo sind fast 100 Sprachen in allen Tarifen inklusive: Mit der Option „Mehrsprachiger Agent“ wechselt der Agent schon nach den ersten Worten, kehrt zur Standardsprache zurück, wenn der Anrufer zurückwechselt, und Sie erhalten zu jedem Anruf eine Zusammenfassung, unabhängig von der gesprochenen Sprache. Mehr erfahren →
Sprachmodell
Programm der künstlichen Intelligenz, das mit großen Textmengen trainiert wurde und ein frei formuliertes Anliegen verstehen und beantworten kann. In einem Sprachagenten entscheidet es über den weiteren Verlauf des Gesprächs, auf Grundlage der Informationen, die Sie zu Ihrem Geschäft hinterlegt haben. Mehr erfahren →
Spracherkennung
Technologie, die gesprochene Sprache fortlaufend in Text umwandelt, während der Anrufer spricht. Lärm, Akzente, seltene Namen und buchstabierte Nummern sind ihre größten Schwierigkeiten; deshalb ist es üblich, wichtige Angaben wiederholen oder buchstabieren zu lassen. Mehr erfahren →
KI-Telefonassistent
Ein KI-Telefonsekretariat, auch KI-Telefonassistent genannt, ist ein Dienst, bei dem ein KI-Sprachagent anstelle einer Sekretärin das Telefon eines Unternehmens betreut: Er nimmt ab, gibt Auskunft, trägt Termine in den Kalender ein und übermittelt eine Zusammenfassung jedes Anrufs. Mehr erfahren →
KI-Telefonzentrale
Eine KI-Telefonzentrale ist ein automatisierter Telefonempfang, der jeden Anruf annimmt, versteht, was der Anrufer möchte, und ihn passend weiterführt: direkte Antwort, Terminvereinbarung, Nachricht oder Weiterleitung an die richtige Person. Mehr erfahren →
Sprachsynthese
Technologie, die einen Text in gesprochene Sprache umwandelt. Bei einem Sprachagenten muss die Stimme natürlich und vor allem reaktionsschnell bleiben, damit der Anrufer nicht auf die Antwort warten muss. Mehr erfahren →
Transkription
Schriftliche Fassung eines Telefongesprächs, erstellt durch die Spracherkennung. Bei Sayelo liegt sie der Zusammenfassung bei, die nach jedem Anruf per E-Mail kommt, und lässt sich mit einem Klick übersetzen, wenn der Anruf in einer anderen Sprache geführt wurde. Mehr erfahren →
Kalender und Tools
CRM
Software für das Kundenbeziehungsmanagement: Sie bündelt die Kontakte, den Verlauf des Austauschs und die laufenden Geschäfte. Sayelo ist nativ mit Sellsy und monday.com integriert und sendet die Anrufe per Webhook an andere Tools. Mehr erfahren →
No-Show
Nicht wahrgenommener Termin: Der Kunde erscheint nicht, ohne abzusagen. Die Erinnerung per SMS am Vortag ist ein gängiges Mittel, um das zu begrenzen; bei Sayelo ist diese Erinnerung standardmäßig aktiviert. Mehr erfahren →
Anrufzusammenfassung
Schriftlicher Bericht über einen vom Agenten bearbeiteten Anruf: wer angerufen hat, mit welchem Anliegen, was erledigt wurde und was noch zu tun ist. Bei Sayelo kommt dieser Bericht nach jedem Anruf per E-Mail, mit der Transkription. Mehr erfahren →
Bestätigungs-SMS
SMS an den Anrufer, wenn ein Termin vereinbart oder storniert wird, damit er eine schriftliche Bestätigung in der Hand hat. Bei Sayelo sind die Bestätigungs- und Stornierungs-SMS standardmäßig aktiviert, ebenso die Erinnerung am Vortag. Mehr erfahren →
Kalendersynchronisation
Verbindung zwischen dem Agenten und Ihrem Kalender: Er liest Ihre Verfügbarkeiten live und trägt den Termin dort ein, ohne doppelte Eingabe. Bei Sayelo: Google Calendar, Microsoft 365 und Cal.com, andere Kalender auf Anfrage. Mehr erfahren →
Sperre gegen Doppelbuchungen
Schutzmechanismus, der verhindert, dass dasselbe Zeitfenster zweimal gebucht wird, zum Beispiel wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Uhrzeit anfragen. Bei Sayelo kommt er zum Live-Lesen des Kalenders hinzu. Mehr erfahren →
Webhook
Nachricht, die eine Software automatisch an die Adresse einer anderen Software sendet, sobald ein Ereignis eintritt, zum Beispiel das Ende eines Anrufs. Die ausgehenden Webhooks von Sayelo übermitteln jeden bearbeiteten Anruf an Ihre Tools, ohne erneute Eingabe. Mehr erfahren →
Daten und Regeln
AI Act
Gängiger Name der europäischen Verordnung über künstliche Intelligenz (KI-Verordnung). Ihre Transparenzregeln verlangen, dass eine Person, die mit einem KI-System kommuniziert, darüber informiert wird, sofern es nicht offensichtlich ist: Am Telefon muss der Agent also sagen, dass er eine KI ist. Bei Sayelo tut er das gleich im ersten Satz. Mehr erfahren →
Anrufaufzeichnung
Speicherung des Audios eines Telefongesprächs, nicht zu verwechseln mit seiner schriftlichen Transkription. Die CNIL, die französische Datenschutzbehörde, verlangt, den Anrufer darüber zu informieren, ihm einen Widerspruch zu ermöglichen, die Speicherdauer zu begrenzen und den Zugriff auf die Aufzeichnungen einzuschränken. Bei Sayelo ist die Aufzeichnung ab dem Tarif Essentiel enthalten und nie standardmäßig aktiv. Mehr erfahren →
HDS
Hébergeur de données de santé, also zertifizierter Hoster für Gesundheitsdaten: ein Dienstleister, der dafür zertifiziert ist, personenbezogene Gesundheitsdaten im Auftrag von Fachkräften, Gesundheitseinrichtungen oder Patienten zu hosten. In Frankreich ist dieses Hosting HDS-zertifizierten Hostern vorbehalten; Sayelo bietet in allen Tarifen HDS-Hosting in Frankreich. Mehr erfahren →
Verantwortlicher
Im Sinne der DSGVO die Person oder das Unternehmen, das darüber entscheidet, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wenn Sie Ihre Anrufe einem Sprachagenten anvertrauen, sind Sie der Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten Ihrer Anrufer, und der Anbieter ist Ihr Auftragsverarbeiter. Mehr erfahren →
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung: der europäische Rechtstext, der den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt, etwa mit dem Namen, der Nummer, der Stimme oder dem Anlass eines Anrufs. Sie legt die Pflichten der Unternehmen, die diese Daten verarbeiten, und ihrer Dienstleister fest, ebenso die Rechte der betroffenen Personen. Mehr erfahren →
Auftragsverarbeiter
Im Sinne der DSGVO ein Dienstleister, der personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen und nach dessen Weisungen verarbeitet. Ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO regelt diese Beziehung: Sicherheit, Vertraulichkeit, Verbleib der Daten bei Vertragsende. Mehr erfahren →
Weiterführende Informationen
Um diese Begriffe in der Praxis zu sehen: die bedingte Anrufumleitung, die Funktionsweise eines KI-Sprachagenten und der Unterschied zwischen Sprachagent und Cloud-Telefonanlage. In Ihrer Branche: Physiotherapeut, Sanitärinstallateur und alle Branchen. Die Preise der vier Tarife finden Sie auf der Preisseite, die Antworten zum Dienst in der FAQ zu Sayelo.
