Nach jedem Anruf schickt Ihnen Ihr Agent eine Zusammenfassung per E-Mail: wer angerufen hat, was gesagt wurde, was erledigt wurde und was noch zu tun ist, mit einem Link zum vollständigen Anruf. In Ihrem Dashboard helfen Ihnen der Anrufverlauf und die Statistiken, ein Gespräch wiederzufinden und die Aktivität Ihrer Leitung zu verfolgen.
Nach jedem Anruf: die Zusammenfassung per E-Mail
In allen Tarifen kommt die Zusammenfassung zu Ihnen: Sobald der Anruf endet, landet eine Zusammenfassung per E-Mail in Ihrem Postfach. Sie enthält:
- die Kurzfassung des Gesprächs, von der KI verfasst;
- die Anrufdaten: Nummer des Anrufers, Datum, Dauer, Agent, der geantwortet hat;
- die Kernpunkte und die besprochenen Themen ;
- die bereits während des Anrufs erledigten Aufgaben, etwa ein eingetragener Termin oder eine versendete Bestätigungs-SMS, und die noch offenen;
- die Stimmung des Anrufers: positiv, neutral oder negativ;
- einen Link zum vollständigen Anruf, mit der Transkription und, wenn aktiviert, der Aufzeichnung.
Die Zusammenfassung erhalten Sie zu jedem Anruf, auch wenn das Gespräch in einer anderen Sprache geführt wurde. Sie wird auch bei weitergeleiteten Anrufen verschickt.
Aufzeichnung und Transkription
Die Transkription, in allen Tarifen
Jeder Anruf wird parallel zum Gespräch transkribiert, von einer Spracherkennung, die mit dem Wortschatz Ihres Unternehmens arbeitet. Die Transkription bleibt der gesprochenen Sprache treu, und ein Klick übersetzt sie. War die Leitung des Anrufers schlecht, weist die Detailansicht des Anrufs darauf hin; das erklärt eine weniger saubere Transkription.
Die Aufzeichnung, per Opt-in
Die Anrufaufzeichnung ist ab dem Tarif Essentiel verfügbar, wie die Preisseite angibt. Sie ist nie standardmäßig aktiv: Sie aktivieren sie bewusst. Der Agent kündigt sie dann zu Beginn des Anrufs an, und der Anrufer kann widersprechen. Bevor Sie sie aktivieren, erläutert der Leitfaden DSGVO und Anrufaufzeichnung die Regeln zur Information und zur Speicherdauer.
Die Benachrichtigungen
Zusätzlich zur E-Mail können Sie sich in den kostenpflichtigen Tarifen per SMS über einen Anruf benachrichtigen lassen. Diese Benachrichtigungen gehen vom SMS-Guthaben Ihres Tarifs ab, genau wie die Terminbestätigungen. Eine regelmäßige Übersicht per E-Mail, stündlich, täglich oder wöchentlich, fasst außerdem alle Anrufe zusammen.
Ihre Benachrichtigungen können auch per WhatsApp kommen, sobald Ihr WhatsApp mit Ihrem Agenten verbunden ist. Sie werden für jeden Agenten einzeln unter „Konto“ → „Benachrichtigungen“ eingestellt: eine Benachrichtigung am Ende eines zu bearbeitenden Anrufs, mit der Nummer für den Rückruf und einem Link zum Anruf, eine Nachricht zu jedem Termin, den der Agent vereinbart, verschoben oder storniert hat, jeden Morgen der „Tagesbericht“ oder eine „Nachricht zu jedem Anruf“. WhatsApp begrenzt automatische Nachrichten: Wenn Sie Ihrem Agenten seit 24 Std. nicht per WhatsApp geschrieben haben, wird eine automatische Nachricht möglicherweise nicht gesendet. Schreiben Sie ihm jeden Tag ein Wort, um sicher alles zu erhalten. Die App sendet keine Push-Benachrichtigungen: Die Benachrichtigungen kommen per E-Mail, SMS und WhatsApp. Und wenn Sie mit einer Branchensoftware arbeiten, senden die ausgehenden Webhooks jeden bearbeiteten Anruf dorthin, ohne erneute Eingabe: Die Seite zu den Webhooks erklärt das Prinzip.
In der App: Anrufverlauf und Statistiken
Der Anrufverlauf
Unter „Aktivität“ → „Anrufe“ ist jeder Anruf mit Zeitstempel versehen, zusammengefasst und eingeordnet. Der Filter „Zu bearbeiten“ bündelt die Anrufe, die eine Nachbearbeitung erfordern, etwa eine aufgenommene Nachricht oder einen im Gespräch versprochenen Rückruf, bis sich jemand darum kümmert: Keine Anfrage bleibt liegen. Die Anrufe, die Sie selbst über Sayelo mit der Nummer Ihres Agenten führen (vorerst nur in Frankreich), erscheinen dort ebenfalls, mit der Kennzeichnung „Ausgehend“.
Um ein Gespräch wiederzufinden, lässt sich das Verzeichnis Ihrer Anrufer nach Zeitraum oder Agent filtern, und eine Suche im Gesprochenen findet den Anrufer auch ohne seinen Namen, mit dem passenden Gesprächsausschnitt als Beleg. Das Profil jedes Kontakts unter „Kontakte“ speichert außerdem den Verlauf seiner letzten Anrufe, und der Agent nutzt es, um Ihre Stammkunden wiederzuerkennen. Sie können auch einfach Ihren Agenten fragen, in der App oder per WhatsApp: „Wer hat heute Morgen angerufen?“
Statistiken
„Aktivität“ → „Statistiken“ zeigt die Anrufe, die Minuten, die durchschnittliche Dauer, die erfolgreichen Anrufe, die Stimmung der Anrufer und die Selbstständigkeit des Agenten, über 7 Tage, 30 Tage, 3, 6 oder 12 Monate, verglichen mit dem vorherigen Zeitraum. Die Statistiken helfen bei Entscheidungen, etwa ob Sie die Anweisungen des Agenten zu einem häufigen Anliegen anpassen sollten oder ob Ihr Tarif noch zu Ihrem Volumen passt.
Was Sie daraus machen
Die Nachverfolgung der Anrufe ist nur etwas wert, wenn sie zu einer Handlung führt. Für einen Architekten, der zwischen zwei Baustellenterminen Projektanfragen erhält, oder eine Hausverwaltung, die Meldungen von Eigentümern bekommt, zeigt die Zusammenfassung auf einen Blick, wen man zuerst zurückrufen sollte. Der Leitfaden zum Rückruf nach einem Anruf beschreibt die Methode: was lesen, was anhören, was sagen.
Der Agent arbeitet zur Verstärkung Ihrer Teams, nie an ihrer Stelle: Er nimmt den Anruf an, bereitet alles vor, und Sie behalten die Beziehung.
Speicherung und Löschung
Die Daten Ihrer Anrufe werden in allen Tarifen in Frankreich bei einem HDS-zertifizierten Hoster gehostet. Aufzeichnungen und Transkriptionen werden für eine begrenzte, von Ihnen eingestellte Dauer gespeichert; danach werden sie gelöscht. Die Löschung erfolgt mit einem Klick, und das Recht eines Anrufers auf Vergessenwerden wird direkt in seinem Kontaktprofil ausgeübt. Unsere Seite Sicherheit und DSGVO beschreibt diese Zusagen im Detail.
