Die kurze Antwort
Sie haben schon fast alles, was Sie brauchen. Die Anrufliste Ihres Handys, der Verlauf Ihrer Box/Ihres Routers oder Ihrer Telefonanlage und Ihre Mailbox speichern die Anrufe, die niemand angenommen hat. Es fehlt nur eine Gewohnheit: sie eine Woche lang jeden Abend an derselben Stelle zu notieren und dabei in drei Kategorien einzuordnen. Diese Erhebung braucht keine Software und beantwortet die Frage, die vor allen anderen kommt: Wie viele Anrufe entgehen Ihnen, und wann?
Dieser Leitfaden endet beim Zählen. Um diese Zahl in Euro umzurechnen, liefert der Leitfaden zu den Kosten eines verpassten Anrufs die Berechnungsmethode.
Wo Sie Ihre verpassten Anrufe finden, Gerät für Gerät
Auf dem Handy
Die Anrufliste der Telefon-App ist die direkteste Quelle. Sie bietet einen Filter für verpasste Anrufe, mit Uhrzeit und Nummer jedes Anrufs. Drei Einschränkungen sollten Sie kennen:
- Sie speichert nicht alles. Die Anrufliste hat eine begrenzte Zahl von Einträgen und löscht irgendwann die ältesten. Werten Sie sie jeden Abend aus, nicht am Ende der Woche.
- Sie fasst Anrufe manchmal zusammen. Mehrere Versuche derselben Nummer können in einer einzigen Zeile erscheinen. Zählen Sie jeden Versuch und notieren Sie getrennt die Zahl der verschiedenen Personen.
- Sie sieht nur die Anrufe, die das Telefon erreicht haben. Handy ausgeschaltet, kein Netz oder Leitung besetzt ohne Anklopfen: Der Anruf kann direkt auf der Mailbox landen, ohne Spur in der Anrufliste. Zählen Sie dann die Sprachnachrichten und die Benachrichtigungs-SMS, die manche Netzbetreiber senden, wenn jemand versucht hat, Sie zu erreichen.
Auf der Rechnung oder dem Einzelverbindungsnachweis des Netzbetreibers
Der Einzelverbindungsnachweis in Ihrem Kundenbereich listet vor allem die abgerechneten Verbindungen auf, also Ihre abgehenden Anrufe. Eingehende Anrufe stehen dort oft nicht. Er bleibt für zwei Dinge nützlich: um die Rückrufe wiederzufinden, die Sie nach einem verpassten Anruf getätigt haben, und um umgeleitete Anrufe zu erkennen, wenn Sie bereits eine Umleitung zu einem Kollegen haben, denn der Netzbetreiber zählt sie als abgehende Anrufe. Wenn Ihr Vertrag auch einen Verlauf der eingehenden Anrufe bietet, prüfen Sie das in Ihrem Kundenbereich: Das ist dann eine sehr gute Quelle, weil sie nicht von Ihrem Telefon abhängt.
Auf einer Box/einem Router oder einem Festnetzanschluss
Die meisten Boxen/Router führen eine Anrufliste des Festnetzanschlusses, je nach Modell über die Oberfläche des Routers oder die App des Netzbetreibers abrufbar. Das schnurlose Telefon zeigt auch eine eigene Liste an, die aber kurz ist und für jedes Mobilteil getrennt geführt wird: Haben Sie mehrere, nutzen Sie lieber die Liste des Routers. Die Menüs ändern sich von Modell zu Modell; prüfen Sie in Ihrem Kundenbereich, wo Sie den Verlauf Ihres Anschlusses finden.
Auf einer Telefonanlage
Eine Cloud-Telefonanlage oder eine IP-Telefonanlage protokolliert jeden Anruf, auch die, die niemand angenommen hat. Suchen Sie in ihrem Protokoll oder ihrer Statistik drei Zahlen: die nicht angenommenen Anrufe, die in der Warteschleife abgebrochenen Anrufe (der Anrufer hat aufgelegt, bevor ein Apparat frei wurde) und die Anrufe, die auf der Ansage „geschlossen“ gelandet sind. Das sind drei Formen verpasster Anrufe. Erlaubt die Anlage einen Export, genügt der Export einer Woche, um die Tabelle unten auszufüllen.
Auf der Mailbox
Zählen Sie die Nachrichten, aber hören Sie dort nicht auf: Viele Anrufer legen auf, ohne eine zu hinterlassen. Die Zahl der Nachrichten ist ein Minimum, nie die Gesamtzahl.
Die Wochentabelle zum Abschreiben
Wählen Sie eine normale Woche: keine Schließung, kein Urlaub, kein besonderes Ereignis. Jeden Abend genügen fünf Minuten. Übertragen Sie diese Tabelle auf ein Blatt Papier oder in eine Tabellenkalkulation.
| Tag | Verpasste Anrufe | Geschäftszeiten, Leitung frei | Außerhalb der Öffnungszeiten | Während eines anderen Anrufs | Verschiedene Anrufer | Nachricht hinterlassen | Von Ihnen zurückgerufen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Montag | |||||||
| Dienstag | |||||||
| Mittwoch | |||||||
| Donnerstag | |||||||
| Freitag | |||||||
| Samstag | |||||||
| Sonntag | |||||||
| Summe |
In der ersten Zahlenspalte notieren Sie alle Versuche. Die drei folgenden Spalten teilen sie auf: Ihre Summe muss wieder die Tagessumme ergeben. Die letzten drei sagen, wer es mehrmals versucht hat, wer eine Spur hinterlassen hat und wen Sie danach erreichen konnten.
Jeden Anruf in eine von drei Kategorien einordnen
Geschäftszeiten, Leitung frei
Sie hatten geöffnet, die Leitung war frei, niemand hat abgenommen: Sie waren bei einem Kunden, auf einer Baustelle, am Steuer, oder das Telefon lag in einem anderen Raum. Das ist der typische Fall in Berufen, in denen man mit den Händen arbeitet, wie beim Installateur unter dem Waschbecken oder beim Friseur mitten im Haarschnitt.
Außerhalb der Öffnungszeiten
Der Anruf kam vor der Öffnung, nach Geschäftsschluss, am Wochenende oder an einem Feiertag. Notieren Sie die genaue Uhrzeit: Ein Anruf kurz nach Schließung sagt etwas anderes als ein Anruf mitten in der Nacht. Die ersten kommen oft von Kunden, die nach ihrer eigenen Arbeit anrufen.
Während eines anderen Anrufs
Sie haben bereits telefoniert. Ist Anklopfen aktiviert, erscheinen diese Anrufe während Ihres Gesprächs in der Anrufliste: Vergleichen Sie die Uhrzeit des verpassten Anrufs mit der Ihrer angenommenen Anrufe. Ist Anklopfen deaktiviert, landen sie auf der Mailbox und hinterlassen oft nur eine Nachricht oder gar nichts.
Fälle, die Sie beiseitelassen
Zählen Sie identifizierte Werbeanrufe, Verwählungen und Anrufe aus Ihrem privaten Umfeld nicht zur relevanten Summe. Notieren Sie sie getrennt, wenn Sie möchten. Eine unbekannte Nummer ohne Nachricht bleibt dagegen ein verpasster Anruf.
Was Ihnen die Erhebung sagt, und was Sie daraus machen
Schauen Sie nach sieben Tagen, welche Spalte am stärksten ins Gewicht fällt. Jede verlangt eine andere Antwort.
| Wenn die vollste Spalte … ist | Das Problem | Die erste Antwort |
|---|---|---|
| Geschäftszeiten, Leitung frei | Niemand hat die Hände frei | Eine Umleitung bei Nichtmelden zu jemandem, der abnimmt |
| Während eines anderen Anrufs | Eine einzige Leitung für mehrere Anrufer | Eine Umleitung bei Besetzt oder ein Empfang, der mehrere Anrufe gleichzeitig annimmt |
| Außerhalb der Öffnungszeiten | Ihre Öffnungszeiten sind nicht die Ihrer Kunden | Ein Empfang, der auch abends und am Wochenende antwortet |
Zwei weitere Auswertungen sind nützlich. Die Spalte „Verschiedene Anrufer“ zeigt, wie viele Personen es mehrmals versucht haben: Wer dreimal anruft, hat ein echtes Anliegen. Die Spalte „Nachricht hinterlassen“ im Vergleich zur Summe zeigt, was Ihr Anrufbeantworter wirklich hält; unser Vergleich zwischen KI-Sprachagent und Anrufbeantworter erläutert diesen Unterschied.
Wenn sich Ihre verpassten Anrufe auf wenige Zeitpunkte am Tag konzentrieren, bietet der Leitfaden zu Stoßzeiten eine feinere Tabelle, Zeitfenster für Zeitfenster. Und wenn Sie Handwerker sind, geht der Plan, um keine Anrufe mehr zu verpassen, von derselben Erhebung aus, um die richtigen Einstellungen zu wählen.
Von der Anzahl zum Wert
Die Erhebung liefert eine Zahl und eine Verteilung, aber noch keinen Wert. Das ist der nächste Schritt: Der Leitfaden zu den Kosten eines verpassten Anrufs erklärt, wie Sie von dieser Zahl zu einem geschätzten Verlust kommen, mit dem Anteil der Anrufer, die nicht zurückrufen, und dem, was Ihnen ein Kunde einbringt. Der Simulator wendet diese Rechnung mit den Zahlen an, die Sie eingeben, und stellt sie dem Preis eines Tarifs gegenüber.
Bewahren Sie Ihr Blatt auf. Es dient als Vergleichspunkt, wenn Sie etwas geändert haben: eine Einstellung, eine Organisation oder ein Tool.
Wenn ein Agent an Ihrer Stelle abnimmt
Ein KI-Sprachagent übernimmt diese Erhebung für Sie. Bei Sayelo führt jeder angenommene Anruf zu einer Zusammenfassung per E-Mail, und das Dashboard speichert den Anrufverlauf und die Statistiken. Der Agent arbeitet zur Verstärkung Ihres Teams, nie an seiner Stelle: Ihr Telefon kann weiterhin zuerst klingeln, und der Agent übernimmt, was Ihnen entgeht. Während der kostenlosen Testphase von 14 Tagen können Sie ihn per Anrufumleitung an Ihre bisherige Nummer anschließen und dann mit Ihrer Erhebungswoche vergleichen. Die Tarife und ihre Minuten finden Sie im Detail auf der Preisseite.
