Was der Anrufer erwartet, wenn Sie geschlossen haben
Wenn Sie wegen Urlaub, Betriebsferien oder eines Brückentags schließen, erwarten Ihre Anrufer drei Dinge: zu erfahren, wann Sie wieder öffnen, einen Termin für die Zeit danach zu bekommen und im Notfall weitergeleitet zu werden. Ein Anrufbeantworter, der nur „Wir haben geschlossen“ sagt, erfüllt nur die erste, und auch die nur halb. Wer einen Termin für die Zeit danach wollte, muss später noch einmal anrufen; wer einen Notfall hat, ruft jemand anderen an und kommt vielleicht nicht wieder.
Ein guter Empfang für die Schließzeit wird vor der Abreise vorbereitet, funktioniert während der Abwesenheit von allein und beschert Ihnen einen organisierten Wiedereinstieg. Mit einem KI-Sprachagenten ist die erste Entscheidung einfach: den Agenten für den Zeitraum schließen oder ihn wie gewohnt antworten lassen.
Zwei Wege, das Telefon im Urlaub zu besetzen
Die außerplanmäßige Schließzeit: eine eigene Funktion
Für Urlaub, einen Feiertag, einen Brückentag oder eine Inventur hat Sayelo eine eigens dafür vorgesehene Funktion: die außerplanmäßige Schließzeit. Sie schließt Ihren Agenten für einen bestimmten Zeitraum, ohne Ihre üblichen Öffnungszeiten anzutasten, die am Ende von selbst wieder gelten. Bei Ihrer Rückkehr müssen Sie nichts rückgängig machen.
- Der Zeitraum. „Ganze Tage“ mit „Erster Tag“ und „Letzter Tag (einschließlich)“ oder „Bestimmte Uhrzeiten“ mit „Beginn“ und „Ende“, für eine Inventur am Nachmittag oder eine außerplanmäßige Schließung über Mittag.
- Der Anlass. Das Feld „Anlass (optional)“ dient Ihnen als Notiz, Sommerurlaub oder Inventur. Die Anrufer hören ihn nicht.
- Was mit den Anrufen passiert. Drei Möglichkeiten: „Ansage abspielen“, Ihre Ansage, zum Beispiel „Wir öffnen wieder am Morgen des 27.“; „Auflegen“; oder „Weiterleitung“ an eine Person, zum Beispiel an Ihre Vertretung.
- Die Uhrzeit. Die Schließzeit richtet sich nach der Zeitzone Ihres Unternehmens, auch in den französischen Überseegebieten.
Während einer außerplanmäßigen Schließzeit vereinbart der Agent keine Termine. Das ist gewollt: Niemand ist da, um einen Termin an diesen Tagen wahrzunehmen, und der Anrufer weiß sofort Bescheid.
Sie wird am Bildschirm eingestellt, unter „Was er macht“ → „Öffnungszeiten“, Karte „Außerplanmäßige Schließzeiten“. Oder mit einem Satz: Schreiben Sie Ihrem Agenten „Wir haben vom 24. bis 26. Dezember geschlossen“, in der App oder per WhatsApp. Er trägt die Schließzeit selbst ein, und die Änderung erscheint in Ihrem Chatverlauf, mit „Ansehen“, um den betreffenden Bildschirm zu öffnen, und „Rückgängig“, falls Sie sie zurücknehmen möchten.
Den Agenten wie gewohnt antworten lassen
Die andere Möglichkeit: keine Schließzeit eintragen und den Agenten normal abnehmen lassen. Er informiert den Anrufer dann über Ihre Abwesenheit, bietet einen Termin ab der Wiedereröffnung an, nimmt konkrete Anliegen auf und leitet Notfälle nach Ihren Regeln weiter. Diese Möglichkeit setzt drei Einstellungen voraus: die Abwesenheitstage in Ihrem Kalender gesperrt, das Datum der Wiedereröffnung in seinen Anweisungen und aktuelle Weiterleitungsregeln. Sie eignet sich für lange Schließzeiten, wenn drei Wochen ohne Terminvergabe Sie nach dem Urlaub teuer zu stehen kämen.
| Außerplanmäßige Schließzeit | Agent, der wie gewohnt antwortet | |
|---|---|---|
| Was einzustellen ist | Ein Zeitraum und eine Auswahl, oder ein Satz an den Agenten | Kalender, Anweisungen und Weiterleitungen |
| Was der Anrufer hört | Ihre Ansage, oder nichts bei „Auflegen“ | Ein Gespräch, mit Antworten auf seine Fragen |
| Termine für die Zeit nach der Wiedereröffnung | Keine während der Schließzeit | Ja, mit einer Bestätigungs-SMS |
| Notfälle | Alle Anrufe an eine Person weitergeleitet, oder ein Hinweis in der Ansage | Weiterleitung nach Ihren Regeln, oder Verweis |
| Konkretes Anliegen | Der Anrufer ruft nach der Wiedereröffnung erneut an | Eine vollständige Zusammenfassung per E-Mail |
| Für welche Schließung | Feiertag, Brückentag, Inventur, kurze Abwesenheit | Langer Urlaub, Betriebsferien |
Sie können auch kombinieren: den Agenten drei Sommerwochen lang antworten lassen und für einen Feiertag mitten im Sommer, an dem selbst Ihre Vertretung abwesend ist, eine außerplanmäßige Schließzeit eintragen.
Vor der Schließung: die Checkliste
Die Daten überall ankündigen
- Ihre Website und Ihr Google-Unternehmensprofil, mit den besonderen Öffnungszeiten des Zeitraums.
- Das Schaufenster oder die Praxistür.
- Ihre E-Mail-Signatur und Ihre laufenden Angebote.
- Kunden mit einer laufenden Baustelle, Behandlung oder Bestellung: Informieren Sie sie direkt, bevor sie es am Telefon erfahren.
Den Kalender vorbereiten
Wenn der Agent weiter antwortet, sperren Sie die Schließtage in Ihrem Kalender, damit dort kein Termin angeboten wird, und öffnen Sie die Zeitfenster nach der Wiedereröffnung. Bei einer außerplanmäßigen Schließzeit bietet der Agent während des Zeitraums keine Termine an; bereiten Sie trotzdem die Zeitfenster für die Rückkehr vor. In beiden Fällen sollten Sie in den ersten Tagen Luft lassen: Die aufgelaufenen Anfragen und die Rückrufe kommen gleichzeitig.
Notfälle organisieren
Das ist der Teil, der am meisten vernachlässigt wird, und der, der am meisten zählt. Legen Sie fest, wer während Ihrer Abwesenheit die Notfälle übernimmt: ein Geschäftspartner, ein Kollege, eine Vertretung, der Bereitschaftsdienst Ihres Netzwerks oder der Notdienst Ihres Berufsstands. Informieren Sie diese Person, stimmen Sie die Daten ab und notieren Sie ihre Nummer. Legen Sie dann fest, was während der Schließzeit wirklich dringend ist, oft weniger als sonst. Der Leitfaden zu Notfallanrufen im Handwerk hilft, diese Regeln zu formulieren.
Wenn Sie während einer außerplanmäßigen Schließzeit „Weiterleitung“ wählen, gehen alle Anrufe an diese Person: Vergewissern Sie sich, dass sie damit einverstanden ist. Bei Sayelo erfolgt die Weiterleitung direkt, ohne Ankündigung: Nimmt sie nicht ab, landet der Anrufer auf ihrer Mailbox. Bitten Sie sie, dort eine aktuelle Ansage zu hinterlegen.
Aufschreiben, was gesagt wird
Vier Elemente: der Satz zur Schließung, das genaue Datum der Wiedereröffnung, die Alternative im Notfall und was mit den Anliegen geschieht. Bei einer außerplanmäßigen Schließzeit muss die abgespielte Ansage alles in wenigen Sekunden sagen, denn der Anrufer kann keine Frage stellen:
„Die Praxis Dr. Martin ist wegen Urlaub geschlossen und öffnet wieder am Montag, [Datum der Wiedereröffnung], morgens. Bei einem zahnärztlichen Notfall wenden Sie sich an den zahnärztlichen Notdienst Ihrer Region; bei Anzeichen eines schweren Notfalls wählen Sie den Notruf. Vielen Dank und bis bald.“
Wenn der Agent weiter antwortet, kann sein Begrüßungssatz das Gespräch eröffnen:
„Praxis Dr. Martin, guten Tag, ich bin der KI-Assistent der Praxis. Die Praxis ist wegen Urlaub geschlossen und öffnet wieder am [Datum der Wiedereröffnung]. Ich kann Ihnen einen Termin ab der Wiedereröffnung anbieten, Ihr Anliegen aufnehmen oder Sie weiterleiten, wenn es dringend ist. Was kann ich für Sie tun?“
Wenn einige Leitungen einen Anrufbeantworter behalten, enthalten unsere Beispiele für Mailbox-Ansagen eine Variante für Schließzeiten.
Vor der Abreise testen
Um die Schließungsansage vor der Abreise zu hören, tragen Sie eine kurze Schließzeit mit „Bestimmte Uhrzeiten“ ein, rufen Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus an und entfernen sie dann wieder. Wenn der Agent weiter antwortet, spielen Sie drei Situationen durch: eine Frage zur Wiedereröffnung, eine Terminanfrage, einen Notfall. Prüfen Sie, dass jede dort ankommt, wo Sie es vorgesehen haben.
Während des Urlaubs: Anrufbeantworter oder ein Empfang, der handelt
Der klassische Anrufbeantworter, die außerplanmäßige Schließzeit und der Agent, der weiter antwortet, bieten dem Anrufer nicht dasselbe. Der Anrufbeantworter spielt nur eine Ansage ab, die nach dem Urlaub oft vergessen wird. Die außerplanmäßige Schließzeit spielt Ihre Ansage ab oder leitet weiter, für einen genauen Zeitraum, und endet dann von selbst. Der Agent, der antwortet, handelt: Er gibt Auskunft, vereinbart den Termin für die Zeit danach und hinterlässt Ihnen zu jedem Anliegen eine Spur. Der Vergleich zwischen KI-Sprachagent und Anrufbeantworter beschreibt diese Unterschiede über die Urlaubszeit hinaus.
Was der Agent während Ihrer Abwesenheit nicht tut, zählt ebenso: Er verspricht keinen Einsatz, den niemand leisten kann, nennt keinen Preis, den Sie ihm nicht vorgegeben haben, und nimmt keine Zahlungen am Telefon entgegen. Ein Anliegen außerhalb Ihrer Regeln wird zu einer Nachricht, mit Name, Nummer und Anliegen.
Was Sie während Ihrer Abwesenheit erhalten
Wenn der Agent weiter antwortet, erzeugt jeder Anruf eine Zusammenfassung per E-Mail mit der Transkription. Nichts zwingt Sie, sie vor Ihrer Rückkehr zu lesen: Legen Sie sie in einem Ordner Ihres Postfachs ab und öffnen Sie ihn am Tag der Wiedereröffnung. Wenn Sie die WhatsApp-Benachrichtigungen oder den Tagesbericht aktiviert haben, können Sie sie für die Urlaubszeit unter „Konto“ → „Benachrichtigungen“ abschalten. Notfälle laufen ohnehin nicht über Ihr Postfach: Sie gehen an Ihre Vertretung, wenn Sie deren Nummer für die Dauer der Schließzeit als Weiterleitungsnummer eingetragen haben. Nach Ihrer Rückkehr tragen Sie wieder Ihre eigene ein.
Feiertag und Brückentag
Das ist der ideale Fall für eine außerplanmäßige Schließzeit. Für einen einzelnen Feiertag genügt eine Schließung über einen ganzen Tag mit einer Ansage, die die Wiedereröffnung nennt. Bei einem Brückentag entscheiden Sie vorab, ob Sie öffnen, tragen dann die Schließzeit ein, aktualisieren Ihr Google-Unternehmensprofil und informieren gleichzeitig Ihre Kunden. Ein Brückentag, der im Schaufenster angekündigt ist, aber nicht am Telefon, oder umgekehrt, sorgt für verärgerte Anrufer. Wenn der Agent an diesen Tagen lieber wie an einem Sonntag antworten soll, müssen Notfälle Ihren Wochenendregeln folgen: der Leitfaden zu Anrufen abends und am Wochenende erklärt, was Sie am Vortag prüfen sollten.
Danach: ein organisierter Wiedereinstieg
Am Tag Ihrer Rückkehr müssen Sie nichts wieder aktivieren: Die außerplanmäßige Schließzeit endet von selbst, und Ihre üblichen Öffnungszeiten gelten wieder. Sortieren Sie dann, bevor Sie zurückrufen.
- Die Notfälle: Fragen Sie den Kollegen oder die Vertretung, was erledigt wurde, damit Sie keinen Kunden zurückrufen, dem schon geholfen wurde.
- Die bereits vereinbarten Termine: Wenn der Agent weiter geantwortet hat, ist nichts zu tun; sie stehen im Kalender, sind per SMS bestätigt, und die Erinnerung am Vortag geht von selbst hinaus.
- Die Rückrufwünsche: Angebote, Fragen, Beschwerden. Beginnen Sie mit denen, die eine Frist haben, dann die Neukunden, dann der Rest. Sobald die ausgehenden Anrufe freigeschaltet sind (vorerst nur in Frankreich), können Sie mit „Zurückrufen“ in der Detailansicht eines Anrufs von Ihrem Computer oder Telefon aus zurückrufen, mit der Nummer Ihres Agenten.
- Die unbeantworteten Fragen: Ihr Agent legt sie Ihnen vor; antworten Sie einmal, in einem Satz, und beim nächsten Mal kann er antworten.
Rechnen Sie mit ersten Tagen, die voller sind als üblich, und halten Sie im Kalender Zeit frei, um sie abzufangen.
Zwei Beispiele, zwei Branchen
Eine Zahnarztpraxis schließt im Sommer zwei Wochen. Sie lässt den Agenten antworten: Er kündigt die Schließung und das Datum der Wiedereröffnung an, vereinbart Kontroll- und Zahnsteinentfernungstermine für die Zeit danach, verweist bei Schmerzen an den zahnärztlichen Notdienst, dessen Kontaktdaten Sie ihm gegeben haben, und bei Anzeichen eines schweren Notfalls an den Notruf. Unsere Seite Zahnarzt beschreibt diese Regeln im Detail.
Ein Klempner nimmt im Winter eine Woche frei. Er schreibt seinem Agenten „Wir haben vom 9. bis 13. Februar geschlossen“ und wählt „Ansage abspielen“: das Datum der Rückkehr, der Hinweis, bei einem Leck die Wasserzufuhr abzudrehen, und die Kontaktdaten des Partnerbetriebs, der das Gebiet abdeckt. Die Seite Klempner zeigt einen typischen Anruf im restlichen Jahr.
In beiden Fällen macht der Agent nicht die Arbeit an Ihrer Stelle: Er hält die Tür offen oder schließt sie ordentlich, während Sie nicht da sind. Die Tarife und ihre Leistungen finden Sie auf der Preisseite.
