Was ein Anruf senden kann, und wohin
Nach jedem Anruf hat Sayelo alles, was nötig ist, um Ihre Tools zu füttern: die Anrufdaten (Dauer, Nummer, Ergebnis, Agent), den Kontaktdatensatz des Anrufers (Nachname, Vorname, Firma), die Zusammenfassung des Gesprächs, die Analyse (Kernpunkte, Aufgaben, Stimmung) und einen Link zum Anrufdatensatz mit Transkription und Aufzeichnung. Drei Wege bringen diese Daten in Ihre Tools.
| Sellsy (nativ) | monday.com (nativ) | Ausgehende Webhooks | |
|---|---|---|---|
| Erkennt den Anrufer beim Abnehmen | Ja | Ja | Entfällt |
| Was geschrieben wird | Eine Aktivität „Telefonanruf“ im bestehenden Datensatz | Der Gesprächsbericht im Verlauf des Vorgangs, wenn Sie es aktivieren | Die Anrufdaten, gesendet an die Adresse Ihrer Wahl |
| Legt Datensätze an oder ändert sie | Nie | Ändert Ihre Vorgänge nicht | Je nach Ihrem Tool |
| Zusätzliche Funktion | Keine | Dem Anrufer den Stand seines Vorgangs nennen | Keine |
| Verbindung | Autorisierung bei Sellsy | monday-API-Token | Empfangsadresse und Signatur-Secret |
Sellsy: erkennen und vermerken, sonst nichts
Die Sellsy-Integration, von Sellsy geprüft und freigegeben, macht zwei Dinge.
- Sie erkennt Ihre Kunden. Beim Abnehmen sucht der Agent die Nummer des Anrufers in Ihrem Sellsy-Adressbuch. Steht die Person darin, begrüßt er sie mit Namen, statt zu fragen, wer sie ist.
- Sie vermerkt jeden Anruf im richtigen Datensatz. Am Ende des Anrufs wird dem Datensatz des Kontakts oder der Firma eine Aktivität „Telefonanruf“ hinzugefügt: Ergebnis, Dauer, Zusammenfassung des Gesprächs und Link zum Anrufdatensatz in Sayelo. Sie wird in den Minuten nach dem Auflegen eingetragen, sobald der Anruf analysiert ist.
Der Umfang ist bewusst eng gefasst. Sayelo liest die Namen und Nummern Ihrer Kontakte, sonst nichts: Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Verkaufschancen und Dokumente werden nie abgerufen. Es wird kein Datensatz an Ihrer Stelle angelegt, und ein Anrufer, der in Sellsy nicht erfasst ist, erzeugt keinen Eintrag.
Die Verbindung läuft über das OAuth-2-Protokoll von Sellsy: Sie melden sich bei Sellsy an, ohne ein Passwort oder einen technischen Schlüssel abtippen zu müssen. Der Zugriff lässt sich jederzeit widerrufen, in Sayelo oder in Ihrem Sellsy-Konto, und die Zugriffstoken werden im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert. Zwei unabhängige Schalter aktivieren die Erkennung und die Protokollierung, und die Integration ist ohne Aufpreis in den Tarifen enthalten. Damit ein Kunde erkannt wird, muss seine Nummer im Feld Telefon oder Mobil seines Datensatzes stehen; eine unterdrückte Nummer kann nicht erkannt werden, und ein archivierter Datensatz wird ignoriert. Alle Details finden Sie auf der Seite zur Sellsy-Integration.
monday.com: erkennen, Auskunft geben, festhalten
Die monday.com-Integration bietet drei Funktionen, die Sie getrennt aktivieren.
- Anrufer erkennen. Steht die Nummer in einer Telefon-Spalte eines Ihrer Boards, begrüßt der Agent den Anrufer mit Namen.
- Den Stand eines Vorgangs nennen. Auf „Wie ist der Stand meines Vorgangs?“ findet der Agent die Zeile und nennt den aktuellen Schritt, mit dem Satz, den Sie gewählt haben. Bei einem sensiblen Schritt wie Ablehnung, Streitfall oder Stornierung können Sie ihn eine Nachricht aufnehmen lassen, ohne dass er etwas zum Status sagt. Wenn Sie es aktivieren, bestätigt er außerdem die Identität des Anrufers, bevor er antwortet; bei einer unbekannten Nummer fragt er nach der Vorgangsnummer oder nach Name und Ort und gibt nichts preis, solange die Angaben nicht übereinstimmen.
- Den Gesprächsbericht des Anrufs schreiben, in den Verlauf des Vorgangs. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Der Agent schreibt nur diesen Bericht: Er ändert Ihre Vorgänge nicht.
Der Agent liest nur die Spalten, die Sie freigeben, Board für Board. Passwörter, Codes, Beträge, Bankverbindungen und Anhänge werden ihm nie übermittelt. Ihr API-Token wird geprüft, dann verschlüsselt und nie wieder angezeigt. Vor der Inbetriebnahme spielt ein Test mit einer Nummer Ihrer Wahl die Erkennung und den Status durch. Bei einem Immobilienmakler erfährt ein Verkäufer so den Stand seines Vorgangs, ohne auf den Rückruf des Maklers warten zu müssen. Details auf der Seite zur monday.com-Integration.
Eine Einschränkung sollten Sie kennen: Es lässt sich immer nur eine Verwaltungssoftware verbinden, Sellsy oder monday.com.
Webhooks: für alle anderen Tools
Ihr CRM ist weder Sellsy noch monday.com? Ausgehende Webhooks senden jeden bearbeiteten Anruf an Ihr CRM, Ihr Ticketsystem, Ihre Einsatzplanung oder Ihre Branchensoftware.
Zwei Ereignisse, die Sie für jeden Webhook einzeln wählen:
| Ereignis | Gesendet, wenn |
|---|---|
call.completed | Ein Anruf wurde vom Agenten bearbeitet, mit Dauer, Ergebnis, Zusammenfassung und Analyse |
message.taken | Der Agent hat eine Nachricht oder eine Rückrufbitte aufgenommen |
Der Inhalt. Jede Sendung enthält die Anrufdaten, den Kontaktdatensatz aus dem Adressbuch, die Zusammenfassung, die strukturierte Analyse und einen Link zum Anrufdatensatz. Audio und Transkription laufen nie über den Webhook: Sie bleiben in der App abrufbar.
Die Einrichtung. Sie fügen die Empfangsadresse Ihrer Software ein und wählen die Ereignisse; das Signatur-Secret wird automatisch erzeugt. Ein Test prüft die Verbindung sofort, und ein Protokoll zeigt die letzten Zustellungen mit ihrem Status. Ein Schalter in der Konfiguration jedes Agenten setzt das Senden seiner Anrufe aus, ohne die anderen zu berühren.
Sicherheit und Zuverlässigkeit. Jede Sendung wird mit Ihrem Secret per HMAC-SHA256 signiert: Indem sie die Signatur nachrechnet, prüft Ihre Software, dass die Sendung von Sayelo stammt und nicht verändert wurde. Schlägt eine Zustellung fehl, wird die Anfrage automatisch erneut gesendet, mit derselben Zustellungs-ID, was Duplikate vermeidet.
Für einen Steuerberater ist das der Weg in die Kanzleisoftware. Webhooks sind in allen Tarifen enthalten; die Webhook-Dokumentation nennt die Header und ein Beispiel für eine Sendung.
Kontakt, Verkaufschance, Rückrufaufgabe: Wer legt was an?
Die Frage kommt oft, und die Antwort passt in einen Satz: Der Agent übermittelt Fakten, Ihr Tool entscheidet, was es damit macht.
- Der Kontakt. Die nativen Integrationen legen keinen Datensatz an. Der Webhook dagegen überträgt Nachname, Vorname und Firma des Anrufers: Ist Ihr Tool dafür eingerichtet, kann es beim Empfang einen Kontakt anlegen oder ergänzen.
- Die Verkaufschance. Keine der beiden nativen Integrationen rührt sie an, und Sellsy ruft sie nicht einmal ab. Soll aus dem Anruf eines Interessenten eine Verkaufschance werden, richten Sie das auf der Empfängerseite des Webhooks ein, je nachdem, was Ihr Tool erlaubt: Prüfen Sie seine Dokumentation.
- Die Rückrufaufgabe. Das Ereignis
message.takenist genau dafür gemacht: Ein „Rufen Sie mich zurück“ kann in Ihrem Nachverfolgungstool zu einer Aufgabe oder einem Ticket werden, statt in einem E-Mail-Postfach liegen zu bleiben.
Diese Aufteilung lässt die Kontrolle über Ihr CRM bei Ihnen. Und je besser der Agent während des Anrufs die richtigen Fragen stellt, desto nützlicher sind die gesendeten Daten: Unser Leitfaden zur Qualifizierung eingehender Anrufe hilft Ihnen, sie zu formulieren.
Den richtigen Weg wählen
- Ihre Kunden sind in Sellsy: die native Integration, für die Erkennung und den Anrufverlauf im Datensatz.
- Ihre Vorgänge werden in monday.com verfolgt: die native Integration, vor allem wenn Ihre Kunden anrufen, um den Stand zu erfahren.
- Sie nutzen ein anderes Tool: die Webhooks, sofern Ihr Tool einen Webhook empfangen kann, direkt oder über einen Konnektor.
- Ihr Tool ist nicht abgedeckt: Das Sayelo-Team prüft spezifische Integrationen von Fall zu Fall, schreiben Sie uns.
Das CRM ersetzt nicht die Zusammenfassung, die nach jedem Anruf per E-Mail kommt: Es ergänzt sie. Unser Leitfaden zum Rückruf von Kunden erklärt, wie Sie sie nutzen. Termine laufen dagegen nicht über das CRM: Sie werden direkt in Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com eingetragen, wie unser Leitfaden zu den Kalendern Microsoft 365 und Cal.com erklärt.
Alle Anbindungen finden Sie auf der Seite der Integrationen. Um die Lösungen nach allen Kriterien zu vergleichen, lesen Sie unseren Vergleich der Sprachagenten für Kleinstunternehmen, und für die Details der Tarife die Preisseite.
