O teste num relance
Um teste faz-se em três tempos: configurar tudo, testar tudo e, depois, observar as suas chamadas reais e corrigir. Esta é a ordem que recomendamos.
| Momento | A fazer | Está bem quando… |
|---|---|---|
| Antes do teste | Demonstração, configuração guiada, escolha da voz | Sabe se a voz e o tom lhe convêm |
| Primeiro dia | Número, configurações guiadas, informações | O agente apresenta corretamente a sua empresa |
| Segundo dia | Agenda e regras de marcação | Uma marcação de teste aparece na sua agenda |
| Segundo e terceiro dias | Chamadas de teste | Cada cenário dá o resultado certo |
| Primeira semana | Chamadas reais, leitura dos resumos | Corrige um pouco menos a cada dia |
| Segunda semana | Ajustes, balanço | Os resumos já não pedem correções |
| Últimos dias | Decisão | Sabe que plano escolher, ou cancela |
Antes do teste: ouvir sem compromisso
Há duas coisas que se fazem sem cartão bancário. Primeiro, a demonstração: uma chamada de três minutos, gratuita, em que o agente lhe liga e faz de central telefónica da sua profissão. Depois, a configuração do seu próprio agente: cria a sua conta e, a seguir, o seu agente guia-o, à escolha, por escrito, no WhatsApp ou com um formulário. Em França, encontra a sua empresa no registo a partir do nome ou do SIRET; nos outros países, indica o número de IVA ou de empresa e a morada da sede. Pergunta-lhe o nome a dizer ao telefone e, depois, lê o seu site para redigir a ficha da empresa. A seguir, escolhe o nome do agente, a voz e a saudação, e valida com «Criar o meu agente». Pronto em 5 minutos. Nada é validado sem um gesto seu ou o seu «sim», e pode voltar atrás em cada etapa: é um rascunho para corrigir, não um resultado final.
Aproveite para tratar da questão da voz: ouve cada voz antes de escolher. O nosso guia sobre a escolha da voz diz o que ouvir.
As condições do teste são simples: quando o inicia, é pedido o cartão bancário e o seu número é atribuído. Nenhum débito durante 14 dias, e nenhum se cancelar antes do fim do teste, a qualquer momento. A página dedicada ao teste gratuito retoma estas condições em pormenor.
Primeiro dia: pôr o agente a funcionar
As configurações guiadas
Depois de iniciar o teste e de o número do agente ser atribuído, a Sayelo propõe-lhe «Configurações guiadas», uma a uma: «Instruções do seu agente», «Horário de funcionamento», «Reencaminhamento da sua linha», «Transferências de chamadas», «Encerramentos», «O que sabe responder», «Marcações», «SMS a quem liga», «Alertas e resumos». Para cada uma, «Vamos lá» ou «Mais tarde». Siga-as por ordem no primeiro dia: cobrem o essencial do que vem a seguir.
Verificar as informações da empresa
É a etapa que faz a qualidade do teste. Releia e complete:
- o horário e os encerramentos excecionais previstos, férias, pontes ou feriados, em «O que ele faz» → «Horário»;
- a morada e o acesso: andar, estacionamento, entrada;
- os serviços e, sobretudo, o que não faz;
- a zona de intervenção, se se desloca;
- as perguntas que lhe fazem constantemente, com a resposta que costuma dar;
- as instruções de transferência: que chamadas lhe passar, para que número, a que horas;
- o que o agente faz quando não sabe: anotar uma mensagem qualificada, ou transferir.
Para um eletricista, por exemplo, a diferença entre uma avaria urgente a transferir e um pedido de orçamento a anotar tem de estar escrita preto no branco.
Escolher o número
Mantém o seu número atual, à escolha: por reencaminhamento de chamadas para o seu agente ou, em França, por portabilidade, em todos os planos. Também está incluído um número novo desde o teste, se preferir começar do zero.
Durante o teste, o mais simples é o reencaminhamento de chamadas condicional: o seu telefone toca primeiro, e o agente só atende o que deixar passar. Mantém o controlo enquanto ganha confiança. Os códigos dependem da sua linha: o nosso guia para as linhas Orange em França detalha-os passo a passo, e o guia prático do reencaminhamento condicional cobre os outros casos. A portabilidade, possível em França em todos os planos, não é necessária para experimentar: pensará nela depois de tomar a sua decisão.
Segundo dia: ligar a agenda
Ligue o Google Calendar, Outlook / Microsoft 365 ou Cal.com, em «O que ele faz» → «Agenda ligada». O agente lê a sua agenda em direto, aplica um bloqueio contra duplicações, confirma, remarca e cancela. Crie pelo menos um motivo de marcação: sem motivo configurado, o agente não faz nenhuma marcação.
Defina depois as regras de marcação: uma duração por motivo, os horários abertos por telefone, os intervalos entre marcações. Num cabeleireiro, um corte e uma coloração não têm a mesma duração, e o agente tem de o saber antes de propor um horário. Os SMS de confirmação e de lembrete na véspera estão ativados por predefinição: releia o texto deles. O nosso guia sobre o Google Calendar detalha estas configurações.
Segundo e terceiro dias: as chamadas de teste
Comece pela «Chamada de teste», sempre no topo do ecrã: fala com o seu agente ao microfone, a partir do navegador, e nada é gravado nem faturado. Depois, antes de deixar passar os seus clientes reais, ligue para o seu agente a partir de outro telefone e peça a um familiar ou amigo que faça o mesmo. Simule cada tipo de chamada:
- uma marcação simples;
- uma alteração e, depois, um cancelamento;
- uma pergunta prática: horário, morada, serviço;
- uma urgência, que deve ser transferida segundo as suas regras;
- uma chamada fora do seu horário;
- alguém que fala depressa, hesita ou soletra um nome difícil;
- uma pergunta a que o agente não sabe responder.
Depois de cada chamada, verifique três coisas: o resumo recebido por e-mail, a sua agenda e o SMS que chegou ao telefone de teste. Se uma das três não estiver certa, corrija antes de passar ao cenário seguinte.
Primeira semana: ler cada resumo
As suas chamadas reais começam a chegar. Depois de cada uma, recebe um resumo por e-mail: síntese, pontos-chave, ações feitas durante a chamada, ações por fazer, sentimento de quem ligou e a transcrição completa. Na primeira semana, leia-os todos, com três perguntas:
- O agente compreendeu o pedido?
- Fez o que devia: marcação, transferência, mensagem?
- Disse alguma coisa inexata ou imprecisa?
Anote cada desvio numa lista. As perguntas a que o agente não soube responder aparecem em «O que ele sabe» → «Conhecimentos», e o seu agente apresenta-lhas em «Falar»: escreve a resposta uma vez, numa frase, e ele passa a sabê-la logo na chamada seguinte. Nada é aprendido sem a sua validação.
Segunda semana: ajustar, uma coisa de cada vez
Pegue na sua lista e corrija: uma informação, uma instrução de transferência, uma duração de marcação, uma formulação. Uma alteração de cada vez, seguida de uma chamada de teste: caso contrário, não saberá o que fez a diferença. Pode fazê-la no ecrã ou pedi-la ao seu agente por mensagem, por exemplo «Muda a minha mensagem de saudação»: cada alteração aparece na conversa, com «Anular» quando é reversível.
Não está sozinho nestas configurações. A equipa configura e afina o agente consigo. Em «Conta» → «Ajuda», encontra as visitas guiadas, «Fazer uma pergunta» e «Escrever ao apoio», com o acompanhamento dos seus pedidos. Os tutoriais mostram os passos em vídeo.
Aproveite também esta semana para ver os números da sua própria atividade em «Atividade» → «Estatísticas»: chamadas, minutos, duração média, chamadas concluídas, comparados com o período anterior. Também pode simplesmente perguntar ao seu agente: «O que aconteceu hoje?»
Os últimos dias: decidir
Bastam três perguntas:
- O agente trata a maioria das chamadas sem que tenha de corrigir?
- Os resumos fazem-no ganhar tempo, ou obrigam-no a ligar de volta para perceber?
- Que volume constatou em minutos, e as suas chamadas chegam muitas vezes ao mesmo tempo?
A terceira pergunta indica-lhe o plano.
| Plano | Para quem | Minutos incluídos | SMS incluídos | Preço por mês sem IVA |
|---|---|---|---|---|
| Solo | Para trabalhadores independentes | 100 min | 50 | 39 € |
| Essentiel | Para microempresas | 250 min | 100 | 79 € |
| Pro | Para equipas | 500 min | 200 | 149 € |
| Business | Para organizações | 1500 min | 400 | 279 € |
Sem compromisso, teste gratuito de 14 dias. No plano anual, a assinatura fica pelo preço de dez meses em doze. O detalhe atualizado está na página dos preços.
Se continuar, escolha o plano que corresponde ao volume constatado: poderá mudar a qualquer momento, sem custos. O mensal é sem compromisso; o anual fica em dez meses pagos em doze. Se hesitar entre esta e outra solução, o nosso comparativo dos agentes de voz para microempresas põe lado a lado o teste, o preço de entrada e a configuração, e a página dos preços detalha cada plano.
Se parar, cancele antes do fim do teste: nenhum débito. E não se esqueça de desativar o reencaminhamento de chamadas na sua linha, para que as chamadas não atendidas voltem para o seu correio de voz.
