Die ersten 14 Tage mit einem KI-Sprachagenten

Die Testphase auf einen Blick

Eine Testphase verläuft in drei Etappen: alles einstellen, alles testen, dann Ihre echten Anrufe beobachten und korrigieren. Hier ist die Reihenfolge, die wir empfehlen.

Vor der Testphase: unverbindlich reinhören

Zwei Dinge gehen ohne Zahlungskarte. Zuerst die Demo: ein dreiminütiger Anruf, kostenlos, bei dem der Agent Sie anruft und die Telefonzentrale Ihrer Branche spielt. Danach die Einrichtung Ihres eigenen Agenten: Sie erstellen Ihr Konto, dann führt Ihr Agent Sie, nach Wahl schriftlich, per WhatsApp oder mit einem Formular. In Frankreich findet er Ihr Unternehmen anhand des Namens oder der SIRET im Register; in den anderen Ländern geben Sie die USt-IdNr. oder die Unternehmensnummer sowie die Adresse des Firmensitzes an. Er fragt Sie nach dem Namen, den er am Telefon nennen soll, und liest dann Ihre Website, um das Unternehmensprofil zu verfassen. Anschließend wählen Sie seinen Vornamen, seine Stimme und seine Begrüßung und bestätigen mit „Meinen Agenten erstellen“. In 5 Minuten startklar. Nichts wird ohne Ihre Aktion oder Ihr „Ja“ übernommen, und Sie können jeden Schritt ändern: Es ist ein Entwurf zum Korrigieren, kein Endergebnis.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Frage der Stimme zu klären: Sie hören jede Stimme an, bevor Sie wählen. Unser Leitfaden zur Wahl der Stimme sagt, worauf Sie achten sollten.

Die Bedingungen der Testphase sind einfach: Wenn Sie sie starten, wird die Zahlungskarte abgefragt und Ihre Nummer zugeteilt. 14 Tage lang wird nichts abgebucht, und auch nichts, wenn Sie vor dem Ende der Testphase kündigen, jederzeit. Die Seite zur kostenlosen Testphase beschreibt diese Bedingungen im Detail.

Erster Tag: den Agenten einrichten

Die geführten Einstellungen

Sobald die Testphase gestartet und die Nummer des Agenten zugeteilt ist, schlägt Ihnen Sayelo „Geführte Einstellungen“ vor, eine nach der anderen: „Anweisungen für Ihren Agenten“, „Öffnungszeiten“, „Umleitung Ihres Anschlusses“, „Anrufweiterleitungen“, „Schließzeiten“, „Was er beantworten kann“, „Termine“, „SMS an den Anrufer“, „Benachrichtigungen und Zusammenfassungen“. Für jede: „Los geht’s“ oder „Später“. Gehen Sie sie am ersten Tag der Reihe nach durch: Sie decken das Wesentliche des Folgenden ab.

Die Unternehmensinformationen prüfen

Dieser Schritt entscheidet über die Qualität der Testphase. Lesen und ergänzen Sie:

• die Öffnungszeiten und die anstehenden außerplanmäßigen Schließungen, Urlaub, Brückentage oder Feiertage, unter „Was er macht“ → „Öffnungszeiten“;
• die Adresse und den Zugang: Stockwerk, Parkplatz, Eingang;
• die Leistungen, und vor allem das, was Sie nicht machen;
• das Einsatzgebiet, wenn Sie zu Kunden fahren;
• die Fragen, die Ihnen ständig gestellt werden, mit der Antwort, die Sie üblicherweise geben;
• die Weiterleitungsregeln: welche Anrufe zu Ihnen durchgestellt werden, auf welche Nummer, zu welchen Zeiten;
• was der Agent tut, wenn er etwas nicht weiß: eine qualifizierte Nachricht aufnehmen oder weiterleiten.

Bei einem Elektriker zum Beispiel muss der Unterschied zwischen einer dringenden Störung, die weitergeleitet wird, und einer Angebotsanfrage, die notiert wird, schwarz auf weiß festgehalten sein.

Die Nummer wählen

Sie behalten Ihre bisherige Nummer, nach Wahl per Anrufumleitung auf Ihren Agenten oder, in Frankreich, per Rufnummernmitnahme, in allen Tarifen. Eine neue Nummer ist ab der Testphase ebenfalls inklusive, wenn Sie lieber neu anfangen.

Während der Testphase ist die bedingte Anrufumleitung am einfachsten: Ihr Telefon klingelt zuerst, und der Agent übernimmt nur, was Sie durchlassen. Sie behalten die Kontrolle, während Sie Vertrauen fassen. Die Codes hängen von Ihrem Anschluss ab: Unser Leitfaden für Orange-Anschlüsse in Frankreich erklärt sie Schritt für Schritt, und die Anleitung zur bedingten Umleitung deckt die anderen Fälle ab. Die Rufnummernmitnahme (in Frankreich), in allen Tarifen möglich, ist zum Testen nicht nötig: Darüber denken Sie nach, sobald Ihre Entscheidung gefallen ist.

Zweiter Tag: den Kalender anbinden

Verbinden Sie Google Calendar, Outlook / Microsoft 365 oder Cal.com unter „Was er macht“ → „Verbundener Kalender“. Der Agent liest Ihren Kalender live, sperrt Zeitfenster gegen Doppelbuchungen, bestätigt, verschiebt und storniert. Legen Sie mindestens einen Terminanlass an: Ohne eingerichteten Terminanlass vereinbart der Agent keinen Termin.

Stellen Sie danach die Terminregeln ein: eine Dauer je Terminanlass, die telefonisch buchbaren Zeitfenster, die Pufferzeiten. Bei einem Friseur dauern ein Haarschnitt und eine Färbung nicht gleich lang, und der Agent muss das wissen, bevor er einen Termin vorschlägt. Bestätigungs-SMS und Erinnerung am Vortag sind standardmäßig aktiviert: Lesen Sie ihren Text. Unser Leitfaden zu Google Calendar erläutert diese Einstellungen.

Zweiter und dritter Tag: die Testanrufe

Beginnen Sie mit dem „Testanruf“, immer oben auf dem Bildschirm: Sie sprechen über das Mikrofon mit Ihrem Agenten, direkt im Browser, und nichts wird aufgezeichnet oder berechnet. Bevor Sie Ihre echten Kunden durchlassen, rufen Sie Ihren Agenten dann von einem anderen Telefon aus an und bitten jemanden aus Ihrem Umfeld, es ebenfalls zu tun. Spielen Sie jede Art von Anruf durch:

1. eine einfache Terminvereinbarung;
2. eine Verschiebung, dann eine Stornierung;
3. eine praktische Frage: Öffnungszeiten, Adresse, Leistung;
4. einen Notfall, der nach Ihren Regeln weitergeleitet werden muss;
5. einen Anruf außerhalb Ihrer Öffnungszeiten;
6. einen Anrufer, der schnell spricht, zögert oder einen schwierigen Namen buchstabiert;
7. eine Frage, die der Agent nicht kennt.

Prüfen Sie nach jedem Anruf drei Dinge: die per E-Mail erhaltene Zusammenfassung, Ihren Kalender und die SMS, die auf dem Testtelefon angekommen ist. Stimmt eines der drei nicht, korrigieren Sie, bevor Sie zum nächsten Szenario übergehen.

Erste Woche: jede Zusammenfassung lesen

Ihre echten Anrufe kommen. Nach jedem erhalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail: Zusammenfassung, Kernpunkte, während des Anrufs erledigte Aktionen, noch offene Aufgaben, Stimmung des Anrufers und die vollständige Transkription. Lesen Sie in der ersten Woche alle, mit drei Fragen im Kopf:

• Hat der Agent das Anliegen verstanden?
• Hat er das Richtige getan: Termin, Weiterleitung, Nachricht?
• Hat er etwas Falsches oder Ungenaues gesagt?

Notieren Sie jede Abweichung auf einer Liste. Fragen, die der Agent nicht beantworten konnte, landen unter „Was er weiß“ → „Wissen“, und Ihr Agent legt sie Ihnen unter „Sprechen“ vor: Sie schreiben die Antwort einmal, in einem Satz, und er kennt sie ab dem nächsten Anruf. Nichts wird ohne Ihre Freigabe gelernt.

Zweite Woche: nachjustieren, eins nach dem anderen

Nehmen Sie Ihre Liste wieder zur Hand und korrigieren Sie: eine Information, eine Weiterleitungsregel, eine Termindauer, eine Formulierung. Eine Änderung nach der anderen, jeweils gefolgt von einem Testanruf: Sonst wissen Sie nicht, was den Unterschied gemacht hat. Sie können sie am Bildschirm vornehmen oder Ihren Agenten per Nachricht darum bitten, zum Beispiel „Meine Begrüßungsansage ändern“: Jede Änderung erscheint im Verlauf, mit „Rückgängig“, wenn sie umkehrbar ist.

Bei diesen Einstellungen sind Sie nicht allein. Das Team konfiguriert und verfeinert den Agenten mit Ihnen. Unter „Konto“ → „Hilfe“ finden Sie die geführten Touren, „Eine Frage stellen“ und „An den Support schreiben“, mit der Nachverfolgung Ihrer Anfragen. Die Tutorials zeigen die Schritte im Video.

Nutzen Sie diese Woche auch, um die Zahlen Ihres eigenen Geschäfts unter „Aktivität“ → „Statistiken“ anzusehen: Anrufe, Minuten, durchschnittliche Dauer, erfolgreiche Anrufe, verglichen mit dem vorherigen Zeitraum. Sie können Ihren Agenten auch einfach fragen: „Was ist heute passiert?“

Die letzten Tage: entscheiden

Drei Fragen genügen:

1. Bearbeitet der Agent die meisten Anrufe, ohne dass Sie korrigieren müssen?
2. Sparen Ihnen die Zusammenfassungen Zeit, oder müssen Sie zurückrufen, um zu verstehen?
3. Welches Volumen haben Sie festgestellt, in Minuten, und kommen Ihre Anrufe oft gleichzeitig?

Die dritte Frage ergibt den Tarif.

Ohne Vertragsbindung, kostenlose Testphase von 14 Tagen. Bei jährlicher Zahlung kostet das Abonnement zehn von zwölf Monaten. Die aktuellen Details finden Sie auf der Preisseite.

Wenn Sie weitermachen, wählen Sie den Tarif, der zum festgestellten Volumen passt: Sie können ihn jederzeit ohne Gebühren wechseln. Die monatliche Zahlung ist ohne Vertragsbindung; bei jährlicher Zahlung zahlen Sie zehn von zwölf Monaten. Wenn Sie noch zwischen Sayelo und einer anderen Lösung schwanken, stellt unser Vergleich der Sprachagenten für Kleinstunternehmen Testphase, Einstiegspreis und Einrichtung nebeneinander, und die Preisseite beschreibt jeden Tarif im Detail.

Wenn Sie aufhören, kündigen Sie vor dem Ende der Testphase: Es wird nichts abgebucht. Und denken Sie daran, die Anrufumleitung an Ihrem Anschluss zu deaktivieren, damit Ihre nicht angenommenen Anrufe wieder auf Ihrer Mailbox landen.