14 הימים הראשונים עם סוכן קולי מבוסס AI

הניסיון במבט אחד

ניסיון מתנהל בשלושה שלבים: להגדיר הכול, לבדוק הכול, ואז לעקוב אחרי השיחות האמיתיות שלכם ולתקן. זה הסדר שאנחנו ממליצים עליו.

לפני הניסיון: להאזין בלי התחייבות

שני דברים נעשים בלי כרטיס אשראי. קודם כול ההדגמה: שיחה של שלוש דקות, בחינם, שבה הסוכן מתקשר אליכם ומדמה את המרכזייה של התחום שלכם. אחר כך, ההפעלה של הסוכן שלכם: אתם יוצרים חשבון, ואז הסוכן מדריך אתכם, לבחירתכם בכתב, ב-WhatsApp או בטופס. הוא מאתר את העסק שלכם במרשם לפי השם או לפי מספר ה-SIRET בצרפת (במדינות אחרות: מספר מע״מ או מספר רישום העסק, למשל ח.פ., וכתובת המשרד הרשום), שואל אתכם איזה שם לומר בטלפון, ואז קורא את האתר שלכם כדי לכתוב את כרטיס העסק. אחר כך אתם בוחרים את השם שלו, את הקול שלו ואת הפתיח שלו, ומאשרים עם ״יצירת הסוכן שלי״. מוכן תוך 5 דקות. שום דבר לא מאושר בלי פעולה שלכם או בלי ה״כן״ שלכם, ואפשר לחזור לכל שלב: זו טיוטה לתיקון, לא תוצאה סופית.

נצלו את ההזדמנות כדי לסגור את שאלת הקול: אתם מאזינים לכל קול לפני שבוחרים. המדריך שלנו לבחירת הקול אומר למה להקשיב.

תנאי הניסיון פשוטים: כשאתם מפעילים אותו, מתבקש כרטיס אשראי והמספר שלכם מוקצה. אין שום חיוב במשך 14 ימים, וגם לא אם תבטלו לפני סוף הניסיון, בכל רגע. הדף שמוקדש לניסיון החינמי מפרט את התנאים האלה.

היום הראשון: להקים את הסוכן

ההגדרות המודרכות

אחרי שהניסיון הופעל ומספר הסוכן הוקצה, Sayelo מציע לכם ״הגדרות מודרכות״, אחת אחרי השנייה: ״ההנחיות של הסוכן שלכם״, ״שעות פעילות״, ״הפניית הקו שלכם״, ״העברות שיחה״, ״ימי סגירה״, ״על מה הוא יודע לענות״, ״פגישות״, ״SMS למתקשר״, ״התראות וסיכומים״. בכל אחת, ״קדימה״ או ״אחר כך״. עברו עליהן לפי הסדר ביום הראשון: הן מכסות את עיקר מה שבא בהמשך.

לבדוק את פרטי העסק

זה השלב שקובע את איכות הניסיון. קראו שוב והשלימו:

• שעות הפעילות, וימי הסגירה החריגים הקרובים, חופשות, ימי גשר או חגים, ב״מה הוא עושה״ ← ״שעות פעילות״;
• הכתובת ודרכי ההגעה: קומה, חניה, כניסה;
• השירותים, ובעיקר מה שאתם לא עושים;
• אזור השירות, אם אתם מגיעים ללקוחות;
• השאלות ששואלים אתכם כל הזמן, עם התשובה שאתם נותנים בדרך כלל;
• הנחיות ההעברה: אילו שיחות להעביר אליכם, לאיזה מספר, באילו שעות;
• מה הסוכן עושה כשהוא לא יודע: לרשום הודעה מפורטת, או להעביר.

אצל חשמלאי, למשל, ההבדל בין תקלה דחופה שצריך להעביר לבין בקשה להצעת מחיר שצריך לרשום חייב להיות כתוב שחור על גבי לבן.

לבחור את המספר

אתם שומרים על המספר הנוכחי שלכם, לבחירתכם: בהפניית שיחות לסוכן שלכם, או, בצרפת, בניוד מספר, בכל המסלולים. מספר חדש כלול גם כבר בתקופת הניסיון, אם אתם מעדיפים להתחיל מאפס.

בתקופת הניסיון, הכי פשוט להשתמש בהפניית שיחות מותנית: הטלפון שלכם מצלצל קודם, והסוכן מקבל רק את מה שאתם משאירים לו. השליטה נשארת בידיכם בזמן שאתם צוברים ביטחון. הקודים תלויים בקו שלכם: המדריך שלנו לקווים של Orange (בצרפת) מפרט אותם צעד אחר צעד, והמדריך להפניית שיחות מותנית מכסה את שאר המקרים. ניוד המספר, שאפשרי בצרפת בכל המסלולים, לא נחוץ כדי לנסות: תחשבו עליו אחרי שתחליטו.

היום השני: לחבר את היומן

חברו את Google Calendar, את Outlook / Microsoft 365 או את Cal.com, ב״מה הוא עושה״ ← ״יומן מחובר״. הסוכן קורא את היומן שלכם בזמן אמת, נועל משבצות נגד כפילויות, מאשר, מזיז ומבטל. צרו לפחות סוג פגישה אחד: בלי סוג פגישה מוגדר, הסוכן לא קובע אף פגישה.

אחר כך הגדירו את הכללים לקביעת פגישות: משך לכל סוג פגישה, המשבצות שפתוחות לקביעה בטלפון, זמני המעבר. אצל ספר, תספורת וצבע לא נמשכים אותו זמן, והסוכן צריך לדעת את זה לפני שהוא מציע משבצת. הודעות ה-SMS לאישור ולתזכורת יום לפני מופעלות כברירת מחדל: קראו את הנוסח שלהן. המדריך שלנו ל-Google Calendar מפרט את ההגדרות האלה.

הימים השני והשלישי: שיחות הבדיקה

התחילו ב״שיחת בדיקה״, שנמצאת תמיד בראש המסך: אתם מדברים עם הסוכן שלכם במיקרופון, מהדפדפן, ושום דבר לא מוקלט ולא מחויב. אחר כך, לפני שאתם מעבירים אליו את הלקוחות האמיתיים, התקשרו לסוכן שלכם מטלפון אחר, ובקשו גם ממישהו קרוב לעשות זאת. שחקו כל סוג של שיחה:

1. קביעת פגישה פשוטה;
2. הזזת פגישה, ואחר כך ביטול;
3. שאלה מעשית: שעות פעילות, כתובת, שירות;
4. מקרה דחוף, שצריך להיות מועבר לפי הכללים שלכם;
5. שיחה מחוץ לשעות הפעילות שלכם;
6. מתקשר שמדבר מהר, מהסס או מאיית שם קשה;
7. שאלה שהסוכן לא מכיר.

אחרי כל שיחה, בדקו שלושה דברים: הסיכום שהתקבל במייל, היומן שלכם, וה-SMS שהגיע לטלפון של הבדיקה. אם אחד מהשלושה לא תואם, תקנו לפני שאתם עוברים לתרחיש הבא.

השבוע הראשון: לקרוא כל סיכום

השיחות האמיתיות שלכם מגיעות. אחרי כל אחת, אתם מקבלים סיכום במייל: תקציר, נקודות מפתח, פעולות שבוצעו במהלך השיחה, פעולות שנותרו לביצוע, סנטימנט המתקשר, והתמלול המלא. בשבוע הראשון, קראו את כולם, עם שלוש שאלות:

• הסוכן הבין את הבקשה?
• הוא עשה את מה שצריך: פגישה, העברה, הודעה?
• הוא אמר משהו לא מדויק או לא ברור?

רשמו כל פער ברשימה. השאלות שהסוכן לא ידע לענות עליהן עולות ב״מה הוא יודע״ ← ״ידע״, והסוכן שלכם מעביר אותן אליכם ב״לדבר״: אתם כותבים את התשובה פעם אחת, במשפט אחד, והוא יודע אותה כבר מהשיחה הבאה. שום דבר לא נלמד בלי האישור שלכם.

השבוע השני: לכוונן, דבר אחד בכל פעם

חזרו לרשימה ותקנו: פרט מידע, הנחיית העברה, משך פגישה, ניסוח. שינוי אחד בכל פעם, ואחריו שיחת בדיקה: אחרת לא תדעו מה עשה את ההבדל. אפשר לעשות את השינוי במסך, או לבקש אותו מהסוכן שלכם בהודעה, למשל ״תשנה את הודעת הפתיחה שלי״: כל שינוי מופיע בשרשור, עם ״ביטול״ כשאפשר לבטל אותו.

אתם לא לבד בהגדרות האלה. הצוות מגדיר ומשפר את הסוכן יחד איתכם. ב״חשבון״ ← ״עזרה״ תמצאו את הסיורים המודרכים, ״לשאול שאלה״ ו״לכתוב לתמיכה״, עם מעקב אחר הבקשות שלכם. ההדרכות מציגות את השלבים בסרטונים.

נצלו את השבוע הזה גם כדי להסתכל על הנתונים של הפעילות שלכם ב״פעילות״ ← ״סטטיסטיקות״: שיחות, דקות, משך ממוצע, שיחות שהושלמו, בהשוואה לתקופה הקודמת. אפשר גם פשוט לשאול את הסוכן שלכם: ״מה קרה היום?״

הימים האחרונים: להחליט

שלוש שאלות מספיקות:

1. הסוכן מטפל ברוב השיחות בלי שתצטרכו לתקן?
2. הסיכומים חוסכים לכם זמן, או מכריחים אתכם לחזור למתקשרים כדי להבין?
3. איזה נפח ראיתם בדקות, והאם השיחות שלכם מגיעות לעתים קרובות בו־זמנית?

השאלה השלישית נותנת לכם את המסלול.

ללא התחייבות, ניסיון חינם ל-14 ימים. בחיוב שנתי, אתם משלמים על עשרה חודשים מתוך שנים עשר. הפירוט המעודכן נמצא בדף המחירים.

אם אתם ממשיכים, בחרו את המסלול שמתאים לנפח שראיתם: תוכלו להחליף אותו בכל רגע, ללא עלות. המנוי החודשי הוא ללא התחייבות; בשנתי משלמים על עשרה חודשים מתוך שנים עשר. אם אתם מתלבטים מול פתרון אחר, ההשוואה שלנו בין סוכנים קוליים לעסקים זעירים מציבה זה לצד זה את הניסיון, מחיר הכניסה וההפעלה, ודף המחירים מפרט כל מסלול.

אם אתם מפסיקים, בטלו לפני סוף הניסיון: אין שום חיוב. וזכרו לבטל את הפניית השיחות בקו שלכם, כדי שהשיחות שלא נענו יחזרו לתא הקולי שלכם.