La prova in sintesi
Una prova si gioca in tre tempi: impostare tutto, testare tutto, poi osservare le sue chiamate reali e correggere. Ecco l'ordine che raccomandiamo.
| Momento | Da fare | Va bene quando… |
|---|---|---|
| Prima della prova | Demo, configurazione guidata, scelta della voce | Sa se la voce e il tono le vanno bene |
| Primo giorno | Numero, impostazioni guidate, informazioni | L'agente presenta correttamente la sua azienda |
| Secondo giorno | Agenda e regole per gli appuntamenti | Un appuntamento di prova compare nella sua agenda |
| Secondo e terzo giorno | Chiamate di prova | Ogni scenario dà il risultato giusto |
| Prima settimana | Chiamate reali, lettura dei riepiloghi | Corregge un po' meno ogni giorno |
| Seconda settimana | Ritocchi, bilancio | I riepiloghi non richiedono più correzioni |
| Ultimi giorni | Decisione | Sa quale piano scegliere, oppure annulla |
Prima della prova: ascoltare senza impegno
Due cose si fanno senza carta di pagamento. Anzitutto la demo: una chiamata di tre minuti, gratuita, in cui l'agente la richiama e interpreta il centralino del suo mestiere. Poi, la configurazione del suo agente: crea il suo account, poi il suo agente la guida, a scelta per iscritto, su WhatsApp o con un modulo. In Francia ritrova la sua azienda nel registro dal nome o dal SIRET (negli altri paesi: partita IVA o numero d'impresa e indirizzo della sede legale), le chiede il nome da dire al telefono, poi legge il suo sito internet per redigere la scheda dell'azienda. Sceglie quindi il suo nome, la sua voce e la sua accoglienza, e conferma con «Crea il mio agente». Pronto in 5 minuti. Nulla viene convalidato senza un suo gesto o il suo «sì», e può tornare su ogni passaggio: è una bozza da correggere, non un risultato definitivo.
Ne approfitti per risolvere la questione della voce: ascolta ogni voce prima di scegliere. La nostra guida alla scelta della voce dice cosa ascoltare.
Le condizioni della prova sono semplici: quando la avvia, viene richiesta la carta di pagamento e le viene assegnato il numero. Nessun addebito per 14 giorni, e nessuno se annulla prima della fine della prova, in qualsiasi momento. La pagina dedicata alla prova gratuita riprende queste condizioni nel dettaglio.
Primo giorno: configurare l'agente
Le impostazioni guidate
Una volta avviata la prova e assegnato il numero dell'agente, Sayelo le propone delle «Impostazioni guidate», una per una: «Istruzioni per il suo agente», «Orari di apertura», «Deviazione della sua linea», «Trasferimenti di chiamata», «Chiusure», «Cosa sa rispondere», «Appuntamenti», «SMS a chi chiama», «Avvisi e riepiloghi». Per ognuna, «Andiamo» o «Più tardi». Le segua in ordine il primo giorno: coprono l'essenziale di quanto segue.
Verificare le informazioni dell'azienda
È il passaggio che fa la qualità della prova. Rilegga e completi:
- gli orari, e le chiusure straordinarie in arrivo, ferie, ponti o giorni festivi, in «Cosa fa» → «Orari»;
- l'indirizzo e come arrivarci: piano, parcheggio, ingresso;
- le prestazioni, e soprattutto ciò che non fa;
- la zona di intervento, se si sposta;
- le domande che le fanno sempre, con la risposta che dà di solito;
- le istruzioni di trasferimento: quali chiamate passarle, su quale numero, a quali orari;
- cosa fa l'agente quando non sa: prendere un messaggio qualificato, o trasferire.
Per un elettricista, per esempio, la differenza tra un guasto urgente da trasferire e una richiesta di preventivo da annotare deve essere scritta nero su bianco.
Scegliere il numero
Mantiene il suo numero attuale, a scelta: tramite deviazione di chiamata verso il suo agente oppure, in Francia, tramite portabilità, su tutti i piani. Un nuovo numero è incluso anche fin dalla prova, se preferisce ripartire da zero.
Durante la prova, la soluzione più semplice è la deviazione di chiamata condizionata: il suo telefono squilla per primo, e l'agente prende solo ciò che lei lascia passare. Lei mantiene il controllo mentre prende confidenza. I codici dipendono dalla sua linea: la nostra guida per le linee Orange (Francia) li descrive passo per passo, e le istruzioni per la deviazione condizionata coprono gli altri casi. La portabilità, possibile in Francia su tutti i piani, non è necessaria per provare: ci penserà una volta presa la decisione.
Secondo giorno: collegare l'agenda
Colleghi Google Calendar, Outlook / Microsoft 365 o Cal.com, in «Cosa fa» → «Agenda collegata». L'agente legge la sua agenda in tempo reale, blocca la fascia oraria contro i doppioni, conferma, riprogramma e annulla. Crei almeno un motivo di appuntamento: senza un motivo configurato, l'agente non ne fissa nessuno.
Imposti poi le regole per gli appuntamenti: una durata per motivo, le fasce aperte al telefono, i tempi cuscinetto. Da un parrucchiere, un taglio e un colore non hanno la stessa durata, e l'agente deve saperlo prima di proporre una fascia oraria. Gli SMS di conferma e di promemoria il giorno prima sono attivi per impostazione predefinita: ne rilegga il testo. La nostra guida su Google Calendar descrive queste impostazioni.
Secondo e terzo giorno: le chiamate di prova
Inizi con la «Chiamata di prova», sempre in alto nella schermata: parla con il suo agente al microfono, dal suo browser, e nulla viene registrato né fatturato. Poi, prima di lasciar passare i suoi clienti reali, chiami il suo agente da un altro telefono, e chieda a una persona vicina di farlo anche lei. Simuli ogni tipo di chiamata:
- una semplice prenotazione di appuntamento;
- uno spostamento, poi un annullamento;
- una domanda pratica: orari, indirizzo, prestazione;
- un'urgenza, che deve essere trasferita secondo le sue regole;
- una chiamata fuori dai suoi orari;
- un chiamante che parla velocemente, esita o compita un nome difficile;
- una domanda di cui l'agente non conosce la risposta.
Dopo ogni chiamata, verifichi tre cose: il riepilogo ricevuto via e-mail, la sua agenda, e l'SMS arrivato sul telefono di prova. Se uno dei tre non corrisponde, corregga prima di passare allo scenario successivo.
Prima settimana: leggere ogni riepilogo
Arrivano le sue chiamate reali. Dopo ognuna, riceve un riepilogo via e-mail: sintesi, punti chiave, azioni svolte durante la chiamata, azioni ancora da fare, sentiment di chi ha chiamato, e la trascrizione completa. La prima settimana, li legga tutti, con tre domande:
- L'agente ha capito la richiesta?
- Ha fatto ciò che serviva: appuntamento, trasferimento, messaggio?
- Ha detto qualcosa di inesatto o di impreciso?
Annoti ogni scarto in un elenco. Le domande a cui l'agente non ha saputo rispondere finiscono in «Cosa sa» → «Conoscenze», e il suo agente gliele sottopone in «Parla»: lei scrive la risposta una volta, in una frase, e lui la conosce dalla chiamata successiva. Nulla viene appreso senza la sua conferma.
Seconda settimana: regolare, una cosa alla volta
Riprenda il suo elenco e corregga: un'informazione, un'istruzione di trasferimento, una durata di appuntamento, una formulazione. Una modifica alla volta, seguita da una chiamata di prova: altrimenti non saprà cosa ha fatto la differenza. Può farla sullo schermo, o chiederla al suo agente con un messaggio, per esempio «Cambia il mio messaggio di benvenuto»: ogni modifica compare nella conversazione, con «Annulla» quando è reversibile.
Non è solo con queste impostazioni. Il team configura e perfeziona l'agente insieme a lei. In «Account» → «Aiuto» trova le visite guidate, «Fai una domanda» e «Scrivi all'assistenza», con il monitoraggio delle sue richieste. I tutorial mostrano i passaggi in video.
Approfitti di questa settimana anche per guardare i numeri della sua attività in «Attività» → «Statistiche»: chiamate, minuti, durata media, chiamate andate a buon fine, confrontati con il periodo precedente. Può anche chiedere semplicemente al suo agente: «Cos'è successo oggi?»
Gli ultimi giorni: decidere
Bastano tre domande:
- L'agente gestisce la maggior parte delle chiamate senza che lei debba correggere?
- I riepiloghi le fanno risparmiare tempo, o la costringono a richiamare per capire?
- Quale volume ha constatato in minuti, e le sue chiamate arrivano spesso contemporaneamente?
La terza domanda le indica il piano.
| Piano | Per chi | Minuti inclusi | SMS inclusi | Prezzo al mese IVA esclusa |
|---|---|---|---|---|
| Solo | Per i liberi professionisti | 100 min | 50 | 39 € |
| Essentiel | Per le microimprese | 250 min | 100 | 79 € |
| Pro | Per i team | 500 min | 200 | 149 € |
| Business | Per le strutture | 1.500 min | 400 | 279 € |
Senza vincoli, prova gratuita di 14 giorni. Con la formula annuale, l'abbonamento costa dieci mesi su dodici. Il dettaglio aggiornato è nella pagina dei prezzi.
Se continua, scelga il piano che corrisponde al volume constatato: potrà cambiarlo in qualsiasi momento, senza costi. Il mensile è senza vincoli; l'annuale costa dieci mesi su dodici. Se è indeciso tra questa e un'altra soluzione, il nostro confronto degli agenti vocali per microimprese mette fianco a fianco la prova, il prezzo d'ingresso e la configurazione, e la pagina dei prezzi descrive ogni piano.
Se smette, annulli prima della fine della prova: nessun addebito. E si ricordi di disattivare la deviazione di chiamata sulla sua linea, perché le chiamate senza risposta tornino alla sua segreteria.
