KI-Telefonassistent für Caterer: Jede Veranstaltungsanfrage kommt vollständig an.
Sayelo, der KI-Sprachagent und KI-Telefonassistent für Caterer und Partyservices, nimmt rund um die Uhr ab. Datum, Ort, Gästezahl, Format und Budget notiert, Probeessen im Kalender gebucht, Anfrage für das Angebot weitergegeben, Festtagsbestellungen mit Abholdatum aufgenommen. Ab 39 € zzgl. MwSt./Monat, kostenlose Testphase von 14 Tagen, ohne Einrichtungsgebühren.
Morgens in der Küche, nachmittags auf Auslieferung, abends auf einer Hochzeit: Ein Caterer ist nie in der Nähe seines Telefons, wenn ein Kunde wegen seiner Veranstaltung anruft. Sayelo nimmt ab, notiert Datum, Ort, Gästezahl, Format und Budget, trägt den Termin für das Probeessen in Ihren Kalender ein und übermittelt Ihnen die Anfrage, damit Sie das Angebot erstellen. Er nimmt am Telefon keine Zahlung entgegen. Die KI gibt sich gleich im ersten Satz zu erkennen.
danach ab 39 € zzgl. MwSt./Monat · ohne Vertragsbindung · die KI gibt sich bei jedem Anruf zu erkennen
Ein Caterer verkauft Veranstaltungen, die monatelang im Voraus geplant werden, doch die Anfragen kommen genau dann, wenn er am wenigsten Zeit hat: in der Küche, auf Auslieferung oder mitten im Service. Die Anrufe kommen unvollständig und im Rhythmus der Saison, und am großen Tag kann ein verpasster Anruf eine ganze Feier durcheinanderbringen. Zu wissen, welche Fragen man bei jedem Anruf stellt und wie man einen Kunden anhand der Zusammenfassung zurückruft, spart Wochen.
Während Sie kochen, nimmt der KI-Telefonassistent von Sayelo Ihre Anrufe an, zur Verstärkung des Teams, nie als Ersatz. Er gibt sich als KI zu erkennen, erfasst Datum, Ort, Gästezahl, Format und Budget, trägt das Probeessen in Ihren Kalender ein, nimmt Festtagsbestellungen auf und übermittelt Ihnen jede Anfrage für das Angebot. Er nimmt am Telefon keine Zahlung entgegen. Ein Anrufbeantworter nimmt eine vage Nachricht auf, ein Telefonservice kennt Ihre Angebote nicht. Hotels und Bäckereien und Konditoreien nutzen denselben Agenten für ihre Anfragen.
Der Alltag
Was Caterer am Telefon erleben.
Nie in der Nähe des Telefons
Mise en place in der Küche, Beladen des Lieferwagens, Service in einer Eventlocation: Der Tag eines Caterers spielt sich fern vom Büro ab. Das Paar, das wegen seiner Hochzeit anruft, landet auf der Mailbox und kontaktiert den nächsten Namen auf seiner Liste.
Anfragen, die sich nicht kalkulieren lassen
„Wir werden viele sein, es ist für diesen Sommer“ verrät weder das genaue Datum noch den Ort, das Format oder das Budget. Vor dem Kalkulieren muss man zurückrufen, manchmal mehrmals, und in der Zwischenzeit vergleicht der Kunde.
Eine Saison jagt die nächste
Hochzeiten im Frühling und Sommer, Seminare im Herbst, Firmenessen und Bestellungen für Weihnachten und Silvester im Dezember: Die Anfragen kommen in Wellen, genau dann, wenn die Küche am stärksten ausgelastet ist.
Am großen Tag: der Anruf, der nicht warten kann
Ein Fahrer, der den Saal nicht findet, ein Kunde, der zusätzliche Gäste ankündigt, eine Location, die die Zugangszeit vorverlegt. An diesem Tag muss der Anruf sofort die richtige Person erreichen, nicht eine Mailbox.
Was kosten Sie Ihre verpassten Anrufe? Rechnen Sie es in einer Minute mit dem Simulator aus.
Was der Agent macht
Was Ihr KI-Telefonassistent für einen Caterer macht.
Nimmt jede Veranstaltungsanfrage vollständig auf
Art der Veranstaltung, Datum, Location, Gästezahl, gewünschtes Format – Empfang mit Fingerfood, Buffet, gesetztes Essen oder Platten –, Budget, Servicepersonal, Geschirr und Ausstattung. Der Agent stellt Ihre Fragen der Reihe nach und liest die Anfrage vor dem Auflegen noch einmal vor.
Vereinbart Termine für Probeessen
In den Zeitfenstern, die Sie freigeben, in Ihrer Produktionsküche oder im Laden, mit der Zahl der Personen, die zum Probieren kommen. Bestätigung per SMS, Erinnerung am Vortag, und bei einer Absage wird das Zeitfenster in Ihrem Kalender wieder frei.
Übermittelt die Anfrage für das Angebot
Der Agent kalkuliert nichts. Er schickt Ihnen nach dem Anruf ein vollständiges Anfrageblatt per E-Mail, das Ihre Angebotssoftware per Webhook empfangen kann. Sie rufen den Kunden mit einem Vorschlag zurück, nicht mit einer Liste von Fragen.
Nimmt Festtagsbestellungen auf
Platten, Fingerfood, Festtagsmenüs, Pasteten, Desserts für die Feiertage: Er nimmt die Bestellung nach dem Angebot auf, das Sie eingerichtet haben, mit Datum und Zeitfenster für Abholung oder Lieferung, und wendet Ihre Bestellschlüsse an.
Erfasst Ernährungsweisen und Einschränkungen
Vegetarische Gerichte, ohne Schweinefleisch, gemeldete Allergien, Kindermenüs, Essen für Dienstleister: Er notiert alles so, wie der Kunde es sagt, und gibt es an Sie weiter. Die Gewähr bei Allergenen bleibt bei Ihnen: Dazu legt er sich nie fest.
Stellt die Anrufe am großen Tag durch
Ein Fahrer, der sich verfahren hat, eine Location, die die Zugangszeit ändert, ein Kunde, der schon vor Ort ist: Dank der Anweisungen pro Kontakt und der Weiterleitungsregeln erreicht der Anruf ohne Umweg den Verantwortlichen der Veranstaltung.
Notfälle
Notfälle: was weitergeleitet wird und wann.
- Am Tag der Veranstaltung, Anruf vom Kunden oder von der Location: sofortige Weiterleitung an den Verantwortlichen des Einsatzes, nach Ihren Zeitfenstern
- Ein Gast fühlt sich unwohl, allergische Reaktion, verletzte Person vor Ort: Anweisung, den Notruf zu wählen (in Frankreich 15 oder 112), dann sofortige Benachrichtigung Ihres Teams
- Lieferung unterwegs, Adresse oder Zufahrt nicht zu finden: Weiterleitung an den Fahrer oder den Küchenchef
- Neue Veranstaltungsanfrage: vollständige Aufnahme, bei Bedarf Probeessen, dann Anfrageblatt für das Angebot übermittelt
- Festtagsbestellung: nach Ihrem Angebot und Ihren Bestellschlüssen aufgenommen, Bezahlung bei Abholung oder Lieferung
Sie legen fest, wer am Tag einer Veranstaltung die Anrufe erhält und in welchen Zeitfenstern: Ihr Handy bei einer Hochzeit am Samstag, die Küche bei einer Mittagslieferung, das Büro für Angebote. Die Locations und Eventplaner, mit denen Sie zusammenarbeiten, werden an ihrer Nummer erkannt und können Vorrang bekommen.
Jede Weiterleitungsnummer kann auf bestimmte Zeitfenster beschränkt werden, in der Zeitzone Ihres Landes: Ein Bereitschaftsdienst abends und am Wochenende hat dann Vorrang vor der üblichen Nummer. Außerhalb dieser Zeitfenster nimmt der Agent die Nachricht auf und sendet sie Ihnen. Die Weiterleitung erfolgt direkt: Nimmt niemand ab, landet der Anrufer auf der Mailbox der Weiterleitungsnummer.
Schritt für Schritt
Ein typischer Anruf, vom Klingeln bis zur Zusammenfassung.
Das Abnehmen
Der Agent antwortet, wenn in der Küche Hochbetrieb herrscht, und stellt sich als KI-Assistent des Caterers vor.
Die Veranstaltung
Hochzeit, Geburtstag, Seminar, Taufe, Firmenempfang oder Festtagsbestellung. Er erkennt die Anfrage.
Die Details
Datum, Ort, Gästezahl, Format, Budget, Ernährungsweisen. Er notiert alles und liest es dem Kunden noch einmal vor.
Probeessen oder Weiterleitung
Für eine Hochzeit ein Probeessen in Ihrem Kalender. Am Tag einer Veranstaltung eine sofortige Weiterleitung nach Ihren Regeln.
Die SMS
Der Kunde erhält die Bestätigung des Probeessens, die Adresse Ihrer Produktionsküche oder den Link zu Ihrer Broschüre, mit seiner Zustimmung.
Das Projektblatt
Nach dem Anruf ein Veranstaltungsblatt per E-Mail, fertig für das Angebot, mit der vollständigen Transkription.
Kalender und Tools
Ihre Termine in Ihrem Kalender, Ihre Anrufe in Ihren Tools.
Probeessen landen in Ihrem Kalender, Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com. Jedes Veranstaltungsblatt geht per E-Mail raus und kann per Webhook in Ihre Angebotssoftware übernommen werden. Wenn Sie Ihre Veranstaltungen in monday.com verfolgen, nennt der Agent dem Kunden mit Ihrer Formulierung den Stand seines Vorgangs und kann den Gesprächsbericht in den Verlauf des Vorgangs schreiben. Der Link zu Ihrer Broschüre oder Ihrem Festtagsangebot geht noch während des Anrufs per SMS raus, mit Zustimmung des Kunden.
- Ihr Kalender live gelesen, Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com: tatsächlich freie Termine, Sperre gegen Doppelbuchungen, Bestätigung und SMS-Erinnerung am Vortag
- SMS noch während des Anrufs, mit Zustimmung des Anrufers: Adresse, Link zur Terminbuchung, vorbereitete Hinweise
- Zusammenfassung per E-Mail nach jedem Anruf, vollständige Transkription und Webhooks an Ihre Branchensoftware
Sellsy und monday.com mit nativer Anbindung, alle Ihre anderen Tools über ausgehende Webhooks. Alle Integrationen →
Nummer und Einrichtung
Ihre Nummer, Ihre Einrichtung.
Sie behalten Ihre bisherige Nummer, indem Sie sie auf die Nummer Ihres Agenten umleiten. Ihr Agent erhält außerdem eine Nummer nach den Regeln Ihres Landes: siehe Sayelo in Ihrem Land.
In 5 Minuten bereit: Ihr Agent führt Sie schriftlich, per WhatsApp oder mit einem Formular durch die Einrichtung, liest Ihre Website, und Sie hören sich seine Stimme an, bevor Sie sie auswählen. Unser Team verfeinert anschließend die Einstellungen mit Ihnen. Die Nummern und die Telefonie stellt ein Partnerbetreiber bereit, der bei der ARCEP (der französischen Regulierungsbehörde für Telekommunikation) gemeldet ist. So funktioniert es →
Vergleich
Anrufbeantworter, Telefonservice oder Sayelo?
| Anrufbeantworter | Telefonservice | Sayelo | |
|---|---|---|---|
| Verfügbar 24/7 | Passiv | Erweiterte Zeiten | Durchgehend |
| Sofortige Antwort | — | Warteschleife | Ja |
| Datum, Ort, Gästezahl und Budget notiert | Nein | Je nach Gesprächsleitfaden | Ja, vollständiges Anfrageblatt |
| Probeessen im Kalender gebucht | Nein | Rückruf nötig | Ja, während des Anrufs |
| Anruf am großen Tag an den Verantwortlichen weitergeleitet | Nein | Selten | Ja, nach Ihren Regeln |
| Zusammenfassung & Transkription | Nein | Unterschiedlich | Ja |
| Kosten | Gering, ineffizient | Hoch | Fixpreis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt. |
Preis
Ein klarer Preis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt.
Kostenlose Testphase von 14 Tagen. Keine Mindestlaufzeit: jederzeit kündbar, mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen. Minuten, SMS und die Zahl der Agenten hängen vom Tarif ab: Preise und Tarifdetails ansehen →
Häufige Fragen
Fragen von Caterern.
Welche Angaben notiert er für eine Veranstaltung?
Die, die Sie für das Angebot brauchen: Art der Veranstaltung, Datum, Ort, Gästezahl, Format, Budget, Servicepersonal, Geschirr, besondere Ernährungsweisen, Kontaktdaten. Er stellt die Fragen in der Reihenfolge, die Sie gewählt haben, und liest dem Kunden die Anfrage vor dem Auflegen noch einmal vor.
Kann er ein Angebot erstellen?
Nein. Er nimmt die Anfrage auf und übermittelt sie Ihnen, die Kalkulation übernehmen Sie. Er kann einen Richtpreis nennen, wenn Sie ihm einen gegeben haben, zum Beispiel für ein Plattenangebot, wortgetreu und unverbindlich.
Wie bucht er die Probeessen?
In den Zeitfenstern, die Sie in Ihrem Kalender für Probeessen reservieren, mit der erwarteten Personenzahl. Der Kunde erhält eine Bestätigung per SMS und eine Erinnerung am Vortag, und bei einer Verschiebung wird das Zeitfenster für ein anderes Paar frei.
Nimmt er Bestellungen für Weihnachten und Silvester auf?
Ja, mit dem Festtagsangebot, das Sie eingerichtet haben: Produkte, Mengen, Tag und Uhrzeit der Abholung oder Lieferung. Er wendet Ihre Bestellschlüsse an und nennt die Abholzeiten, die Sie ihm vorgegeben haben.
Was macht er am Tag einer Veranstaltung?
Er wendet Ihre Regeln für den großen Tag an: Location, Kunde oder Fahrer werden in den von Ihnen festgelegten Zeitfenstern an den Verantwortlichen des Einsatzes weitergeleitet. Kann niemand annehmen, nimmt er eine kurze Nachricht auf, die sofort per E-Mail verschickt wird, und per SMS, wenn Sie die Benachrichtigungen aktiviert haben.
Kassiert er die Anzahlung?
Nein, über den Agenten läuft am Telefon keine Zahlung. Anzahlung, Unterschrift unter das Angebot und Bezahlung laufen wie gewohnt zwischen Ihnen und dem Kunden. Der Agent kann lediglich Ihre Anzahlungsbedingungen nennen, so wie Sie sie formuliert haben.
Wissen Ihre Kunden, dass eine KI antwortet?
Ja, gleich im ersten Satz. Ein Paar, das seine Hochzeit plant, will vor allem, dass Datum und Ort richtig notiert werden und dass man es mit einem Vorschlag zurückruft. Genau das passiert, während Sie in der Küche stehen.
Aktualisiert am 21. Oktober 2026.
Weitere Branchen
Sayelo für weitere Branchen.
- der KI-Sprachagent für Abhol- und Lieferdienste: Bestellungen zum Mitnehmen nach Ihrer Speisekarte aufgenommen, Name, Uhrzeit, Größen und Extras, Liefergebiet geprüft, Bestellung an die Theke geschickt: Der Ansturm klingelt nicht mehr ins Leere.
- Blumenbestellungen telefonisch aufnehmen: Festtags- und Trauerbestellungen taktvoll aufgenommen, Ort, Datum und Schleifentext notiert, Liefergebiet geprüft, Weitergabe an den Floristen zur Freigabe.
- KI-Telefonassistent für Hotels: Reservierungsanfragen notiert und an die Rezeption weitergegeben, praktische Fragen beantwortet, in der Sprache des Gastes, Tag und Nacht.
Ratgeber: KI-Telefonassistent: der vollständige Leitfaden · Mehrsprachiger Telefonempfang für kleine Unternehmen · Stoßzeiten am Telefon: die Methode · Eingehende Anrufe qualifizieren: die richtigen Fragen
Hören Sie, wie er antwortet,
bevor Sie sich entscheiden.
Der Agent ruft Sie auf Ihrem Mobiltelefon zurück und spielt die Telefonzentrale eines Caterers nach. Drei Minuten, kostenlos, ohne Zahlungskarte.