Segreteria telefonica con IA per catering: ogni richiesta per un evento arriva completa.
Sayelo, agente vocale IA e segreteria telefonica con IA dei servizi di catering, risponde 24 ore su 24. Data, luogo, numero di invitati, formula e budget annotati, degustazioni fissate in agenda, richiesta trasmessa per il preventivo, ordini per le feste presi con la data di ritiro. Da 39 €/mese IVA esclusa, prova gratuita di 14 giorni, senza costi di attivazione.
La mattina in cucina, il pomeriggio in consegna, la sera a un matrimonio: chi fa catering non è mai vicino al telefono quando un cliente chiama per il suo evento. Sayelo risponde, annota la data, il luogo, il numero di invitati, la formula e il budget, fissa l'appuntamento per la degustazione nella sua agenda e le trasmette la richiesta perché lei prepari il preventivo. Non accetta alcun pagamento al telefono. L'IA si dichiara fin dalla prima frase.
poi da 39 €/mese IVA esclusa · senza vincoli · l'IA si dichiara a ogni chiamata
Un servizio di catering vende eventi che si preparano con mesi di anticipo, ma riceve le richieste quando è meno disponibile: in cucina, in consegna o in pieno servizio. Le chiamate arrivano incomplete, al ritmo delle stagioni, e il giorno dell'evento una chiamata persa può scombinare un intero ricevimento. Sapere quali domande porre a ogni chiamata e come richiamare un cliente partendo dal riepilogo fa guadagnare settimane.
Mentre lei cucina, la segreteria telefonica con IA di Sayelo prende le sue chiamate, a supporto del team e mai al suo posto. Si presenta come un'IA, raccoglie la data, il luogo, il numero di invitati, la formula e il budget, fissa la degustazione nella sua agenda, prende gli ordini per le feste e le trasmette ogni richiesta per il preventivo. Non accetta alcun pagamento al telefono. Una segreteria telefonica raccoglie un messaggio vago, una segreteria esterna non conosce le sue formule. Gli hotel e i panifici-pasticcerie usano lo stesso agente per le loro richieste.
Ogni giorno
Cosa vivono al telefono i servizi di catering.
Mai vicino al telefono
Mise en place in cucina, carico del furgone, servizio in una location: la giornata di chi fa catering si svolge lontano dall'ufficio. La coppia che chiama per il suo matrimonio trova la segreteria e contatta il nome successivo della sua lista.
Richieste impossibili da quotare
«Saremo in tanti, è per quest'estate» non dice né la data esatta, né il luogo, né la formula, né il budget. Prima di fare un preventivo bisogna richiamare, a volte più volte, e nel frattempo il cliente confronta le offerte.
Le stagioni si accavallano
Matrimoni in primavera e in estate, convegni a settembre, cene aziendali e ordini per il cenone a dicembre: le richieste arrivano a ondate, proprio quando la cucina è più carica.
Il giorno dell'evento, la chiamata che non può aspettare
Un autista che non trova la sala, un cliente che annuncia invitati in più, una location che anticipa l'orario di accesso. Quel giorno la chiamata deve raggiungere subito la persona giusta, non una casella vocale.
Quanto le costano le chiamate perse? Faccia il calcolo in un minuto con il calcolatore.
Cosa fa l'agente
Cosa fa la sua segreteria con IA per un servizio di catering.
Annota ogni richiesta di evento per intero
Tipo di evento, data, location, numero di invitati, formula desiderata (aperitivo, buffet, menù servito o vassoi), budget, servizio in sala, stoviglie e attrezzature. L'agente pone le sue domande nell'ordine e rilegge la richiesta prima di riagganciare.
Fissa gli appuntamenti per le degustazioni
Nelle fasce orarie che lei apre, in laboratorio o in negozio, con il numero di persone che verranno ad assaggiare. Conferma via SMS, promemoria il giorno prima, e una disdetta restituisce la fascia oraria alla sua agenda.
Trasmette la richiesta per il preventivo
L'agente non quota nulla. Le invia una scheda completa via e-mail dopo la chiamata, che il suo software per i preventivi può ricevere via webhook. Lei richiama il cliente con una proposta, non con un elenco di domande.
Prende gli ordini per le feste
Vassoi, finger food, menù del cenone, foie gras, tronchetti di Natale: prende l'ordine secondo il menù che lei ha configurato, con la data e la fascia oraria di ritiro o di consegna, e applica le sue scadenze per gli ordini.
Annota diete ed esigenze particolari
Pasti vegetariani, senza maiale, allergie segnalate, menù per bambini, pasti per i fornitori: annota tutto così come lo dice il cliente e glielo trasmette. La garanzia sugli allergeni resta sua: l'agente non si sbilancia mai su questo punto.
Fa passare le chiamate del giorno dell'evento
Un autista che si è perso, una location che cambia l'orario di accesso, un cliente già sul posto: grazie alle istruzioni per contatto e alle regole di trasferimento, la chiamata arriva al responsabile dell'evento senza giri.
Urgenze
Urgenze: cosa viene trasferito, e quando.
- Giorno dell'evento, cliente o location che chiama: trasferimento immediato al responsabile del servizio, secondo le sue fasce orarie
- Malore di un invitato, reazione allergica, persona ferita sul posto: indicazione di chiamare i numeri di emergenza, poi avviso immediato al suo team
- Consegna in corso, indirizzo o accesso introvabile: trasferimento all'autista o allo chef
- Nuova richiesta di evento: raccolta completa, degustazione se necessario, poi scheda trasmessa per il preventivo
- Ordine per le feste: raccolto secondo il suo menù e le sue scadenze, pagamento al ritiro o alla consegna
Lei definisce chi riceve le chiamate il giorno di un evento, e in quali fasce orarie: il suo cellulare per un matrimonio di sabato, la cucina per una consegna a pranzo, l'ufficio per i preventivi. Le location e gli organizzatori con cui lavora vengono riconosciuti dal loro numero e possono passare in priorità.
Ogni numero di trasferimento può essere proposto solo in certe fasce orarie, nel fuso orario del suo paese: una linea di reperibilità la sera e nel fine settimana ha allora la precedenza sul numero abituale. Al di fuori di queste fasce, l'agente prende il messaggio e glielo invia. Il trasferimento è diretto: se nessuno risponde, il chiamante finisce nella segreteria del numero di trasferimento.
Passo dopo passo
Una chiamata tipo, dallo squillo al riepilogo.
La risposta
L'agente risponde nel pieno del lavoro in cucina, e si presenta come l'assistente IA del servizio di catering.
L'evento
Matrimonio, compleanno, convegno, battesimo, aperitivo aziendale o ordine per le feste. Individua la richiesta.
I dettagli
Data, luogo, numero di invitati, formula, budget, diete. Annota tutto e rilegge con il cliente.
Degustazione o trasferimento
Per un matrimonio, una degustazione nella sua agenda. Il giorno di un evento, un trasferimento immediato secondo le sue regole.
L'SMS
Il cliente riceve la conferma della degustazione, l'indirizzo del laboratorio o il link alla sua brochure, con il suo consenso.
La scheda
Dopo la chiamata, una scheda evento via e-mail, pronta per il preventivo, con la trascrizione completa.
Agenda e strumenti
I suoi appuntamenti nella sua agenda, le sue chiamate nei suoi strumenti.
Le degustazioni finiscono nella sua agenda, Google Calendar, Microsoft 365 o Cal.com. Ogni scheda evento parte via e-mail e può raggiungere il suo software per i preventivi via webhook. Se segue i suoi eventi in monday.com, l'agente comunica al cliente lo stato della sua pratica con la sua frase e può scrivere il resoconto della chiamata nel thread della pratica. Il link alla sua brochure o al suo menù delle feste parte via SMS durante la chiamata, con il consenso del cliente.
- La sua agenda letta in tempo reale, Google Calendar, Microsoft 365 o Cal.com: fasce orarie reali, blocco anti-doppione, conferma e promemoria via SMS il giorno prima
- SMS inviato durante la chiamata, con il consenso del chiamante: indirizzo, link per prenotare, istruzioni preparate da lei
- Riepilogo via e-mail dopo ogni chiamata, trascrizione completa e webhook verso il suo software di settore
Sellsy e monday.com con collegamento nativo, tutti gli altri suoi strumenti tramite webhook in uscita. Tutte le integrazioni →
Numero e attivazione
Il suo numero, la sua attivazione.
Mantiene il suo numero attuale deviandolo verso quello del suo agente. Il suo agente riceve anche un numero secondo le regole del suo paese: veda Sayelo nel suo paese.
Pronto in 5 minuti: il suo agente la guida per iscritto, su WhatsApp o con un modulo, legge il suo sito, e lei ascolta la sua voce prima di sceglierla. Il nostro team perfeziona poi le impostazioni con lei. I numeri e la telefonia sono forniti da un operatore partner registrato presso l'ARCEP (l'autorità francese di regolamentazione delle telecomunicazioni). Come funziona →
Confronto
Segreteria telefonica, segreteria esterna o Sayelo?
| Segreteria telefonica | Segreteria esterna | Sayelo | |
|---|---|---|---|
| Disponibile 24/7 | Passiva | Orari estesi | Senza interruzioni |
| Risposta immediata | — | Coda d'attesa | Sì |
| Data, luogo, invitati e budget annotati | No | Secondo lo script | Sì, scheda completa |
| Degustazione fissata in agenda | No | Da richiamare | Sì, durante la chiamata |
| Chiamata del giorno dell'evento trasferita al responsabile | No | Raramente | Sì, secondo le sue regole |
| Riepilogo & trascrizione | No | Variabile | Sì |
| Costo | Basso, inefficace | Elevato | Fisso, da 39 € al mese IVA esclusa |
Prezzo
Un prezzo chiaro, da 39 € al mese IVA esclusa.
Prova gratuita di 14 giorni. Nessun vincolo di durata: disdicibile in qualsiasi momento, con un preavviso di 30 giorni. I minuti, gli SMS e il numero di agenti dipendono dal piano: vedi i prezzi e il dettaglio dei piani →
Domande frequenti
Le domande dei servizi di catering.
Quali informazioni annota per un evento?
Quelle che lei ritiene necessarie per il preventivo: tipo di evento, data, luogo, numero di invitati, formula, budget, servizio in sala, stoviglie, diete particolari, recapiti. Pone le domande nell'ordine che lei ha scelto e rilegge la richiesta al cliente prima di riagganciare.
Può fare un preventivo?
No. Raccoglie la richiesta e gliela trasmette: il preventivo lo fa lei. Può comunicare una tariffa indicativa se lei gliene ha data una, per esempio per una formula a vassoi, così com'è e senza impegno.
Come fissa le degustazioni?
Nelle fasce orarie che lei riserva alle degustazioni, nella sua agenda, con il numero di persone previste. Il cliente riceve una conferma via SMS e un promemoria il giorno prima, e un rinvio libera la fascia oraria per un'altra coppia.
Prende gli ordini per Natale e per il cenone?
Sì, con il menù delle feste che lei ha configurato: prodotti, quantità, giorno e ora di ritiro o di consegna. Applica le sue scadenze per gli ordini e comunica le fasce orarie di ritiro che lei gli ha indicato.
Cosa fa il giorno di un evento?
Applica le sue regole per il giorno dell'evento: la location, il cliente o l'autista vengono trasferiti al responsabile del servizio, nelle fasce orarie che lei ha definito. Se nessuno può rispondere, prende un messaggio breve, inviato subito via e-mail, e via SMS se ha attivato le notifiche.
Incassa l'acconto?
No, nessun pagamento passa dall'agente al telefono. L'acconto, la firma del preventivo e il saldo avvengono come al solito, tra lei e il cliente. L'agente può solo comunicare le sue condizioni per l'acconto, così come lei le ha scritte.
I suoi clienti sanno che a rispondere è un'IA?
Sì, fin dalla prima frase. Una coppia che prepara il matrimonio vuole soprattutto che data e luogo siano annotati bene, e di essere richiamata con una proposta. È quello che succede, mentre lei è in cucina.
Aggiornato il 21 ottobre 2026.
Altri settori
Sayelo per altri settori.
- l'agente vocale IA dei locali da asporto: Ordini da asporto presi con il menù, nome, orario, formati e aggiunte, zona di consegna verificata, ordine inviato al banco: nell'ora di punta il telefono non squilla più a vuoto.
- raccogliere un ordine di fiori al telefono: Ordini per feste e funerali raccolti con tatto, luogo, data e messaggio del nastro annotati, zona di consegna verificata, trasmissione al fiorista per la conferma.
- centralino telefonico per hotel: Richieste di prenotazione annotate e trasmesse alla reception, domande pratiche evase, nella lingua del cliente, giorno e notte.
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Lo ascolti rispondere
prima di decidere.
L'agente la richiama sul suo cellulare e fa da centralino a un servizio di catering. Tre minuti, gratis, senza carta di pagamento.