Chamadas perdidas: contá-las numa semana, sem ferramentas

A resposta curta

Já tem quase tudo o que é preciso. O registo do seu telemóvel, o histórico da sua box/router ou da sua central e o seu correio de voz guardam o rasto das chamadas que ninguém atendeu. Só falta um hábito: anotá-las todas as noites durante uma semana, no mesmo sítio, classificando-as em três categorias. Este levantamento não exige nenhum software e responde à pergunta que vem antes de todas as outras: quantas chamadas lhe escapam, e em que momento.

Este guia fica-se pela contagem. Para transformar esse número em euros, o guia do custo de uma chamada perdida dá o método de cálculo.

Onde encontrar as suas chamadas perdidas, equipamento a equipamento

Num telemóvel

O registo de chamadas da aplicação Telefone é a fonte mais direta. Tem um filtro de chamadas perdidas, com a hora e o número de cada chamada. Três limites a conhecer:

• Não guarda tudo. O registo conserva um número limitado de entradas e acaba por apagar as mais antigas. Consulte-o todas as noites, não ao fim da semana.
• Por vezes agrupa as chamadas. Várias tentativas do mesmo número podem aparecer numa só linha. Conte cada tentativa e, depois, anote à parte o número de pessoas diferentes.
• Só vê as chamadas que chegaram ao telefone. Telemóvel desligado, sem rede, ou linha ocupada sem chamada em espera: a chamada pode ir diretamente para o correio de voz sem deixar rasto no registo. Conte então as mensagens de voz, e os SMS de notificação que alguns operadores enviam quando um número tentou contactá-lo.

Na fatura ou na listagem detalhada do operador

A listagem detalhada da sua área de cliente mostra sobretudo as comunicações faturadas, ou seja, as chamadas que fez. As chamadas recebidas muitas vezes não aparecem. Continua a ser útil para duas coisas: encontrar as chamadas de volta que fez depois de uma chamada perdida e identificar as chamadas reencaminhadas, se já tiver um reencaminhamento para um colega, uma vez que o operador as conta como chamadas efetuadas. Se o seu tarifário também der um histórico das chamadas recebidas, verifique na sua área de cliente: nesse caso, é uma ótima fonte, porque não depende do seu telefone.

Numa box/router ou numa linha fixa

A maioria das box/routers mantém um registo das chamadas da linha fixa, que, consoante o modelo, se consulta na interface da box ou na aplicação do operador. O telefone sem fios também mostra a sua própria lista, mas é curta e própria de cada aparelho: se tiver vários, prefira o registo da box. Os menus mudam de um modelo para outro; verifique na sua área de cliente onde se encontra o histórico da sua linha.

Numa central telefónica

Uma central na nuvem ou um IPBX regista cada chamada, incluindo as que ninguém atendeu. Procure três números no registo ou nas estatísticas: as chamadas não atendidas, as chamadas abandonadas em fila de espera (quem ligou desligou antes de um posto ficar livre) e as chamadas que caíram na mensagem de encerramento. São três formas de chamada perdida. Se a central permitir uma exportação, uma semana de exportação chega para preencher a grelha abaixo.

No correio de voz

Conte as mensagens, mas não fique por aí: muitas pessoas desligam sem deixar mensagem. O número de mensagens é um mínimo, nunca o total.

A grelha de uma semana, para copiar

Escolha uma semana normal: sem encerramentos, sem férias, sem acontecimentos excecionais. Todas as noites, cinco minutos chegam. Copie esta tabela para uma folha de papel ou para uma folha de cálculo.

Na primeira coluna de números, anote todas as tentativas. As três colunas seguintes repartem-nas: a soma delas deve dar o total do dia. As três últimas dizem quem insistiu, quem deixou rasto e quem conseguiu contactar depois.

Classificar cada chamada em três categorias

Horário de funcionamento, linha livre

Estava aberto, a linha estava livre, ninguém atendeu: estava com um cliente, numa obra, ao volante, ou o telefone estava noutra divisão. É o caso típico das profissões em que se trabalha com as mãos, como o canalizador debaixo de um lava-loiça ou o cabeleireiro em pleno corte.

Fora de horas

A chamada chegou antes da abertura, depois do fecho, ao fim de semana ou num feriado. Anote a hora exata: uma chamada logo a seguir ao fecho não diz o mesmo que uma chamada a meio da noite. As primeiras vêm muitas vezes de clientes que ligam à saída do seu próprio trabalho.

Durante outra chamada

Já estava ao telefone. Se a chamada em espera estiver ativada, estas chamadas aparecem no registo durante a sua conversa: compare a hora da chamada perdida com a das chamadas que atendeu. Se a chamada em espera estiver desativada, vão para o correio de voz e muitas vezes só deixam uma mensagem, ou nada.

Os casos a pôr de parte

Não conte no total útil as chamadas comerciais identificadas, os enganos de número e os seus familiares e amigos. Anote-os à parte, se quiser. Já um número desconhecido sem mensagem continua a ser uma chamada perdida.

O que o levantamento lhe diz, e o que fazer com ele

Ao fim de sete dias, veja que coluna pesa mais. Cada uma pede uma resposta diferente.

Há mais duas leituras úteis. A coluna «Pessoas diferentes» mostra quantas pessoas insistiram: alguém que liga três vezes tem uma necessidade real. A coluna «Mensagem deixada», comparada com o total, mostra o que o seu atendedor retém de facto; o nosso comparativo entre agente de voz IA e atendedor de chamadas detalha esta diferença.

Se as suas chamadas perdidas se concentram em alguns momentos do dia, o guia das horas de ponta propõe uma grelha mais fina, horário a horário. E, se for técnico, o plano para deixar de perder chamadas parte deste mesmo levantamento para escolher as configurações certas.

Passar do número ao valor

O levantamento dá um número e uma repartição, ainda não um valor. Esse é o passo seguinte: o guia do custo de uma chamada perdida explica como passar deste número para uma perda estimada, com a parte de quem não volta a ligar e o que um cliente lhe rende. O simulador aplica esse cálculo com os números que introduz e compara-o com o preço de um plano.

Guarde a sua folha. Servirá de ponto de comparação quando tiver mudado alguma coisa: uma configuração, uma organização ou uma ferramenta.

Quando um agente atende por si

Um agente de voz IA faz este levantamento por si. Com a Sayelo, cada chamada atendida dá origem a um resumo por e-mail, e o painel guarda o histórico das chamadas e as estatísticas. O agente trabalha em reforço da sua equipa, nunca no lugar dela: o seu telefone pode continuar a tocar primeiro, e o agente atende o que lhe escapa. Durante o teste gratuito de 14 dias, pode ligá-lo ao seu número atual por reencaminhamento de chamadas e, depois, comparar com a sua semana de levantamento. Os planos e os respetivos minutos estão detalhados na página dos preços.