La risposta breve
Ha già quasi tutto ciò che serve. Il registro del suo cellulare, la cronologia del suo modem/router o del suo centralino e la sua segreteria telefonica conservano la traccia delle chiamate a cui nessuno ha risposto. Manca solo un'abitudine: rilevarle ogni sera per una settimana, nello stesso posto, classificandole in tre categorie. Questa rilevazione non richiede alcun software, e risponde alla domanda che viene prima di tutte le altre: quante chiamate le sfuggono, e in quale momento.
Questa guida si ferma al conteggio. Per trasformare questo numero in euro, la guida al costo di una chiamata persa fornisce il metodo di calcolo.
Dove trovare le chiamate perse, dispositivo per dispositivo
Su un cellulare
Il registro chiamate dell'app Telefono è la fonte più diretta. Offre un filtro per le chiamate perse, con l'ora e il numero di ogni chiamata. Tre limiti da conoscere:
- Non conserva tutto. Il registro conserva un numero limitato di voci e finisce per cancellare le più vecchie. Lo rilevi ogni sera, non a fine settimana.
- A volte raggruppa le chiamate. Più tentativi dello stesso numero possono comparire su un'unica riga. Conti ogni tentativo, poi annoti a parte il numero di persone diverse.
- Vede solo le chiamate arrivate fino al telefono. Cellulare spento, senza rete, o linea occupata senza avviso di chiamata: la chiamata può finire direttamente in segreteria senza lasciare traccia nel registro. Conti allora i messaggi vocali, e gli SMS di notifica che alcuni operatori inviano quando un numero ha cercato di raggiungerla.
Sulla bolletta o sul dettaglio delle chiamate dell'operatore
Il dettaglio delle chiamate nell'area clienti elenca soprattutto le comunicazioni addebitate, cioè le chiamate effettuate. Le chiamate ricevute spesso non vi compaiono. Resta utile per due cose: ritrovare le richiamate che ha fatto dopo una chiamata persa, e individuare le chiamate deviate se ha già una deviazione verso un collega, perché l'operatore le conteggia come chiamate effettuate. Se la sua offerta fornisce anche una cronologia delle chiamate ricevute, verifichi nell'area clienti: è allora un'ottima fonte, perché non dipende dal suo telefono.
Su un modem/router o una linea fissa
La maggior parte dei modem/router tiene un registro delle chiamate della linea fissa, consultabile, secondo i modelli, dall'interfaccia del modem o dall'app dell'operatore. Anche il cordless mostra il proprio elenco, ma è breve e specifico di ogni apparecchio: se ne ha più d'uno, preferisca il registro del modem/router. I menu cambiano da un modello all'altro; verifichi nell'area clienti dove si trova la cronologia della sua linea.
Su un centralino telefonico
Un centralino cloud o un centralino IP (IPBX) registra ogni chiamata, comprese quelle a cui nessuno ha risposto. Cerchi tre dati nel suo registro o nelle sue statistiche: le chiamate senza risposta, le chiamate abbandonate in coda (chi chiamava ha riagganciato prima che una postazione si liberasse) e le chiamate arrivate sull'annuncio di chiusura. Sono tre forme di chiamata persa. Se il centralino permette un'esportazione, una settimana di esportazione basta a compilare la griglia qui sotto.
Sulla segreteria telefonica
Conti i messaggi, senza fermarsi lì: molti chiamanti riagganciano senza lasciarne. Il numero di messaggi è un minimo, mai il totale.
La griglia di una settimana, da ricopiare
Scelga una settimana normale: niente chiusure, niente ferie, nessun evento eccezionale. Ogni sera bastano cinque minuti. Ricopi questa tabella su un foglio o in un foglio di calcolo.
| Giorno | Chiamate perse | Orario di lavoro, linea libera | Fuori orario | Durante un'altra chiamata | Chiamanti diversi | Messaggio lasciato | Richiamati da lei |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lunedì | |||||||
| Martedì | |||||||
| Mercoledì | |||||||
| Giovedì | |||||||
| Venerdì | |||||||
| Sabato | |||||||
| Domenica | |||||||
| Totale |
Nella prima colonna di numeri, annoti tutti i tentativi. Le tre colonne successive li ripartiscono: la loro somma deve corrispondere al totale del giorno. Le ultime tre dicono chi ha insistito, chi ha lasciato una traccia e chi è riuscito a ricontattare in seguito.
Classificare ogni chiamata in tre categorie
Orario di lavoro, linea libera
Era aperto, la linea era libera, nessuno ha risposto: era con un cliente, in cantiere, al volante, o il telefono era in un'altra stanza. È il caso tipico dei mestieri in cui si lavora con le mani, come l'idraulico sotto un lavandino o il parrucchiere nel bel mezzo di un taglio.
Fuori orario
La chiamata è arrivata prima dell'apertura, dopo la chiusura, nel fine settimana o in un giorno festivo. Annoti l'ora esatta: una chiamata subito dopo la chiusura non dice la stessa cosa di una chiamata in piena notte. Le prime arrivano spesso da clienti che chiamano all'uscita dal proprio lavoro.
Durante un'altra chiamata
Era già al telefono. Se l'avviso di chiamata è attivo, queste chiamate compaiono nel registro durante la sua conversazione: confronti l'ora della chiamata persa con quella delle chiamate a cui ha risposto. Se l'avviso di chiamata è disattivato, finiscono in segreteria e spesso lasciano solo un messaggio, o niente.
I casi da mettere da parte
Non conti nel totale utile le chiamate di telemarketing identificate, i numeri sbagliati e i suoi familiari. Le annoti a parte, se lo desidera. Un numero sconosciuto senza messaggio, invece, resta una chiamata persa.
Cosa le dice la rilevazione, e cosa farne
Dopo sette giorni, guardi quale colonna pesa di più. Ognuna richiede una risposta diversa.
| Se la colonna più piena è… | Il problema | La prima risposta |
|---|---|---|
| Orario di lavoro, linea libera | Nessuno ha le mani libere | Una deviazione su mancata risposta verso qualcuno che risponde |
| Durante un'altra chiamata | Una sola linea per più chiamanti | Una deviazione su occupato, oppure un'accoglienza che gestisce più chiamate alla volta |
| Fuori orario | I suoi orari non sono quelli dei suoi clienti | Un'accoglienza che risponde anche la sera e nel fine settimana |
Altre due letture sono utili. La colonna «Chiamanti diversi» mostra quante persone hanno insistito: chi richiama tre volte ha un bisogno reale. La colonna «Messaggio lasciato», confrontata con il totale, mostra ciò che la sua segreteria trattiene davvero; il nostro confronto tra agente vocale IA e segreteria telefonica descrive questa differenza.
Se le sue chiamate perse si concentrano in alcuni momenti della giornata, la guida alle ore di punta propone una griglia più fine, fascia per fascia. E se è un artigiano, il piano per non perdere più chiamate parte da questa stessa rilevazione per scegliere le impostazioni giuste.
Passare dal numero al valore
La rilevazione dà un numero e una ripartizione, non ancora un valore. È il passo successivo: la guida al costo di una chiamata persa spiega come passare da questo numero a una perdita stimata, con la quota di chiamanti che non richiamano e quanto le rende un cliente. Il simulatore applica questo calcolo con i numeri che lei inserisce, e lo mette a confronto con il prezzo di un piano.
Conservi il suo foglio. Servirà da termine di paragone quando avrà cambiato qualcosa: un'impostazione, un'organizzazione o uno strumento.
Quando un agente risponde al posto suo
Un agente vocale IA fa questa rilevazione per lei. Con Sayelo, ogni chiamata a cui risponde l'agente genera un riepilogo via e-mail, e la dashboard conserva la cronologia delle chiamate e le statistiche. L'agente lavora a supporto del suo team, mai al suo posto: il suo telefono può continuare a squillare per primo, e l'agente prende ciò che le sfugge. Durante la prova gratuita di 14 giorni, può collegarlo con una deviazione di chiamata sul suo numero attuale, poi confrontare con la sua settimana di rilevazione. I piani e i loro minuti sono descritti nella pagina dei prezzi.
