Was das ist
Was genau ist ein KI-Sprachagent?
Ein Programm, das für Ihr Unternehmen ans Telefon geht, versteht, was der Anrufer sagt, ihm mit Stimme antwortet und handelt: Termin im Kalender, Nachricht, Bestätigungs-SMS, Anrufweiterleitung. Er ist weder ein Anrufbeantworter noch ein Menü „Drücken Sie die 1“ noch ein schriftlicher Chatbot. Der vollständige Leitfaden beschreibt ihn im Detail.
Funktioniert das wirklich, oder ist das nur eine Vorführung?
Es funktioniert, im Rahmen dessen, was man ihm gesagt hat. Ein Agent beantwortet die Anrufe gut, die in seinem Betriebsprofil vorgesehen sind: Terminvereinbarung, Angebotsanfragen, praktische Fragen, festgelegte Notfälle; für den Rest kann er eine Nachricht aufnehmen. Bei einer komplexen oder emotionalen Situation ersetzt er keinen Menschen, und er sollte es auch nicht versuchen.
Was ist der Unterschied zu einem Telefonservice?
Ein Telefonservice übergibt Ihre Anrufe zu festen Zeiten an Menschen, mit Kosten, die mit dem Volumen steigen. Ein Agent nimmt zu jeder Uhrzeit ab, übernimmt mehrere Anrufe gleichzeitig und kostet ein festes Abonnement. Unser Vergleich stellt beide gegenüber.
Weiß der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Der Agent sagt es zu Beginn des Anrufs. Das ist eine Pflicht aus der europäischen KI-Verordnung für Systeme, die mit Menschen kommunizieren, und genau das gibt dem Anrufer Sicherheit. Der Leitfaden zu AI Act und DSGVO erklärt den Rahmen.
Die Nummer und die Anrufe
Muss ich meine Nummer wechseln?
Nein. Ihr Telefon klingelt weiterhin bei Ihnen. Eine bedingte Anrufumleitung schickt dem Agenten die Anrufe, die Sie nicht annehmen. Sie behalten Ihre bisherige Nummer, nach Wahl per Anrufumleitung auf Ihren Agenten oder, in Frankreich, per Rufnummernmitnahme, in allen Tarifen. Eine neue Nummer ist ab der Testphase ebenfalls inklusive, wenn Sie lieber neu anfangen.
Was ist eine bedingte Anrufumleitung?
Eine Einstellung Ihres Anschlusses, die den Anruf nur dann an eine andere Nummer weiterleitet, wenn Sie nicht abnehmen, wenn Sie schon telefonieren oder wenn Ihr Handy nicht erreichbar ist. Sie wird mit einem Code eingerichtet, den Sie über die Tastatur eingeben, in einer Minute. Die Anleitung nennt die Codes je nach Netzbetreiber.
Kann ich meine Nummer behalten, wenn ich alles dem Agenten überlasse?
Ja, nach Wahl: per Anrufumleitung, wobei Sie Ihren Netzbetreiber behalten, oder, in Frankreich, per Rufnummernmitnahme, bei der Sie Ihre Nummer mit Ihrem RIO-Code, den Sie unter der 3179 erhalten, zum Netzbetreiber des Agenten übertragen. Bei Sayelo sind Umleitung wie Rufnummernmitnahme in allen Tarifen möglich, und das Sayelo-Team kümmert sich um die Mitnahme, innerhalb weniger Werktage. Der Leitfaden zur Rufnummernmitnahme beschreibt das Vorgehen.
Nimmt der Agent mehrere Anrufe gleichzeitig an?
Ja, je nach Tarif. Das ist einer der großen Unterschiede zu einem klassischen Anschluss, der besetzt ist, sobald Sie telefonieren. Prüfen Sie die Zahl der gleichzeitigen Anrufe in jedem Tarif.
Kann er einen Anruf auf mein Handy weiterleiten?
Ja, wenn eine Regel es vorsieht: Notfall, Stichwort, Vorzugskunde, ausdrücklicher Wunsch. Diese Regeln legen Sie im Betriebsprofil fest. Die Weiterleitung erfolgt direkt, ohne Ankündigung: Nehmen Sie nicht ab, landet der Anrufer auf Ihrer Mailbox. Sorgen Sie also für eine Nummer, unter der jemand abnimmt, oder für eine aktuelle Mailbox-Ansage.
Ruft er meine Kunden an meiner Stelle an?
Nein. Der KI-Agent bearbeitet eingehende Anrufe: Er betreibt keine Kaltakquise und startet keine Kampagnen mit ausgehenden Anrufen, das ist ein anderer Dienst mit anderen Regeln. Bei Sayelo können Sie selbst Ihre Kunden anrufen, von Ihrem Computer oder Telefon aus, mit der Nummer Ihres Agenten, sobald die ausgehenden Anrufe aktiviert sind (vorerst nur in Frankreich, bald in Ihrem Land verfügbar). Sie sprechen selbst, und der Anruf wird weder aufgezeichnet noch transkribiert. Ihre Kunden sehen die Nummer des Agenten: Rufen sie zurück, nimmt er ab.
Der Kalender und die Aktionen
Welche Kalender werden angebunden?
Bei Sayelo: Google Calendar, Microsoft 365 und Cal.com. Andere Kalender und Branchensoftware werden auf Anfrage geprüft. Der Agent liest die Verfügbarkeiten in Echtzeit und trägt den Termin direkt ein.
Hält er meine Terminregeln ein?
Ja, wenn Sie sie ihm geben: Dauer je Terminanlass, freigegebene Zeitfenster, Mindestvorlauf, Pufferzeit, Höchstzahl pro Tag. Der Leitfaden zur Terminvereinbarung listet auf, was Sie festlegen sollten.
Schickt er eine Bestätigung?
Ja, per SMS an den Anrufer, mit Datum, Uhrzeit, Adresse und Ihren Hinweisen. Und Sie erhalten zu jedem Anruf eine Zusammenfassung per E-Mail.
Was macht er für ein Restaurant oder ein Hotel?
Er nimmt die Reservierung oder die Bestellung auf und übermittelt sie an den Verantwortlichen, im Kalender und per zusammenfassender E-Mail. Kassensysteme und Hotelsoftware werden auf Anfrage geprüft.
Kann er meine Preise nennen?
Nur die, die Sie ihm mitgeteilt haben. Er erfindet weder Preise noch Fristen. Für ein Angebot sammelt er die Angaben und überlässt Ihnen die Kalkulation.
Die Limits
Was passiert, wenn er etwas nicht versteht?
Er bittet um Wiederholung, formuliert um und nimmt, wenn es nicht klappt, Kontaktdaten und Anliegen auf, damit Sie zurückrufen, oder leitet weiter, wenn Sie das vorgesehen haben. Die Zusammenfassung sagt Ihnen, was passiert ist.
Versteht er Akzente, Hintergrundlärm, seltene Vornamen?
Akzente in der Regel ja, bei starkem Lärm mit Grenzen. Namen, Nummern und Adressen werden bestätigt, indem er sie wiederholen oder buchstabieren lässt. Der technische Leitfaden erklärt, wie.
Spricht er andere Sprachen?
Standardmäßig spricht er die Sprache Ihres Landes. Bei Sayelo sind fast 100 Sprachen in allen Tarifen ohne Aufpreis enthalten; der Agent erkennt die Sprache des Anrufers und spricht in dieser weiter, wenn sie aktiviert ist.
Kann er mit einem medizinischen Notfall umgehen?
Nein, und das darf er auch nicht. Er wendet eine einfache Regel an: bei Lebensgefahr den Notruf wählen; bei einem Notfall für die Praxis ein reservierter Termin oder eine Weiterleitung an den Behandelnden, je nach Ihren Vorgaben. Nie eine medizinische Einschätzung.
Ein verärgerter Kunde, ein Werbeanrufer, ein Scherzanruf?
Er bleibt höflich, hört zu, notiert und sagt nichts verbindlich zu. Ein Werbeanrufer wird an seinem Anliegen erkannt und gebeten, schriftlich Kontakt aufzunehmen. Ein Scherzanruf erhält eine kurze Antwort, und das Gespräch endet. Alles steht in der Zusammenfassung.
Die Daten
Wo werden meine Daten gehostet?
Das hängt vom Anbieter ab, und von jedem Baustein seiner Kette. Bei Sayelo werden die Daten in Frankreich bei einem für Gesundheitsdaten zertifizierten Hoster gehostet, und der Auftragsverarbeitungsvertrag nennt die eingesetzten Dienstleister.
Werden die Anrufe aufgezeichnet?
Nicht unbedingt. Der Agent arbeitet mit der Transkription, um die Zusammenfassung zu erstellen. Die Audioaufzeichnung ist eine Option mit klaren Regeln (in Frankreich gibt sie die CNIL vor, die französische Datenschutzbehörde): Information, Widerspruchsrecht, begrenzte Dauer. Wenn Sie sie nicht brauchen, aktivieren Sie sie nicht.
Werden meine Gespräche zum Training einer KI verwendet?
Bei Sayelo nicht. Ihre Daten dienen ausschließlich dem Betrieb Ihres Agenten. Sie werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Bei einem anderen Anbieter prüfen Sie diese Klausel im Vertrag.
Was muss ich auf meiner Website angeben?
Eine Informationsseite zur Verarbeitung der Anrufe: Zweck, Dienstleister, Hosting, Speicherdauer, Rechte und Kontakt. Der Leitfaden zur DSGVO liefert die Checkliste.
Der Preis
Was kostet das?
Bei Sayelo liegt der Einstieg bei 39 € zzgl. MwSt. pro Monat, mit Nummer, SMS, Kalendern und Zusammenfassung inklusive, ohne Vertragsbindung. Die Preisseite beschreibt jeden Tarif im Detail, und der Preisleitfaden erklärt, wie Sie mit anderen Lösungen vergleichen.
Was passiert, wenn die Minuten aufgebraucht sind?
Das hängt vom Angebot ab: automatische Abrechnung der Überschreitung, Wechsel in den höheren Tarif oder Aufladung auf Ihre Initiative. Bei Sayelo gibt es keine automatische Überschreitung: Sie buchen eine Aufladung, wenn Sie möchten.
Gibt es eine Testphase?
Ja, 14 Tage, mit Ihrem eigenen Geschäft und einer Nummer inklusive. Die dreiminütige Demo ist dagegen kostenlos und ohne Zahlungskarte.
Wie finde ich heraus, ob es sich für mich lohnt?
Erfassen Sie zwei Wochen lang Ihre verpassten Anrufe und vergleichen Sie, was sie Sie kosten, mit dem Preis eines Tarifs. Der Leitfaden zu den Kosten eines verpassten Anrufs liefert die Methode, und der Simulator rechnet mit Ihren Zahlen.
Nach Branche
Passt das zu meiner Branche?
Wir haben eine Seite pro Branche geschrieben, mit einem Anrufszenario: Installateur, Zahnarzt, Anwalt und Dutzende weitere in der Branchenübersicht. Ist Ihre nicht dabei, ist das Betriebsprofil frei gestaltbar: Der Agent passt sich an.
