Trois façons de facturer un secrétariat téléphonique
Quand on cherche le prix d’un secrétariat téléphonique, on tombe sur des chiffres qui ne se comparent pas entre eux : un prix par appel, un prix par mois, un prix par minute, un prix par poste. Ce n’est pas de la mauvaise volonté. Ce sont trois familles de services, avec trois logiques de coût.
La permanence téléphonique humaine
Un centre de télésecrétariat prend vos appels avec des téléopérateurs, pendant des plages horaires définies. Le prix se compose en général d’un abonnement mensuel, d’un prix par appel traité ou d’un forfait d’appels, et d’options facturées à part : prise de rendez-vous dans votre agenda, plages étendues le soir ou le samedi, transfert d’appel, messages par SMS. S’ajoutent souvent des frais de mise en service et un engagement de plusieurs mois. Le coût est donc très sensible à votre volume : un mois chargé coûte plus cher qu’un mois calme.
Le standard téléphonique cloud
Un standard cloud se facture par utilisateur et par mois. Il route les appels de votre équipe, affiche des statistiques, enregistre les conversations. Il ne répond pas à votre place : si personne ne décroche, l’appel finit sur un répondeur ou une file d’attente. Son prix ne se compare donc pas à celui d’un secrétariat, il s’y ajoute parfois. Notre comparatif explique pourquoi les deux sont complémentaires.
L’agent vocal IA
Pour le détail des modèles de facturation propres aux agents vocaux IA, les fourchettes relevées et les coûts cachés, voyez le guide du prix d’un agent vocal IA.
Un agent vocal IA répond à chaque appel, à toute heure, et se facture soit par abonnement avec un volume de minutes inclus, soit au réel, à la minute consommée, soit par abonnement assorti d’un prix à la minute au-delà du forfait. Le prix dépend peu de l’heure de l’appel, puisque la nuit et le week-end ne coûtent pas plus cher à une machine. Il dépend en revanche de ce qui est compris dans l’abonnement, et c’est là que les offres diffèrent vraiment.
Ce qui fait monter ou baisser le prix
Quelle que soit la famille, sept variables décident de votre facture.
- Le volume d’appels. C’est la variable principale. Une entreprise qui reçoit dix appels par jour et une autre qui en reçoit cinquante n’ont pas besoin du même service.
- La durée moyenne d’un appel. Une prise de rendez-vous est courte. Une qualification de devis avec dix questions est plus longue. Sur une facturation à la minute, la différence se voit.
- Les horaires couverts. Pour une permanence humaine, le soir, le samedi et les jours fériés sont des options. Pour un agent vocal, ils sont compris.
- La prise de rendez-vous. Chez certains télésecrétariats, c’est une option. Chez un agent vocal, c’est la fonction de base, mais vérifiez que vos agendas sont connectés.
- Les transferts et les SMS. Un transfert d’appel vers votre mobile et un SMS de confirmation ont un coût télécom. Ils sont inclus ou non.
- Le nombre d’appels simultanés. Un agent qui ne prend qu’un appel à la fois laisse sonner le second occupé. Les offres plus chères en prennent plusieurs.
- L’engagement. Un tarif annuel est plus bas qu’un tarif mensuel, au prix de la liberté de partir.
Les frais à repérer avant de signer
Le prix affiché est rarement le prix payé. Posez ces questions, par écrit, et gardez les réponses.
- Les frais de mise en service. Une configuration faite par un ingénieur se facture parfois plusieurs centaines d’euros. Une configuration que vous faites vous-même est gratuite, mais prend un peu de votre temps.
- Le dépassement. Au-delà des minutes ou des appels inclus, que se passe-t-il ? Facturation automatique à la minute, bascule vers l’offre supérieure, ou blocage jusqu’à ce que vous rechargiez ? C’est le poste qui crée les mauvaises surprises.
- Le numéro de téléphone. Est-il inclus ? Est-ce un numéro français ? Pouvez-vous porter le vôtre, et à quel prix ?
- La portabilité et la résiliation. Récupérer son numéro en partant doit être possible et gratuit, ou au moins annoncé.
- Les options. Langues supplémentaires, voix, agendas, CRM, webhooks : certaines solutions les vendent à part.
- Le minimum de facturation. Une offre « au réel » peut cacher un minimum mensuel.
La méthode pour comparer deux offres
Une comparaison honnête se fait sur un mois type, avec vos chiffres. Voici la méthode que nous recommandons, elle tient sur une feuille.
- Comptez vos appels entrants pendant une semaine, y compris ceux que vous avez manqués. Le journal d’appels de votre mobile et celui de votre box suffisent.
- Estimez la durée moyenne d’un appel chez vous. Si vous ne savez pas, chronométrez cinq appels de prise de rendez-vous.
- Multipliez : appels par semaine × 4,3 × durée moyenne = minutes par mois. Ajoutez un quart pour les mois chargés.
- Pour chaque offre, calculez le coût mensuel complet : abonnement, plus dépassement éventuel sur votre volume, plus options nécessaires, plus frais de mise en service lissés sur douze mois.
- Divisez par le nombre d’appels traités : vous obtenez un coût par appel, comparable d’une offre à l’autre.
- Mettez ce coût en face de ce que rapporte un appel décroché. C’est l’objet de notre guide sur le coût d’un appel manqué, et le simulateur fait ce calcul avec vos propres valeurs.
Un exemple avec nos propres chiffres, pour montrer le raisonnement. Supposons une entreprise qui reçoit une quarantaine d’appels par semaine, d’une durée moyenne de deux minutes et demie : cela fait environ 430 minutes par mois. L’offre Essentiel de Sayelo, avec ses 250 minutes, serait trop juste ; l’offre Pro, avec 500 minutes, couvre le besoin avec une marge, et le coût par appel se calcule en divisant son prix par les 170 appels mensuels environ. Faites le même calcul avec chaque offre que vous étudiez, et vous verrez vite laquelle est réellement la moins chère pour vous.
La grille Sayelo
Voici nos tarifs, tels qu’ils sont publiés. Ils sont hors taxes, mensuels, et sans engagement.
| Offre | Pour qui | Minutes incluses | SMS inclus | Prix HT par mois |
|---|---|---|---|---|
| Solo | Pour les indépendants | 100 min | 50 | 39 € |
| Essentiel | Pour les TPE | 250 min | 100 | 79 € |
| Pro | Pour les équipes | 500 min | 200 | 149 € |
| Business | Pour les structures | 1500 min | 400 | 279 € |
Sans engagement, essai gratuit de 14 jours. En formule annuelle, l'abonnement revient à dix mois sur douze. Le détail à jour est sur la page des tarifs.
Ce que chaque offre comprend : le numéro de téléphone, les SMS de confirmation dans la limite indiquée, les agendas connectés (Google Calendar, Microsoft 365, Cal.com), le récapitulatif de chaque appel par email, l’annonce de l’IA en début d’appel, et un hébergement en France certifié pour les données de santé. Il n’y a ni frais de mise en service, ni dépassement automatique : quand les minutes du mois sont consommées, vous décidez d’ajouter une recharge, ou non. Vous gardez votre numéro actuel, au choix : par renvoi d’appel vers votre agent, sur toutes les offres, ou par portabilité, en option à partir de l’offre Pro. Un nouveau numéro est aussi inclus dès l’essai, si vous préférez repartir de zéro.
Permanence humaine ou agent vocal : lequel coûte le moins ?
Sur une amplitude horaire équivalente, c’est en général l’agent vocal, parce qu’il ne facture ni la nuit, ni le week-end, ni l’appel supplémentaire d’un mois chargé. Mais le prix ne suffit pas à décider. Une permanence humaine apporte une écoute humaine, et c’est précieux pour une clientèle fragile ou pour des demandes complexes. Un agent vocal apporte une disponibilité totale et une action immédiate sur votre agenda, à un coût prévisible. Beaucoup d’entreprises combinent les deux : une secrétaire sur place aux heures de pointe, un agent pour le reste. Notre comparatif entre agent vocal IA et permanence téléphonique met les deux face à face, critère par critère.
Les questions à poser à un prestataire
Avant de signer, demandez par écrit :
- le prix mensuel complet sur votre volume, dépassement inclus ;
- ce qui se passe quand le volume est dépassé ;
- si le numéro est inclus, et le coût de la portabilité du vôtre ;
- quels agendas sont connectés sans outil intermédiaire ;
- où sont hébergées les données, et avec quelle certification si vous êtes un professionnel de santé ;
- combien d’appels simultanés sont pris ;
- la durée de l’essai, et s’il demande une carte bancaire ;
- les conditions de résiliation.
Si une réponse manque, c’est une information en soi. Nos comparatifs répondent à ces questions pour les principales solutions du marché, avec la date du relevé et la source, et le guide complet du secrétariat téléphonique IA reprend l’ensemble du sujet, du fonctionnement à la mise en place.
