O que uma chamada pode enviar, e para onde
Após cada chamada, a Sayelo dispõe de tudo o que é preciso para alimentar as suas ferramentas: os dados da chamada (duração, número, resultado, agente), a ficha de contacto de quem ligou (nome próprio, apelido, empresa), o resumo da conversa, a análise (pontos-chave, ações a realizar, sentimento) e uma ligação para a ficha da chamada, onde se encontram a transcrição e a gravação. Há três caminhos para os fazer sair.
| Sellsy (nativo) | monday.com (nativo) | Webhooks de saída | |
|---|---|---|---|
| Reconhece quem liga logo ao atender | Sim | Sim | Não aplicável |
| O que é escrito | Uma atividade «chamada telefónica» na ficha existente | O relatório nas atualizações do processo, se o ativar | Os dados da chamada, enviados para o endereço à sua escolha |
| Cria ou altera fichas | Nunca | Não altera os seus processos | Depende da sua ferramenta |
| Serviço adicional | Nenhum | Indicar a quem liga a fase do seu processo | Nenhum |
| Ligação | Autorização no Sellsy | Token de API do monday | Endereço de receção e segredo de assinatura |
Sellsy: reconhecer e registar, nada mais
A integração Sellsy, validada pelo Sellsy, faz duas coisas.
- Reconhece os seus clientes. Ao atender, o agente procura o número de quem liga no seu diretório Sellsy. Se a pessoa lá constar, cumprimenta-a pelo nome em vez de lhe perguntar quem é.
- Regista cada chamada na ficha certa. No fim da chamada, é adicionada uma atividade «chamada telefónica» à ficha do contacto ou da empresa: resultado, duração, resumo da conversa e ligação para a ficha de chamada Sayelo. Fica registada nos minutos que se seguem ao fim da chamada, depois de esta ser analisada.
O âmbito é propositadamente restrito. A Sayelo lê os nomes e os números dos seus contactos, e nada mais: orçamentos, faturas, encomendas, oportunidades e documentos nunca são consultados. Nenhuma ficha é criada em seu lugar, e quem liga sem constar do Sellsy não gera nenhum registo.
A ligação usa o protocolo OAuth 2 do Sellsy: inicia sessão no Sellsy, sem palavra-passe nem chave técnica para copiar. O acesso pode ser revogado a qualquer momento, a partir da Sayelo ou da sua conta Sellsy, e os tokens de acesso são encriptados em repouso. Dois interruptores independentes ativam o reconhecimento e o registo das chamadas, e a integração está incluída nos planos, sem custo adicional. Para ser reconhecido, um cliente tem de ter o número no campo telefone ou telemóvel da sua ficha; um número oculto não pode ser reconhecido, e uma ficha arquivada é ignorada. Está tudo detalhado na página da integração Sellsy.
monday.com: reconhecer, informar, registar
A integração monday.com oferece três serviços, que ativa separadamente.
- Reconhecer quem liga. Se o número constar de uma coluna Telefone de um dos seus quadros, o agente cumprimenta quem liga pelo nome.
- Indicar a fase de um processo. Quando lhe perguntam «em que ponto está o meu processo?», o agente encontra a linha e indica a fase atual, com a frase que escolheu. Para uma fase sensível, como recusa, litígio ou cancelamento, pode pedir-lhe que anote uma mensagem sem dizer nada sobre o estado. Se o ativar, o agente também confirma a identidade de quem liga antes de responder; perante um número desconhecido, pede a referência do processo, ou o nome e a cidade, e não revela nada sem correspondência.
- Escrever o relatório da chamada nas atualizações do processo. Este serviço está desativado por predefinição. O agente só escreve este relatório: não altera os seus processos.
O agente só lê as colunas que autorizar, quadro a quadro. Palavras-passe, códigos, montantes, dados bancários e anexos nunca lhe são transmitidos. O seu token de API é verificado, depois encriptado, e nunca mais é apresentado. Antes da entrada em funcionamento, um teste com o número à sua escolha repete o reconhecimento e o estado. Numa imobiliária, é isto que permite a um vendedor saber em que fase está o seu processo sem esperar que um consultor lhe ligue de volta. O detalhe está na página da integração monday.com.
Um limite a ter em conta: só se liga um software de gestão de cada vez, Sellsy ou monday.com.
Os webhooks: para todas as outras ferramentas
O seu CRM não é o Sellsy nem o monday.com? Os webhooks de saída enviam cada chamada tratada para o seu CRM, a sua ferramenta de tickets, o seu planeamento ou o seu software de gestão.
Dois eventos, que escolhe webhook a webhook:
| Evento | Enviado quando |
|---|---|
call.completed | Uma chamada foi tratada pelo agente, com a duração, o resultado, o resumo e a análise |
message.taken | O agente anotou uma mensagem ou um pedido para ligar de volta |
O conteúdo. Cada envio contém os dados da chamada, a ficha de contacto do diretório, o resumo, a análise estruturada e uma ligação para a ficha da chamada. O áudio e a transcrição nunca passam pelo webhook: continuam disponíveis para consulta na aplicação.
A configuração. Cola o endereço de receção do seu software e escolhe os eventos; o segredo de assinatura é gerado automaticamente. Um teste verifica a ligação de imediato, e um registo apresenta as últimas entregas com o respetivo estado. Um interruptor, na configuração de cada agente, suspende o envio das chamadas desse agente sem mexer nos outros.
A segurança e a fiabilidade. Cada envio é assinado em HMAC-SHA256 com o seu segredo: ao recalcular a assinatura, o seu software verifica que o envio vem da Sayelo e não foi alterado. Em caso de falha, o pedido é reenviado automaticamente, com o mesmo identificador de entrega, o que evita duplicados.
Para um contabilista, é o caminho para a ferramenta de gestão do gabinete. Os webhooks estão incluídos em todos os planos; a documentação dos webhooks indica os cabeçalhos e dá um exemplo de envio.
Contacto, oportunidade, tarefa para ligar de volta: quem cria o quê?
A pergunta surge muitas vezes, e a resposta cabe numa frase: o agente transmite factos, a sua ferramenta decide o que fazer com eles.
- O contacto. As integrações nativas não criam nenhuma ficha. Já o webhook transporta o nome próprio, o apelido e a empresa de quem liga: se a sua ferramenta estiver configurada para isso, pode criar ou completar um contacto quando o recebe.
- A oportunidade. Nenhuma das duas integrações nativas lhe toca, e o Sellsy nem sequer as consulta. Se quiser que a chamada de um potencial cliente se torne uma oportunidade, isso configura-se do lado da receção do webhook, consoante o que a sua ferramenta permite: consulte a documentação dela.
- A tarefa para ligar de volta. O evento
message.takenserve para isso: um «ligue-me de volta» pode tornar-se uma tarefa ou um ticket na sua ferramenta de acompanhamento, em vez de ficar perdido numa caixa de correio.
Esta divisão mantém o controlo do seu CRM do seu lado. E quanto melhores forem as perguntas que o agente faz durante a chamada, mais úteis são os dados enviados: o nosso guia sobre a qualificação das chamadas recebidas ajuda a escrevê-las.
Escolher o caminho certo
- Os seus clientes estão no Sellsy: a integração nativa, para o reconhecimento e o histórico das chamadas na ficha.
- Os seus processos são acompanhados no monday.com: a integração nativa, sobretudo se os seus clientes ligam para saber em que ponto está o processo.
- Utiliza outra ferramenta: os webhooks, desde que a sua ferramenta saiba receber um webhook, diretamente ou através de um conector.
- A sua ferramenta não está coberta: a equipa Sayelo estuda as integrações específicas caso a caso, escreva-nos.
O CRM não substitui o resumo enviado por e-mail após cada chamada: prolonga-o. O nosso guia sobre como ligar de volta aos clientes explica como tirar partido dele. Já as marcações não passam pelo CRM: são feitas diretamente no Google Calendar, Microsoft 365 ou Cal.com, como explica o nosso guia sobre as agendas Microsoft 365 e Cal.com.
Todas as ligações estão reunidas na página das integrações. Para comparar as soluções em todos os critérios, veja o nosso comparativo dos agentes de voz para microempresas, e a página dos preços para o detalhe dos planos.
