Cosa può inviare una chiamata, e dove
Dopo ogni chiamata, Sayelo dispone di tutto ciò che serve per alimentare i suoi strumenti: i dati della chiamata (durata, numero, esito, agente), la scheda contatto del chiamante (nome, cognome, azienda), il riepilogo della conversazione, l'analisi (punti chiave, azioni da svolgere, sentiment) e un link alla scheda della chiamata, dove si trovano la trascrizione e la registrazione. Tre strade permettono di farli uscire.
| Sellsy (nativo) | monday.com (nativo) | Webhook in uscita | |
|---|---|---|---|
| Riconosce il chiamante appena risponde | Sì | Sì | Non applicabile |
| Cosa viene scritto | Un'attività «chiamata telefonica» sulla scheda esistente | Il resoconto nel thread della pratica, se lo attiva | I dati della chiamata, inviati all'indirizzo che sceglie |
| Crea o modifica schede | Mai | Non modifica le sue pratiche | Dipende dal suo strumento |
| Servizio aggiuntivo | Nessuno | Comunicare al chiamante la fase della sua pratica | Nessuno |
| Connessione | Autorizzazione su Sellsy | Token API monday | Indirizzo di ricezione e segreto di firma |
Sellsy: riconoscere e registrare, nient'altro
L'integrazione Sellsy, approvata da Sellsy, fa due cose.
- Riconosce i suoi clienti. Appena risponde, l'agente cerca il numero del chiamante nella sua rubrica Sellsy. Se la persona vi compare, la saluta per nome invece di chiederle chi è.
- Registra ogni chiamata nella scheda giusta. Alla fine della chiamata, un'attività «chiamata telefonica» viene aggiunta alla scheda del contatto o dell'azienda: esito, durata, riepilogo della conversazione e link alla scheda della chiamata in Sayelo. Viene inserita entro pochi minuti dal riaggancio, una volta analizzata la chiamata.
Il perimetro è volutamente ristretto. Sayelo legge i nomi e i numeri dei suoi contatti, e nient'altro: preventivi, fatture, ordini, opportunità e documenti non vengono mai consultati. Nessuna scheda viene creata al posto suo, e un chiamante sconosciuto a Sellsy non genera alcuna scrittura.
La connessione passa dal protocollo OAuth 2 di Sellsy: lei accede al suo account Sellsy, senza password né chiave tecnica da copiare. L'accesso è revocabile in qualsiasi momento, da Sayelo o dal suo account Sellsy, e i token di accesso sono cifrati a riposo. Due interruttori indipendenti attivano il riconoscimento e la registrazione delle chiamate, e l'integrazione è inclusa nei piani, senza costi aggiuntivi. Per essere riconosciuto, un cliente deve avere il suo numero nel campo telefono o cellulare della sua scheda; un numero nascosto non può esserlo, e una scheda archiviata viene ignorata. Tutti i dettagli sono nella pagina dell'integrazione Sellsy.
monday.com: riconoscere, informare, registrare
L'integrazione monday.com offre tre servizi, che si attivano separatamente.
- Riconoscere i chiamanti. Se il numero compare in una colonna Telefono di una delle sue board, l'agente saluta il chiamante per nome.
- Comunicare la fase di una pratica. Alla domanda «a che punto è la mia pratica?», l'agente ritrova la riga e comunica la fase in corso, con la frase che lei ha scelto. Per una fase delicata, come un rifiuto, un contenzioso o un annullamento, può chiedergli di prendere un messaggio senza dire nulla sullo stato. Se lo attiva, conferma anche l'identità del chiamante prima di rispondere; davanti a un numero sconosciuto, chiede il riferimento della pratica, oppure il nome e la città, e non rivela nulla se i dati non corrispondono.
- Scrivere il resoconto della chiamata nel thread della pratica. Questo servizio è disattivato per impostazione predefinita. L'agente scrive solo questo resoconto: non modifica le sue pratiche.
L'agente legge solo le colonne che lei autorizza, board per board. Password, codici, importi, coordinate bancarie e allegati non gli vengono mai trasmessi. Il suo token API viene verificato, poi cifrato, e non viene mai più mostrato. Prima dell'attivazione, un test con il numero che preferisce riproduce il riconoscimento e lo stato. In un'agenzia immobiliare, è ciò che permette a chi vende di conoscere la fase della sua pratica senza aspettare che un consulente lo richiami. I dettagli sono nella pagina dell'integrazione monday.com.
Un limite da conoscere: si collega un solo gestionale alla volta, Sellsy o monday.com.
I webhook: per tutti gli altri strumenti
Il suo CRM non è né Sellsy né monday.com? I webhook in uscita inviano ogni chiamata gestita al suo CRM, al suo sistema di ticketing, alla sua pianificazione o al suo gestionale di settore.
Due eventi, da scegliere webhook per webhook:
| Evento | Inviato quando |
|---|---|
call.completed | Una chiamata è stata gestita dall'agente, con durata, esito, riepilogo e analisi |
message.taken | L'agente ha preso un messaggio o una richiesta di richiamata |
Il contenuto. Ogni invio contiene i dati della chiamata, la scheda contatto della rubrica, il riepilogo, l'analisi strutturata e un link alla scheda della chiamata. L'audio e la trascrizione non passano mai dal webhook: restano consultabili nell'applicazione.
La configurazione. Incolla l'indirizzo di ricezione del suo software e sceglie gli eventi; il segreto di firma viene generato automaticamente. Un test verifica subito la connessione, e un registro mostra le ultime consegne con il loro stato. Un interruttore, nella configurazione di ogni agente, sospende l'invio delle sue chiamate senza toccare gli altri.
Sicurezza e affidabilità. Ogni invio è firmato HMAC-SHA256 con il suo segreto: ricalcolando la firma, il suo software verifica che l'invio provenga da Sayelo e non sia stato modificato. In caso di errore, la richiesta viene reinviata automaticamente, con lo stesso identificativo di consegna, il che evita i doppioni.
Per un commercialista, è la strada verso il gestionale dello studio. I webhook sono inclusi in tutti i piani; la documentazione dei webhook riporta le intestazioni e un esempio di invio.
Contatto, opportunità, attività di richiamata: chi crea cosa?
La domanda torna spesso, e la risposta sta in una frase: l'agente trasmette dei fatti, il suo strumento decide cosa farne.
- Il contatto. Le integrazioni native non creano alcuna scheda. Il webhook, invece, trasporta il nome, il cognome e l'azienda del chiamante: se il suo strumento è configurato per farlo, può creare o completare un contatto alla ricezione.
- L'opportunità. Nessuna delle due integrazioni native le tocca, e Sellsy non le consulta nemmeno. Se vuole che la chiamata di un potenziale cliente diventi un'opportunità, lo si imposta sul lato ricezione del webhook, secondo ciò che consente il suo strumento: verifichi la sua documentazione.
- L'attività di richiamata. L'evento
message.takenserve proprio a questo: un «mi richiami» può diventare un'attività o un ticket nel suo strumento di monitoraggio, invece di restare in una casella e-mail.
Questa ripartizione lascia a lei il controllo del suo CRM. E più l'agente pone le domande giuste durante la chiamata, più i dati inviati sono utili: la nostra guida alla qualificazione delle chiamate in entrata aiuta a scriverle.
Scegliere la strada giusta
- I suoi clienti sono in Sellsy: l'integrazione nativa, per il riconoscimento e lo storico delle chiamate nella scheda.
- Le sue pratiche sono gestite in monday.com: l'integrazione nativa, soprattutto se i suoi clienti chiamano per sapere a che punto sono.
- Usa un altro strumento: i webhook, a condizione che il suo strumento sappia ricevere un webhook, direttamente o tramite un connettore.
- Il suo strumento non è coperto: il team Sayelo valuta le integrazioni specifiche caso per caso, ci scriva.
Il CRM non sostituisce il riepilogo inviato via e-mail dopo ogni chiamata: lo prolunga. La nostra guida per richiamare i clienti spiega come sfruttarlo. Gli appuntamenti, invece, non passano dal CRM: vengono fissati direttamente in Google Calendar, Microsoft 365 o Cal.com, come spiega la nostra guida sulle agende Microsoft 365 e Cal.com.
Tutte le connessioni sono riunite nella pagina delle integrazioni. Per confrontare le soluzioni su tutti i criteri, veda il nostro confronto degli agenti vocali per microimprese, e la pagina dei prezzi per il dettaglio dei piani.
