KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen: Jeder Schadensfall wird erfasst, auch am Abend.
Sayelo, der KI-Sprachagent und KI-Telefonassistent für Haus- und Mietverwaltungen, nimmt rund um die Uhr ab. Gebäude und Einheit erkannt, Schadensfall erfasst, Bereitschaftsdienst am Abend ausgelöst, nicht dringende Anrufe an den richtigen Verwalter geleitet: Der Agent übernimmt die Telefonzentrale der Verwaltung. Ab 39 € zzgl. MwSt./Monat, kostenlose Testphase von 14 Tagen, ohne Einrichtungsgebühren.
Ein Wasserschaden im dritten Stock, ein feststeckender Aufzug, eine Haustür, die nicht mehr schließt, und dahinter hundert Eigentümer und Mieter, die wegen einer Mietquittung, der Nebenkosten oder einer Versammlung anrufen. Sayelo nimmt zu jeder Stunde ab, erkennt Gebäude und Einheit, erfasst den Schadensfall, löst den Bereitschaftsdienst nach Ihren Regeln aus und leitet Nicht-Dringendes per Nachricht an den richtigen Verwalter weiter. Die KI gibt sich gleich im ersten Satz zu erkennen.
danach ab 39 € zzgl. MwSt./Monat · ohne Vertragsbindung · die KI gibt sich bei jedem Anruf zu erkennen
Eine Haus- oder Mietverwaltung ist eine Telefonzentrale für sich. Dutzende Gebäude, Tausende Einheiten und eine einzige Nummer, über die die Wasserschäden am Abend, die feststeckenden Aufzüge am Wochenende und die Nebenkostenfragen unter der Woche ankommen. Die Verwalter können weder alles annehmen noch alles durchgehen lassen.
Der KI-Telefonassistent von Sayelo nimmt zu jeder Stunde ab. Er stellt sich als KI-Assistent vor, findet Gebäude, Einheit und zuständigen Verwalter, stellt die Sicherheitsfragen, erfasst den Schadensfall mit einer Vorgangsnummer, löst den Bereitschaftsdienst nach Ihren Regeln aus und legt die Anfrage per Webhook in Ihrer Software an. Nicht dringende Anrufe werden zu präzisen Nachrichten für den richtigen Verwalter, und Dienstleister folgen den Anweisungen des jeweiligen Gebäudes. Er äußert sich nie zu Haftung, Kostenübernahme oder Beträgen.
Der Alltag
Was Haus- und Mietverwaltungen am Telefon erleben.
Hunderte Anrufe für eine einzige Telefonzentrale
Eine Verwaltung betreut Dutzende Gebäude und Tausende Einheiten. Eigentümer, Mieter, Verwaltungsbeiräte, Dienstleister: Alle rufen dieselbe Nummer an, für Notfälle wie für Fragen, die eine Woche warten könnten.
Die Notfälle kommen abends und am Wochenende
Ein Wasserschaden um 22 Uhr, ein feststeckender Aufzug am Samstag, eine ausgefallene Zentralheizung im Januar. Der Bereitschaftsdienst existiert, aber der Anruf muss ihn auch erreichen, mit der genauen Adresse und der Art des Problems.
Verwalter, die vom Telefon überrollt werden
Jeder nicht dringende Anruf, der einen Verwalter erreicht, unterbricht einen Vorgang, die Vorbereitung einer Versammlung, einen Angebotsvergleich. Die eigentliche Arbeit wird abends erledigt, und morgens geht es mit den Anrufen weiter.
Erkennen, wer anruft und für welche Einheit
Bevor man antwortet, muss man wissen, um welches Gebäude es geht, welche Einheit, welcher Verwalter zuständig ist und ob der Anrufer Eigentümer, Mieter oder Dienstleister ist. Die Telefonzentrale sortiert das Dutzende Male am Tag aufs Neue.
Was kosten Sie Ihre verpassten Anrufe? Rechnen Sie es in einer Minute mit dem Simulator aus.
Was der Agent macht
Was Ihr KI-Telefonassistent für eine Hausverwaltung macht.
Erkennt Gebäude, Einheit und Verwalter
Anhand der Adresse, des Namens oder der Nummer des Anrufers findet der Agent Gebäude, Einheit und zuständigen Verwalter, dank der Liste, die Sie ihm geben, oder Ihrer Kontakte in Sellsy oder monday.com. Er wendet die Anweisungen des jeweiligen Gebäudes an.
Erfasst jeden Schadensfall
Wasserschaden, Aufzugsstörung, Zentralheizung, Haustür, Leck im Gemeinschaftseigentum. Er notiert Adresse, Stockwerk und Art des Problems, ob eine Gefahr besteht oder jemand eingeschlossen ist, und legt die Anfrage mit einer Vorgangsnummer an.
Löst den Bereitschaftsdienst nach Ihren Regeln aus
Sie legen fest, was den Bereitschaftsdienst rechtfertigt, wer ihn übernimmt, in welchen Zeitfenstern und welche Dienstleister direkt gerufen werden dürfen. Der Agent leitet weiter oder benachrichtigt per SMS und per E-Mail und sagt dem Anrufer, worauf er sich einstellen kann.
Leitet Nicht-Dringendes an den richtigen Verwalter
Nebenkostenfrage, Mietquittung, Bescheinigung, Einladung zur Eigentümerversammlung, Antrag auf Arbeiten in der eigenen Wohnung. Der Agent nimmt eine präzise Nachricht für den zuständigen Verwalter auf, ohne weiterzuleiten und ohne sich in der Sache zu äußern.
Legt das Ticket in Ihrer Software an
Per Webhook kann jede Anfrage direkt in Ihrer Verwaltungssoftware oder Ihrem Ticketsystem ankommen, mit Gebäude, Einheit, Art des Problems und Transkription. Kein Abtippen mehr.
Betreut Dienstleister und Verwaltungsbeiräte
Beauftragter Installateur, Aufzugsfirma, Reinigungsfirma, Vorsitzender des Verwaltungsbeirats. Jeder wird erkannt und folgt Ihren Anweisungen – direkte Weiterleitung oder Nachricht, je nach Gebäude und Zeitfenster.
Notfälle
Notfälle: was weitergeleitet wird und wann.
- Person im Aufzug eingeschlossen, Gasgeruch, Brand, Gefahr für Personen: Anweisung, Feuerwehr bzw. Notruf zu verständigen (in Frankreich 18 oder 112), dann sofortige Benachrichtigung des Bereitschaftsdienstes
- Aktiver Wasserschaden, Ausfall der Zentralheizung im Winter, Haustür, die nicht mehr schließt, Stromausfall in den Gemeinschaftsbereichen: Anfrage erfasst und Bereitschaftsdienst nach Ihren Regeln ausgelöst
- Störung ohne Gefahr, Lärmbelästigung, Fehlfunktion einer Anlage: Anfrage erfasst, Bearbeitung durch den Verwalter zu den Geschäftszeiten
- Nebenkosten, Mietquittung, Versammlung, Bescheinigung, Arbeiten in der eigenen Wohnung: Nachricht an den zuständigen Verwalter
- Dienstleister, Verwaltungsbeirat, erkannter Mieter oder Eigentümer: eigene Anweisungen für jeden Kontakt und jedes Gebäude
Sie legen fest, wer den Bereitschaftsdienst übernimmt, in welchen Zeitfenstern und für welche Gebäude und welche Dienstleister direkt benachrichtigt werden dürfen. Der Agent äußert sich nie zu Haftung, Kostenübernahme oder Nebenkostenbeträgen: Diese Antworten bleiben dem Verwalter vorbehalten.
Jede Weiterleitungsnummer kann auf bestimmte Zeitfenster beschränkt werden, in der Zeitzone Ihres Landes: Ein Bereitschaftsdienst abends und am Wochenende hat dann Vorrang vor der üblichen Nummer. Außerhalb dieser Zeitfenster nimmt der Agent die Nachricht auf und sendet sie Ihnen. Die Weiterleitung erfolgt direkt: Nimmt niemand ab, landet der Anrufer auf der Mailbox der Weiterleitungsnummer.
Schritt für Schritt
Ein typischer Anruf, vom Klingeln bis zur Zusammenfassung.
Das Klingeln
Der Agent nimmt zu jeder Stunde ab und stellt sich als KI-Assistent der Verwaltung vor.
Gebäude und Einheit
Adresse, Name, Wohnungsnummer. Er findet Gebäude, Einheit und zuständigen Verwalter.
Das Anliegen
Schadensfall, Störung, Verwaltungsfrage, Dienstleister. Er stuft die Dringlichkeit nach Ihren Regeln ein und stellt die Sicherheitsfragen.
Die Anfrage oder die Nachricht
Schadensfall mit Vorgangsnummer erfasst und Bereitschaftsdienst benachrichtigt, oder bei Nicht-Dringendem eine präzise Nachricht an den Verwalter.
Die SMS
Der Anrufer erhält die Bestätigung seiner Anfrage, die Vorgangsnummer und, wenn Sie möchten, die Kontaktdaten des beauftragten Dienstleisters.
Die Zusammenfassung
Nach dem Anruf eine E-Mail an den Verwalter mit Gebäude, Einheit, Anfrage und vollständiger Transkription sowie dem in Ihrer Software angelegten Ticket, wenn Sie sie angebunden haben.
Kalender und Tools
Ihre Termine in Ihrem Kalender, Ihre Anrufe in Ihren Tools.
Jede Anfrage kann per Webhook an Ihre Software für die WEG- und Mietverwaltung oder Ihr Ticketsystem gehen, mit Gebäude, Einheit und Transkription. Wenn Ihre Eigentümer, Mieter und Dienstleister in Sellsy oder monday.com erfasst sind, erkennt der Agent sie beim Abnehmen. Termine, Besichtigungen und Wohnungsübergaben landen im Kalender jedes Verwalters – Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com. Jeder Verwalter kann den Agenten seines Bestands über einen eigenen Zugang verwalten (3 Agenten und 3 Nutzer im Tarif Pro, 5 und 5 im Tarif Business), und das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer was geändert hat.
- Ihr Kalender live gelesen, Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com: tatsächlich freie Termine, Sperre gegen Doppelbuchungen, Bestätigung und SMS-Erinnerung am Vortag
- SMS noch während des Anrufs, mit Zustimmung des Anrufers: Adresse, Link zur Terminbuchung, vorbereitete Hinweise
- Zusammenfassung per E-Mail nach jedem Anruf, vollständige Transkription und Webhooks an Ihre Branchensoftware
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Nummer und Einrichtung
Ihre Nummer, Ihre Einrichtung.
Sie behalten Ihre bisherige Nummer, indem Sie sie auf die Nummer Ihres Agenten umleiten. Ihr Agent erhält außerdem eine Nummer nach den Regeln Ihres Landes: siehe Sayelo in Ihrem Land.
In 5 Minuten bereit: Ihr Agent führt Sie schriftlich, per WhatsApp oder mit einem Formular durch die Einrichtung, liest Ihre Website, und Sie hören sich seine Stimme an, bevor Sie sie auswählen. Unser Team verfeinert anschließend die Einstellungen mit Ihnen. Die Nummern und die Telefonie stellt ein Partnerbetreiber bereit, der bei der ARCEP (der französischen Regulierungsbehörde für Telekommunikation) gemeldet ist. So funktioniert es →
Vergleich
Anrufbeantworter, Telefonservice oder Sayelo?
| Anrufbeantworter | Telefonservice | Sayelo | |
|---|---|---|---|
| Verfügbar 24/7 | Passiv | Erweiterte Zeiten | Durchgehend |
| Sofortige Antwort | — | Warteschleife | Ja |
| Gebäude und Einheit bei jedem Anruf erkannt | Nein | Je nach Gesprächsleitfaden | Ja, anhand Ihrer Liste |
| Schadensfall erfasst und Bereitschaftsdienst am Abend benachrichtigt | Nein | Je nach Vertrag | Ja, nach Ihren Regeln |
| Anfrage in Ihrer Software angelegt | Nein | Selten | Ja, per Webhook |
| Zusammenfassung & Transkription | Nein | Unterschiedlich | Ja |
| Kosten | Gering, ineffizient | Hoch | Fixpreis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt. |
Preis
Ein klarer Preis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt.
Kostenlose Testphase von 14 Tagen. Keine Mindestlaufzeit: jederzeit kündbar, mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen. Minuten, SMS und die Zahl der Agenten hängen vom Tarif ab: Preise und Tarifdetails ansehen →
Häufige Fragen
Fragen von Haus- und Mietverwaltungen.
Legt er ein Ticket in meiner Software an?
Ja, per Webhook. Jede erfasste Anfrage geht an Ihre Verwaltungssoftware oder Ihr Ticketsystem, mit Gebäude, Einheit, Art des Problems, Kontaktdaten des Anrufers und Transkription des Anrufs. Der Verwalter findet sie in seinem gewohnten Tool, ohne Abtippen.
Löst er den Bereitschaftsdienst aus?
Nach den Regeln, die Sie festlegen. Sie bestimmen, was den Bereitschaftsdienst rechtfertigt – ein aktiver Wasserschaden, ein defekter Aufzug, eine ausgefallene Zentralheizung –, wer ihn übernimmt, in welchen Zeitfenstern und für welche Gebäude. Der Agent leitet den Anruf weiter oder benachrichtigt per SMS und per E-Mail und sagt dem Anrufer, was als Nächstes passiert.
Erkennt er Gebäude und Einheit?
Ja, anhand der Adresse, des Namens oder der Nummer des Anrufers, dank der Liste, die Sie ihm geben, oder Ihrer Kontakte in Sellsy oder monday.com. Er findet den zuständigen Verwalter und wendet die Anweisungen des jeweiligen Gebäudes an, zum Beispiel den Dienstleister, der direkt benachrichtigt werden soll.
Filtert er nicht dringende Anrufe?
Ja. Eine Nebenkostenfrage, eine Mietquittung, eine Bescheinigung oder eine Einladung unterbrechen keinen Verwalter mehr: Der Agent nimmt eine präzise Nachricht auf und schickt sie an die richtige Person, die sie zu den Geschäftszeiten bearbeitet. Er äußert sich nie zur Sache eines Vorgangs.
Können sich mehrere Verwalter die Telefonzentrale teilen?
Ja. Jeder Verwalter hat seine Gebäude, seinen Kalender und seine Weiterleitungszeiten. Der Agent leitet jeden Anruf an den richtigen Verwalter, nimmt während seiner Abwesenheit Nachrichten auf und vertritt ihn während seines Urlaubs nahtlos, so wie Sie es vorgesehen haben.
Was ist der Unterschied zu einem Immobilienmakler?
Haus- und Mietverwaltung leben von Schadensfällen, Gemeinschaftseigentum und der Beziehung zu Eigentümern und Mietern, nicht von Verkäufen. Die Seite für Immobilienmakler behandelt Anrufe zu Inseraten, Besichtigungen und Bewertungen.
Wissen meine Eigentümer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, der Agent sagt es gleich in seinem ersten Satz. Ein Eigentümer, der um 22 Uhr wegen eines Wasserschadens anruft, will, dass seine Anfrage erfasst und jemand benachrichtigt wird. Er legt mit einer Vorgangsnummer und einer SMS auf, statt auf einem Anrufbeantworter zu landen.
Aktualisiert am 27. Oktober 2026.
Weitere Branchen
Sayelo für weitere Branchen.
- KI-Sprachagent für Immobilienmakler: Anrufe zu Inseraten qualifiziert, Besichtigungen und Bewertungen geplant, jeder Anruf für den Makler zusammengefasst – der Agent antwortet während Ihrer Besichtigungen.
- Sanitär-Notfälle am Telefon annehmen: Akutes Leck oder Angebot fürs Bad? Der Agent erkennt den Unterschied, notiert die Adresse und leitet den Notfall weiter.
- Telefonassistent für Schlüsseldienste: Tür zugefallen, Schlüssel verloren, Einbruch – der Agent beruhigt, nennt Ihre tatsächlichen Kosten und benachrichtigt den Bereitschaftsdienst.
- der KI-Sprachagent für Elektriker: Sicherung fliegt raus, Brandgeruch oder Wallbox: Der Agent ordnet die Störung ein, gibt Ihre Hinweise weiter und vereinbart den Termin zur Fehlersuche.
Ratgeber: KI-Telefonassistent: der vollständige Leitfaden
KI-Telefonassistent: alle Branchen · Sayelo für die Immobilienbranche
Hören Sie, wie er antwortet,
bevor Sie sich entscheiden.
Der Agent ruft Sie auf Ihrem Mobiltelefon zurück und spielt die Telefonzentrale einer Hausverwaltung nach. Drei Minuten, kostenlos, ohne Zahlungskarte.