Após cada chamada, o seu agente envia-lhe um resumo por e-mail: quem ligou, o que foi dito, o que foi feito e o que falta fazer, com um link para a chamada completa. No seu painel, o histórico das chamadas e as estatísticas permitem-lhe encontrar uma conversa e acompanhar a atividade da sua linha.
Após cada chamada: o resumo por e-mail
Em todos os planos, o resumo vem ter consigo: assim que a chamada termina, chega à sua caixa de correio um e-mail de síntese. Contém:
- o resumo da conversa, redigido pela IA;
- as informações da chamada: número de quem ligou, data, duração, agente que atendeu;
- os pontos-chave e os temas abordados ;
- as ações já feitas durante a chamada, como uma marcação registada ou um SMS de confirmação enviado, e as que faltam fazer;
- o sentimento de quem ligou: positivo, neutro ou negativo;
- um link para a chamada completa, com a transcrição e, se estiver ativada, a gravação.
Recebe um resumo de cada chamada, seja qual for a língua em que decorreu. O resumo é enviado também para as chamadas transferidas.
A gravação e a transcrição
A transcrição, em todos os planos
Cada chamada é transcrita em paralelo com a conversa, por um motor de reconhecimento alimentado com o vocabulário da sua empresa. A transcrição mantém-se fiel à língua falada, e um clique tradu-la. Se a linha de quem ligou estava má, a ficha da chamada assinala-o, o que explica uma transcrição menos nítida.
A gravação, em regime opt-in
A gravação das chamadas está disponível a partir do plano Essentiel, como indica a página de preços. Nunca está ativa por predefinição: ativa-a com conhecimento de causa. O agente anuncia-a então no início da chamada, e quem liga pode opor-se. Antes de a ativar, o guia RGPD e gravação das chamadas recorda as regras de informação e de prazo de conservação.
As notificações
Além do e-mail, pode ser avisado de uma chamada por SMS, nos planos pagos. Estas notificações consomem o crédito de SMS do seu plano, tal como as confirmações de marcações. Um resumo periódico por e-mail, horário, diário ou semanal, faz também o ponto da situação sobre o conjunto das chamadas.
Os seus alertas também podem chegar pelo WhatsApp, depois de associar o seu WhatsApp ao seu agente. Configuram-se agente a agente, em «Conta» → «Notificações»: um alerta no fim de uma chamada por tratar, com o número para ligar de volta e um link para a chamada, uma mensagem por cada marcação feita, alterada ou cancelada pelo agente, o «Relatório do dia» todas as manhãs, ou uma «Mensagem a cada chamada». O WhatsApp limita as mensagens automáticas: se não tiver escrito ao seu agente no WhatsApp nas últimas 24 h, uma mensagem automática pode não ser enviada. Escreva-lhe uma palavra todos os dias para ter a certeza de receber tudo. A aplicação não envia notificações push: os alertas chegam por e-mail, por SMS e pelo WhatsApp. E, se trabalha com um software de gestão próprio da sua área, os webhooks de saída enviam para lá cada chamada tratada, sem voltar a introduzir dados: a página dos webhooks explica o princípio.
Na aplicação: o histórico e as estatísticas
O histórico das chamadas
Em «Atividade» → «Chamadas», cada chamada fica registada com data e hora, resumida e classificada. O filtro «Por tratar» reúne as que pedem seguimento, uma mensagem registada ou uma chamada de volta prometida durante a conversa, até alguém tratar delas: nenhum pedido fica sem resposta. As chamadas que você próprio faz a partir da Sayelo, com o número do seu agente (por agora, apenas em França), também lá aparecem, com a etiqueta «De saída».
Para encontrar uma conversa, a lista de quem lhe ligou filtra-se por período ou por agente, e uma pesquisa no que foi dito encontra a pessoa mesmo sem o nome, com o excerto da chamada como prova. A ficha de cada contacto, em «Contactos», guarda também o histórico das suas últimas chamadas, e o agente serve-se dela para reconhecer os seus clientes habituais. Também pode fazer a pergunta ao seu agente, na aplicação ou no WhatsApp: «Quem ligou esta manhã?»
As estatísticas
«Atividade» → «Estatísticas» mostra as chamadas, os minutos, a duração média, as chamadas concluídas, o sentimento de quem liga e a autonomia do agente, em 7 dias, 30 dias, 3, 6 ou 12 meses, comparados com o período anterior. Servem para decidir, por exemplo, se é preciso ajustar as instruções do agente para um motivo frequente, ou se o seu plano ainda corresponde ao seu volume.
O que fazer com isso
O acompanhamento das chamadas só tem valor se der origem a uma ação. Para um arquiteto que recebe pedidos de projeto entre duas visitas de obra, ou uma administração de condomínios que recebe participações de condóminos, o resumo permite decidir num relance a quem ligar primeiro. O guia para ligar de volta a um cliente após uma chamada detalha o método: o que ler, o que ouvir, o que dizer.
O agente trabalha em reforço das suas equipas, nunca no lugar delas: atende a chamada, prepara o terreno, e é você quem mantém a relação.
Conservação e eliminação
Os dados das suas chamadas estão alojados em França num fornecedor certificado HDS, em todos os planos. As gravações e transcrições são conservadas durante um período limitado, que você define; depois disso, são eliminadas. A eliminação faz-se num clique, e o direito ao esquecimento de quem liga exerce-se a partir da respetiva ficha de contacto. A nossa página Segurança e RGPD detalha estes compromissos.
