Après chaque appel, votre agent vous envoie un récapitulatif par e-mail : qui a appelé, ce qui s’est dit, ce qui a été fait et ce qui reste à faire, avec un lien vers l’appel complet. Dans votre tableau de bord, l’historique des appels et les statistiques vous permettent de retrouver une conversation et de suivre l’activité de votre ligne.
Après chaque appel : le récapitulatif par e-mail
Sur toutes les offres, et sans ouvrir d’application : dès que l’appel se termine, un e-mail de synthèse arrive dans votre boîte. Il contient :
- le résumé de la conversation, rédigé par l’IA ;
- les informations de l’appel : numéro de l’appelant, date, durée, agent qui a répondu ;
- les points clés et les sujets abordés ;
- les actions déjà faites pendant l’appel, comme un rendez-vous posé ou un SMS de confirmation envoyé, et celles qui restent à faire ;
- le sentiment de l’appelant : positif, neutre ou négatif ;
- un lien vers l’appel complet, avec la transcription et, s’il est activé, l’enregistrement.
Le récapitulatif arrive toujours en français, même quand l’appel s’est déroulé dans une autre langue. Il est envoyé aussi pour les appels transférés.
L’enregistrement et la transcription
La transcription, sur toutes les offres
Chaque appel est transcrit en parallèle de la conversation, par un moteur de reconnaissance nourri du vocabulaire de votre entreprise. La transcription reste fidèle à la langue parlée, et un clic la traduit en français. Si la ligne de l’appelant était mauvaise, la fiche de l’appel le signale, ce qui explique une transcription moins nette.
L’enregistrement, en opt-in
L’enregistrement des appels est disponible à partir de l’offre Essentiel, comme l’indique la page des tarifs. Il n’est jamais actif par défaut : vous l’activez en connaissance de cause. L’agent l’annonce alors en début d’appel, et l’appelant peut s’y opposer. Avant de l’activer, le guide RGPD et enregistrement des appels rappelle les règles d’information et de durée de conservation.
Les notifications
En plus de l’e-mail, vous pouvez être prévenu d’un appel par SMS, sur les forfaits payants. Ces notifications puisent dans le crédit de SMS de votre offre, comme les confirmations de rendez-vous. Et si vous travaillez dans un logiciel métier, les webhooks sortants y envoient chaque appel traité, sans ressaisie : la page des webhooks explique le principe.
Dans le tableau de bord : l’historique et les statistiques
L’historique des appels
Chaque appel y est horodaté, résumé et classé. Les appels qui demandent une suite (un message pris, un rappel promis pendant la conversation) sont mis en avant jusqu’à ce que quelqu’un s’en occupe : aucune demande ne reste sans suite.
Pour retrouver une conversation, le répertoire de vos appelants se filtre par période ou par agent, et une recherche dans ce qui s’est dit retrouve l’appelant même sans son nom, avec l’extrait de l’appel à l’appui. La fiche de chaque contact garde aussi l’historique de ses derniers appels, et l’agent s’en sert pour reconnaître vos clients réguliers.
Les statistiques
Les statistiques d’appels montrent les volumes, les motifs d’appel et les heures de pointe, comparés au mois précédent. Elles servent à décider, par exemple, s’il faut ajuster les consignes de l’agent sur un motif fréquent, ou si votre offre correspond encore à votre volume.
Ce que vous en faites
Le suivi des appels n’a de valeur que s’il débouche sur une action. Pour un architecte qui reçoit des demandes de projet entre deux rendez-vous de chantier, ou un syndic qui reçoit des signalements de copropriétaires, le récapitulatif permet de décider en un coup d’œil qui rappeler d’abord. Le guide pour rappeler un client après un appel détaille la méthode : quoi lire, quoi écouter, quoi dire.
L’agent travaille en renfort de vos équipes, jamais à leur place : il prend l’appel, il prépare le terrain, et c’est vous qui gardez la relation.
Conservation et suppression
Les données de vos appels sont hébergées en France chez un hébergeur certifié HDS, sur toutes les offres. Les enregistrements et transcriptions sont conservés pour une durée limitée, que vous paramétrez ; au-delà, ils sont supprimés. La suppression se fait en un clic, et le droit à l’oubli d’un appelant s’exerce depuis sa fiche contact. Notre page Sécurité et RGPD détaille ces engagements.
