אחרי כל שיחה, הסוכן שלכם שולח לכם סיכום במייל: מי התקשר, מה נאמר, מה נעשה ומה נשאר לעשות, עם קישור לשיחה המלאה. בלוח הבקרה שלכם, היסטוריית השיחות והסטטיסטיקות מאפשרות לכם למצוא שיחה ולעקוב אחרי הפעילות של הקו שלכם.
אחרי כל שיחה: הסיכום במייל
בכל המסלולים, הסיכום מגיע אליכם: ברגע שהשיחה מסתיימת, מייל מסכם נוחת בתיבה שלכם. הוא כולל:
- תקציר של השיחה, שנכתב על ידי ה-AI;
- פרטי השיחה: מספר המתקשר, תאריך, משך, הסוכן שענה;
- הנקודות העיקריות והנושאים שעלו ;
- הפעולות שכבר בוצעו במהלך השיחה, כמו פגישה שנקבעה או SMS אישור שנשלח, ואלה שנותרו לביצוע;
- הסנטימנט של המתקשר: חיובי, ניטרלי או שלילי;
- קישור לשיחה המלאה, עם התמלול, ואם היא מופעלת, גם ההקלטה.
אתם מקבלים סיכום של כל שיחה, גם כשהשיחה התנהלה בשפה אחרת. הסיכום נשלח גם על שיחות שהועברו.
ההקלטה והתמלול
התמלול, בכל המסלולים
כל שיחה מתומללת במקביל לשיחה עצמה, על ידי מנוע זיהוי דיבור שמוזן באוצר המילים של העסק שלכם. התמלול נאמן לשפה שבה דיברו, ולחיצה אחת מתרגמת אותו. אם הקו של המתקשר היה גרוע, כרטיס השיחה מציין זאת, וזה מסביר תמלול פחות ברור.
ההקלטה, רק בהסכמה (opt-in)
הקלטת השיחות זמינה החל ממסלול Essentiel, כפי שמצוין בדף המחירים. היא אף פעם לא פעילה כברירת מחדל: אתם מפעילים אותה מתוך מודעות. הסוכן מודיע עליה אז בתחילת השיחה, והמתקשר יכול להתנגד. לפני שמפעילים אותה, המדריך ל-GDPR ולהקלטת שיחות מזכיר את כללי היידוע ואת משך השמירה.
ההתראות
מעבר למייל, אפשר לקבל התראה על שיחה ב-SMS, בחבילות בתשלום. ההתראות האלה מנוכות מיתרת ה-SMS של המסלול שלכם, כמו אישורי הפגישות. גם סיכום תקופתי במייל, שעתי, יומי או שבועי, מרכז את כל השיחות.
ההתראות שלכם יכולות להגיע גם ב-WhatsApp, אחרי שחיברתם את ה-WhatsApp שלכם לסוכן. מגדירים אותן לכל סוכן בנפרד, ב״חשבון״ ← ״התראות״: התראה בסוף שיחה שדורשת טיפול, עם המספר שאליו צריך לחזור וקישור לשיחה, הודעה על כל פגישה שהסוכן קבע, הזיז או ביטל, ה״דוח היומי״ בכל בוקר, או ״הודעה על כל שיחה״. WhatsApp מגביל הודעות אוטומטיות: אם לא כתבתם לסוכן שלכם ב-WhatsApp ב-24 השעות האחרונות, ייתכן שהודעה אוטומטית לא תישלח. כתבו לו מילה בכל יום כדי לקבל הכול בוודאות. האפליקציה לא שולחת התראות פוש: ההתראות עוברות במייל, ב-SMS וב-WhatsApp. ואם אתם עובדים בתוכנה מקצועית, ה-Webhooks היוצאים שולחים אליה כל שיחה שטופלה, בלי הקלדה חוזרת: דף ה-Webhooks מסביר את העיקרון.
באפליקציה: ההיסטוריה והסטטיסטיקות
היסטוריית השיחות
ב״פעילות״ ← ״שיחות״, כל שיחה מתועדת עם תאריך ושעה, מסוכמת וממוינת. המסנן ״לטיפול״ מרכז את השיחות שדורשות המשך, הודעה שנרשמה או חזרה שהובטחה במהלך השיחה, עד שמישהו מטפל בהן: אף בקשה לא נשארת בלי מענה. השיחות שאתם מבצעים בעצמכם דרך Sayelo, מהמספר של הסוכן שלכם (בינתיים בצרפת), מופיעות שם גם הן, עם התווית ״יוצאת״.
כדי למצוא שיחה, אפשר לסנן את רשימת המתקשרים שלכם לפי תקופה או לפי סוכן, וחיפוש בתוכן השיחות מאתר את המתקשר גם בלי השם שלו, עם הקטע הרלוונטי מהשיחה. הכרטיס של כל איש קשר, ב״אנשי קשר״, שומר גם את היסטוריית השיחות האחרונות שלו, והסוכן משתמש בה כדי לזהות את הלקוחות הקבועים שלכם. אפשר גם לשאול את הסוכן שלכם, באפליקציה או ב-WhatsApp: ״מי התקשר הבוקר?״
סטטיסטיקות
״פעילות״ ← ״סטטיסטיקות״ מציג את השיחות, הדקות, משך השיחה הממוצע, השיחות שהושלמו, תחושת המתקשרים ומידת העצמאות של הסוכן, על פני 7 ימים, 30 ימים, 3, 6 או 12 חודשים, בהשוואה לתקופה הקודמת. הנתונים עוזרים להחליט, למשל, אם צריך לכוונן את ההנחיות של הסוכן לגבי סיבת פנייה נפוצה, או אם המסלול שלכם עדיין מתאים להיקף השיחות שלכם.
מה עושים עם זה
המעקב אחר השיחות שווה משהו רק אם הוא מוביל לפעולה. לאדריכל שמקבל פניות על פרויקטים בין שתי פגישות באתר הבנייה, או לחברת ניהול בניינים שמקבלת דיווחים מהדיירים, הסיכום מאפשר להחליט במבט אחד למי לחזור קודם. המדריך לחזרה ללקוח אחרי שיחה מפרט את השיטה: מה לקרוא, למה להאזין, מה לומר.
הסוכן עובד כתגבור לצוותים שלכם, לעולם לא במקומם: הוא מקבל את השיחה, מכין את הקרקע, ואתם אלה ששומרים על הקשר.
שמירה ומחיקה
נתוני השיחות שלכם מאוחסנים בצרפת אצל ספק אחסון בעל הסמכת HDS, בכל המסלולים. ההקלטות והתמלולים נשמרים לתקופה מוגבלת, שאתם מגדירים; אחריה, הם נמחקים. המחיקה נעשית בלחיצה אחת, והזכות להישכח של מתקשר ממומשת מכרטיס איש הקשר שלו. דף האבטחה וה-GDPR שלנו מפרט את ההתחייבויות האלה.
