Dopo ogni chiamata, il suo agente le invia un riepilogo via e-mail: chi ha chiamato, cosa si è detto, cosa è stato fatto e cosa resta da fare, con un link alla chiamata completa. Nel suo pannello di controllo, la cronologia delle chiamate e le statistiche le permettono di ritrovare una conversazione e di seguire l'attività della sua linea.
Dopo ogni chiamata: il riepilogo via e-mail
Su tutti i piani, è il riepilogo ad arrivare da lei: appena la chiamata termina, un'e-mail di sintesi arriva nella sua casella. Contiene:
- la sintesi della conversazione, redatta dall'IA;
- le informazioni della chiamata: numero di chi chiama, data, durata, agente che ha risposto;
- i punti chiave e gli argomenti trattati ;
- le azioni già svolte durante la chiamata, come un appuntamento fissato o un SMS di conferma inviato, e quelle che restano da fare;
- il sentiment di chi ha chiamato: positivo, neutro o negativo;
- un link alla chiamata completa, con la trascrizione e, se attivata, la registrazione.
Il riepilogo le arriva qualunque sia la lingua in cui si è svolta la chiamata. Viene inviato anche per le chiamate trasferite.
La registrazione e la trascrizione
La trascrizione, su tutti i piani
Ogni chiamata viene trascritta in parallelo alla conversazione, da un motore di riconoscimento alimentato con il vocabolario della sua azienda. La trascrizione resta fedele alla lingua parlata, e si traduce con un clic. Se la linea di chi chiamava era disturbata, la scheda della chiamata lo segnala, il che spiega una trascrizione meno nitida.
La registrazione, su base opt-in
La registrazione delle chiamate è disponibile dal piano Essentiel, come indica la pagina dei prezzi. Non è mai attiva per impostazione predefinita: la attiva lei, con cognizione di causa. L'agente lo annuncia allora a inizio chiamata, e chi chiama può opporsi. Prima di attivarla, la guida GDPR e registrazione delle chiamate ricorda le regole di informazione e di durata di conservazione.
Le notifiche
Oltre all'e-mail, può essere avvisato di una chiamata via SMS, sui piani a pagamento. Queste notifiche attingono al credito di SMS del suo piano, come le conferme degli appuntamenti. Un riepilogo periodico via e-mail, orario, giornaliero o settimanale, fa inoltre il punto su tutte le chiamate.
I suoi avvisi possono arrivare anche su WhatsApp, una volta collegato il suo WhatsApp al suo agente. Si impostano agente per agente, in «Account» → «Notifiche»: un avviso alla fine di una chiamata da gestire, con il numero da richiamare e un link alla chiamata, un messaggio a ogni appuntamento fissato, spostato o annullato dall'agente, il «Resoconto del giorno» ogni mattina, oppure un «Messaggio a ogni chiamata». WhatsApp limita i messaggi automatici: se non ha scritto al suo agente su WhatsApp nelle ultime 24 ore, un messaggio automatico potrebbe non partire. Gli scriva due parole ogni giorno per ricevere tutto con certezza. L'app non invia notifiche push: gli avvisi passano per e-mail, SMS e WhatsApp. E se lavora con un software gestionale, i webhook in uscita vi inviano ogni chiamata gestita, senza doverla reinserire: la pagina dei webhook ne spiega il principio.
Nell'app: la cronologia e le statistiche
La cronologia delle chiamate
In «Attività» → «Chiamate», ogni chiamata riporta data e ora, ed è riassunta e classificata. Il filtro «Da gestire» riunisce quelle che richiedono un seguito, un messaggio preso o una richiamata promessa durante la conversazione, finché qualcuno non se ne occupa: nessuna richiesta resta senza seguito. Vi compaiono anche le chiamate che effettua lei stesso da Sayelo, con il numero del suo agente (per ora solo in Francia), con l'etichetta «In uscita».
Per ritrovare una conversazione, la rubrica dei suoi chiamanti si filtra per periodo o per agente, e una ricerca in ciò che si è detto ritrova chi ha chiamato anche senza il suo nome, con l'estratto della chiamata a supporto. La scheda di ogni contatto, in «Contatti», conserva anche la cronologia delle sue ultime chiamate, e l'agente se ne serve per riconoscere i suoi clienti abituali. Può anche porre la domanda al suo agente, nell'app o su WhatsApp: «Chi ha chiamato stamattina?»
Le statistiche
«Attività» → «Statistiche» mostra le chiamate, i minuti, la durata media, le chiamate andate a buon fine, il sentiment dei chiamanti e l'autonomia dell'agente, su 7 giorni, 30 giorni, 3, 6 o 12 mesi, confrontati con il periodo precedente. Servono a decidere, per esempio, se occorre regolare le istruzioni dell'agente su un motivo frequente, o se il suo piano corrisponde ancora al suo volume.
Cosa farne
Il monitoraggio delle chiamate ha valore solo se porta a un'azione. Per un architetto che riceve richieste di progetto tra due sopralluoghi in cantiere, o un amministratore di condominio che riceve le segnalazioni dei condomini, il riepilogo permette di decidere con un colpo d'occhio chi richiamare per primo. La guida per richiamare un cliente dopo una chiamata descrive il metodo: cosa leggere, cosa ascoltare, cosa dire.
L'agente lavora in rinforzo dei suoi team, mai al loro posto: prende la chiamata, prepara il terreno, e la relazione resta nelle sue mani.
Conservazione e cancellazione
I dati delle sue chiamate sono ospitati in Francia presso un fornitore certificato HDS, su tutti i piani. Le registrazioni e le trascrizioni vengono conservate per una durata limitata, che imposta lei; oltre questo termine, vengono cancellate. La cancellazione si fa con un clic, e il diritto all'oblio di un chiamante si esercita dalla sua scheda contatto. La nostra pagina Sicurezza e GDPR descrive questi impegni.
