KI-Telefonassistent für Notare: Jeder Anruf findet seine Akte und seinen Sachbearbeiter, ohne das Notariat zu stören.
Sayelo, der KI-Sprachagent und KI-Telefonassistent für Notare, nimmt rund um die Uhr ab. Akte und Sachbearbeiter zugeordnet, vollständige Nachrichten, Termine vereinbart, Anrufe von Maklern und zu Beurkundungen nach klaren Regeln: Der Agent übernimmt die Telefonzentrale des Notariats. Ab 39 € zzgl. MwSt./Monat, kostenlose Testphase von 14 Tagen, ohne Einrichtungsgebühren.
In einem Notariat klingelt das Telefon wegen des Stands eines Verkaufs, eines Nachlasses, der eröffnet werden soll, einer fehlenden Unterlage, eines Maklers, der einen Beurkundungstermin möchte. Jeder Anruf sucht eine bestimmte Akte und eine bestimmte Person. Sayelo nimmt ab, ordnet die Akte und den zuständigen Sachbearbeiter zu, nimmt eine vollständige Nachricht auf oder leitet nach Ihren Regeln weiter und vereinbart die Termine des Notariats. Die KI gibt sich gleich im ersten Satz zu erkennen und gibt nie rechtlichen Rat.
danach ab 39 € zzgl. MwSt./Monat · ohne Vertragsbindung · die KI gibt sich bei jedem Anruf zu erkennen
In einem Notariat ist das Telefon eine Warteschlange aus Nachfragen zum Stand, fehlenden Unterlagen und Maklern, die einen Termin wollen. Jeder Anruf sucht eine bestimmte Akte und eine bestimmte Person, und jede Unterbrechung trifft einen Sachbearbeiter oder Notar, der gerade an einer anderen Urkunde arbeitet. Der Empfang wiederholt den ganzen Tag dieselben drei Schritte, und die Nachrichten stapeln sich.
Der KI-Telefonassistent von Sayelo nimmt für das Notariat ab. Er gibt sich als KI-Assistent zu erkennen, ordnet den Anruf der Akte und dem zuständigen Sachbearbeiter zu, prüft, ob der Anrufer tatsächlich an der Akte beteiligt ist, bevor er irgendetwas sagt, nimmt eine vollständige Nachricht auf oder leitet nach Ihren Regeln weiter und trägt Termine und Beurkundungen in den richtigen Kalender ein. Makler, Banken und Kollegen werden nach Ihren Anweisungen pro Kontakt behandelt. Er gibt nie rechtlichen Rat, nennt weder Kosten noch Fristen, und jedes Gespräch kommt per E-Mail bei Ihnen an, zusammengefasst und transkribiert.
Der Alltag
Was Notare am Telefon erleben.
„Wie ist der Stand meines Vorgangs?“
Ein großer Teil der Anrufe in einem Notariat sind Nachfragen zum Stand: der Verkauf, der Nachlass, die Urkunde, für die noch eine Unterlage fehlt. Jede unterbricht einen Sachbearbeiter oder Notar, der gerade an einer Akte arbeitet.
Eine Telefonzentrale auf der Suche nach der richtigen Person
Die Akte finden, dann den zuständigen Sachbearbeiter, dann klären, ob er erreichbar ist. Drei Schritte, die der Empfang hundertmal pro Woche wiederholt, bevor überhaupt eine Nachricht aufgenommen ist.
Makler, Banken, Kollegen
Ein Immobilienmakler, der einen Beurkundungstermin möchte, eine Bank, die auf ein Dokument wartet, ein anderes Notariat, das eine Unterlage schickt. Berufliche Anrufe, die an der richtigen Stelle ankommen müssen, ohne hinter den Nachfragen zum Stand zu warten.
Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit
Ein Notariat gibt einer Person, die es nicht identifizieren kann, keine Auskunft über einen Nachlass, und jedes Gespräch muss verlässlich dokumentiert sein. Ein Haftzettel auf dem Schreibtisch garantiert weder das eine noch das andere.
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Was der Agent macht
Was Ihr KI-Telefonassistent für ein Notariat übernimmt.
Ordnet Akte und zuständigen Sachbearbeiter zu
Name, Aktenzeichen, Art der Urkunde. Der Agent ordnet den Anruf der richtigen Akte und der richtigen Person zu, anhand der Liste, die Sie ihm geben, oder Ihrer Kontakte in Sellsy oder monday.com, und wendet Ihre Anweisungen für diesen Mitarbeiter an.
Nimmt eine vollständige Nachricht auf oder leitet weiter
Genaues Anliegen, erwähnte Unterlagen, beste Zeit für den Rückruf. Die Nachricht kommt per E-Mail und in Ihrem Bereich beim Sachbearbeiter an, mit der Transkription. Wenn Ihre Regeln es vorsehen, wird der Anruf direkt weitergeleitet.
Vereinbart die Termine des Notariats
Ersttermin, Beurkundungstermin, Abgabe von Unterlagen. Der Agent bucht ein echtes Zeitfenster im Kalender des betreffenden Notars oder Sachbearbeiters, bestätigt per SMS mit den mitzubringenden Unterlagen und erinnert am Vortag.
Behandelt Makler, Banken und Kollegen nach Ihren Regeln
Ein Makler, der nach einem Beurkundungstermin fragt, eine Bank, die auf eine Bescheinigung wartet, ein anderes Notariat. Der Agent erkennt sie wieder und wendet Ihre Anweisungen an: vorrangige Weiterleitung oder Nachricht an den Sachbearbeiter, ohne sie hinter den Nachfragen zum Stand warten zu lassen.
Gibt Unbekannten keine Auskunft
Der Agent gibt keiner Person Auskunft über eine Akte, die er dieser Akte nicht zuordnen kann. Er nimmt die Nachricht auf und überlässt die Entscheidung dem Notariat. Er gibt nie rechtlichen Rat und keine Kostenschätzung.
Informiert über die nötigen Unterlagen
Für einen Nachlass, einen Verkauf, einen Ehevertrag, eine Schenkung nennt er die Liste der Unterlagen, die Sie verfasst haben, und sendet sie per SMS, damit die Akte ohne Rückruf vorankommt.
Notfälle
Notfälle: was weitergeleitet wird und wann.
- Kürzlicher Todesfall, dringende Nachlassangelegenheit: vorrangige Nachricht an den Notar oder Weiterleitung nach Ihren Zeiten
- Beurkundung in dieser Woche, Widerrufsfrist, Gelder, die freigegeben werden müssen: Weiterleitung an den zuständigen Sachbearbeiter oder vorrangiger Rückruf
- Immobilienmakler, Bank, Kollege: eigene Anweisungen für jeden Kontakt
- Nachfrage zum Stand ohne Dringlichkeit: vollständige Nachricht an den Sachbearbeiter mit dem Aktenzeichen
- Neuer Mandant, Ersttermin: Qualifizierung und Zeitfenster im Kalender
Sie legen fest, an welche Mitarbeiter weitergeleitet werden darf, zu welchen Zeiten und was der Agent in ihrer Abwesenheit sagt. Er nennt keine Kosten, keinen Beurkundungstermin und keine rechtliche Einschätzung. Diese Antworten bleiben Sache des Notariats.
Jede Weiterleitungsnummer kann auf bestimmte Zeitfenster beschränkt werden, in der Zeitzone Ihres Landes: Ein Bereitschaftsdienst abends und am Wochenende hat dann Vorrang vor der üblichen Nummer. Außerhalb dieser Zeitfenster nimmt der Agent die Nachricht auf und sendet sie Ihnen. Die Weiterleitung erfolgt direkt: Nimmt niemand ab, landet der Anrufer auf der Mailbox der Weiterleitungsnummer.
Schritt für Schritt
Ein typischer Anruf, vom Klingeln bis zur Zusammenfassung.
Das Klingeln
Der Agent nimmt ab, wenn der Empfang beschäftigt ist, und stellt sich als KI-Assistent des Notariats vor.
Die Akte
Name, Aktenzeichen, Art der Urkunde. Er ordnet den Anruf der Akte und dem zuständigen Sachbearbeiter zu.
Die Identifizierung
Er prüft, ob der Anrufer an der Akte beteiligt ist, bevor er irgendetwas sagt, und nimmt andernfalls einfach die Nachricht auf.
Nachricht oder Weiterleitung
Genaues Anliegen, beste Zeit für den Rückruf oder direkte Weiterleitung, wenn Ihre Regeln das für diesen Kontakt vorsehen.
Der Termin
Ersttermin oder Beurkundung: ein echtes Zeitfenster im Kalender des Notars oder Sachbearbeiters, per SMS mit den Unterlagen bestätigt.
Die Zusammenfassung
Nach dem Anruf eine E-Mail an das Notariat mit der Zusammenfassung, der betreffenden Akte, dem Anliegen und der vollständigen Transkription.
Kalender und Tools
Ihre Termine in Ihrem Kalender, Ihre Anrufe in Ihren Tools.
Die Kalender des Notars und der Sachbearbeiter, Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com, erhalten Termine und Beurkundungen in den Zeitfenstern, die Sie freigeben. Jeder Anruf kann per Webhook an Ihre Notarsoftware gehen, und wenn Ihre Mandanten und Akten in Sellsy oder monday.com erfasst sind, erkennt der Agent sie beim Abnehmen. Aufzeichnungen werden angekündigt, erfolgen nur per Opt-in und werden automatisch gelöscht. Jeder Notar kann den Agenten, der ihm zugeordnet ist, über seinen eigenen Zugang verwalten (3 Agenten und 3 Nutzer im Tarif Pro, 5 und 5 im Tarif Business), und das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was wann geändert hat.
- Ihr Kalender live gelesen, Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com: tatsächlich freie Termine, Sperre gegen Doppelbuchungen, Bestätigung und SMS-Erinnerung am Vortag
- SMS noch während des Anrufs, mit Zustimmung des Anrufers: Adresse, Link zur Terminbuchung, vorbereitete Hinweise
- Zusammenfassung per E-Mail nach jedem Anruf, vollständige Transkription und Webhooks an Ihre Branchensoftware
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Nummer und Einrichtung
Ihre Nummer, Ihre Einrichtung.
Sie behalten Ihre bisherige Nummer, indem Sie sie auf die Nummer Ihres Agenten umleiten. Ihr Agent erhält außerdem eine Nummer nach den Regeln Ihres Landes: siehe Sayelo in Ihrem Land.
In 5 Minuten bereit: Ihr Agent führt Sie schriftlich, per WhatsApp oder mit einem Formular durch die Einrichtung, liest Ihre Website, und Sie hören sich seine Stimme an, bevor Sie sie auswählen. Unser Team verfeinert anschließend die Einstellungen mit Ihnen. Die Nummern und die Telefonie stellt ein Partnerbetreiber bereit, der bei der ARCEP (der französischen Regulierungsbehörde für Telekommunikation) gemeldet ist. So funktioniert es →
Vergleich
Anrufbeantworter, Telefonservice oder Sayelo?
| Anrufbeantworter | Telefonservice | Sayelo | |
|---|---|---|---|
| Verfügbar 24/7 | Passiv | Erweiterte Zeiten | Durchgehend |
| Sofortige Antwort | — | Warteschleife | Ja |
| Akte und Sachbearbeiter zugeordnet | Nein | Je nach Gesprächsleitfaden | Ja, bei jedem Anruf |
| Keine Auskunft an nicht identifizierte Personen | Entfällt | Je nach Anweisung | Ja, standardmäßig |
| Makler und Banken nach Ihren Regeln behandelt | Nein | Manchmal | Ja, pro Kontakt |
| Zusammenfassung & Transkription | Nein | Unterschiedlich | Ja |
| Kosten | Gering, ineffizient | Hoch | Fixpreis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt. |
Preis
Ein klarer Preis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt.
Kostenlose Testphase von 14 Tagen. Keine Mindestlaufzeit: jederzeit kündbar, mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen. Minuten, SMS und die Zahl der Agenten hängen vom Tarif ab: Preise und Tarifdetails ansehen →
Häufige Fragen
Fragen von Notaren.
Wie findet der Agent die richtige Akte?
Über den Namen des Anrufers, das Aktenzeichen aus Ihren Schreiben oder die Art der Urkunde. Sie geben ihm die Zuordnung von Akten zu Sachbearbeitern, als Liste oder über Ihre Kontakte in Sellsy oder monday.com, und er ordnet jeden Anruf der richtigen Person zu.
Gibt er Auskunft zum Stand einer Akte?
Nein. Er kennt den Bearbeitungsstand nicht und erfindet ihn nicht. Er nimmt eine vollständige Nachricht für den Sachbearbeiter auf, mit dem Aktenzeichen und der besten Zeit für den Rückruf, oder leitet den Anruf weiter, wenn Ihre Regeln es vorsehen. Einer Person, die er der Akte nicht zuordnen kann, sagt er nichts darüber.
Wie werden Immobilienmakler behandelt?
Nach Ihren Anweisungen pro Kontakt. Ein Makler, der wegen eines Beurkundungstermins anruft, kann an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden oder eine vorrangige Nachricht hinterlassen. Der Agent erkennt ihn an seiner Nummer und greift den Verlauf der letzten Anrufe auf.
Kann er Kosten oder Fristen nennen?
Nein. Er nennt keine Kosten, keinen Beurkundungstermin und gibt keinen rechtlichen Rat. Diese Antworten bleiben Sache des Notariats, und der Agent gibt die Frage nur weiter.
Vereinbart er Beurkundungstermine?
Ja, im Kalender des betreffenden Notars oder Sachbearbeiters, in den Zeitfenstern, die Sie freigeben, mit der Dauer, die Sie festlegen. Er bestätigt per SMS mit den mitzubringenden Unterlagen und erinnert am Vortag. Bei einer Beurkundung mit mehreren Beteiligten notiert er den Wunsch und überlässt die Abstimmung dem Notariat.
Wissen meine Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, der Agent sagt es gleich in seinem ersten Satz. Ein Mandant, der wegen eines Nachlasses anruft, will sicher sein, dass sein Anliegen beim richtigen Sachbearbeiter ankommt und er zurückgerufen wird. Diese Gewissheit hat er nach dem Anruf, dazu eine Bestätigungs-SMS.
Kann ich die Nummer des Notariats behalten?
Ja. Sie behalten Ihre bisherige Nummer, in allen Tarifen, ganz nach Wahl: per Anrufumleitung auf Ihren Agenten oder, in Frankreich, per Rufnummernmitnahme. Ab der Testphase ist außerdem eine neue Nummer inklusive, wenn Sie lieber neu anfangen möchten. In jedem Fall wird unter der Nummer auf Ihren Schreiben immer abgenommen.
Aktualisiert am 27. Oktober 2026.
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- der KI-Sprachagent für Anwaltskanzleien: Rechtsgebiet und Dringlichkeit qualifiziert, fachfremde Anfragen gefiltert, Ersttermine vereinbart: Der Agent schützt Ihre abrechenbare Zeit.
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- KI-Telefonassistent für Immobilienmakler: Anrufe zu Inseraten qualifiziert, Besichtigungen und Bewertungen geplant, jeder Anruf für den Makler zusammengefasst: Der Agent antwortet während Ihrer Besichtigungen.
- der KI-Sprachagent für Bestattungsunternehmen: Familien zu jeder Stunde würdevoll empfangen, sofortige Verbindung zum Bereitschaftsdienst, wesentliche Informationen erfasst, praktische Fragen und Werbeanrufe abgewickelt.
Ratgeber: KI-Telefonassistent: der vollständige Leitfaden · Sprachagent und Empfangsteam: zusammenarbeiten · Die eigene Nummer behalten: Rufnummernmitnahme in Frankreich Schritt für Schritt
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Hören Sie, wie er antwortet,
bevor Sie sich entscheiden.
Der Agent ruft Sie auf Ihrem Mobiltelefon zurück und spielt die Telefonzentrale eines Notariats nach. Drei Minuten, kostenlos, ohne Zahlungskarte.