Cosa deve trovare l'agente nel suo calendario
Per fissare un appuntamento, un agente vocale ha bisogno di tre informazioni: dove scriverlo (il calendario del professionista giusto o della risorsa giusta), quanto tempo dura (la prestazione richiesta) e quando non deve fissarlo (pause, ferie, fasce riservate). Google Calendar risponde molto bene alla prima e alla terza domanda. La seconda, la durata per prestazione, si imposta a parte, nelle istruzioni dell'agente.
Il calendario dice cosa è libero, le regole dicono cosa ci può entrare. Prepari entrambi, e l'agente proporrà solo fasce reali, nel formato giusto. L'ordine delle domande e la conferma sono illustrati nella nostra guida alla prenotazione degli appuntamenti al telefono.
Un calendario per professionista o per risorsa
La regola più utile: un calendario Google per ogni persona che riceve clienti, e uno per ogni risorsa che può servire un solo cliente alla volta. Uno studio con due fisioterapisti ha due calendari, un centro estetico con due cabine ne ha uno per cabina. Così l'agente sa chi è libero, e lei mantiene una visione d'insieme visualizzando i calendari affiancati.
Per creare un calendario, Google indica questa procedura, da un browser su computer (la creazione non è possibile dall'app mobile):
- Nella colonna di sinistra, accanto ad «Altri calendari», faccia clic sul segno più.
- Scelga «Crea nuovo calendario».
- Gli dia un nome chiaro, «Sig.ra Durand, sedute» o «Cabina 2», e una descrizione se serve.
- Faccia clic su «Crea calendario».
Il calendario compare poi nell'app mobile, e chi lo crea ne diventa proprietario.
Pensi ai suoi appuntamenti personali: annotati in un calendario privato che l'agente non legge, non bloccano nulla. Riporti queste assenze nel calendario professionale, con un titolo neutro come «Non disponibile».
Le fasce bloccate, le pause e le ferie
Occupato o Disponibile: l'impostazione che conta
In Google Calendar, ogni evento è «Occupato» oppure «Disponibile». Secondo la guida di Google, per chi vede solo le sue disponibilità, un evento privato «Occupato» compare come un blocco occupato, e un evento «Disponibile» non compare affatto. Una pausa segnata come «Disponibile» quindi non blocca nulla.
Verifichi questo stato su ogni fascia che l'agente non deve proporre:
- La pausa pranzo, come evento ricorrente: pulsante «Crea», poi, accanto a «Non si ripete», scelga la frequenza di ripetizione e la data di fine.
- I compiti amministrativi, la contabilità del lunedì mattina, le riunioni di team.
- Le fasce riservate, per esempio alle urgenze o ai pazienti già seguiti. Le blocchi, poi dica all'agente in quali casi può usarle.
- Le ferie e i giorni festivi. Per le sue pagine di prenotazione, Google precisa che una giornata intera segnata come «Occupato» non lascia alcuna fascia libera: controlli questo stato su ogni giorno di ferie inserito.
Gli orari di apertura
Google Calendar offre un «Orario di lavoro», ma solo per gli account di lavoro o della scuola, e serve soprattutto a informare chi la invita a una riunione. Non conti su di esso per chiudere il calendario la sera: comunichi i suoi orari di apertura all'agente, giorno per giorno, nelle sue regole.
Una durata per prestazione, intervalli tra un appuntamento e l'altro
Google Calendar non conosce le sue prestazioni. La sua impostazione di durata, nelle «Impostazioni evento», riguarda solo gli eventi che crea di persona. La durata di ogni tipo di appuntamento si comunica quindi all'agente, insieme alle altre regole dell'agenda. Prepari una semplice tabella, come questa, i cui valori sono un esempio fittizio da sostituire con i suoi:
| Prestazione | Durata | Chi | Intervallo dopo |
|---|---|---|---|
| Taglio | 30 min | Tutte le parrucchiere | 5 min |
| Colore | 1 h 30 | Julie, Sarah | 10 min |
| Prima seduta di fisioterapia | 45 min | Ogni professionista | 10 min |
| Seduta di controllo | 30 min | Ogni professionista | 5 min |
Aggiunga tre regole che evitano la maggior parte dei problemi:
- Il preavviso minimo prima di un appuntamento.
- Il tempo cuscinetto tra due appuntamenti, per le pulizie o lo spostamento.
- Il tetto giornaliero per gli appuntamenti lunghi.
Se usa già un programma di appuntamenti di Google, la pagina di prenotazione online di Google Calendar, potrebbe avervi impostato un margine tra gli appuntamenti e un numero massimo di prenotazioni al giorno. Queste impostazioni valgono per quella pagina: riporti gli stessi valori nelle regole dell'agente, perché il cliente trovi la stessa politica online e al telefono.
La condivisione: chi vede cosa, chi può modificare
Quando ogni professionista ha il proprio account Google, la cosa più semplice è riunire i calendari dello studio nell'account che collegherà all'agente. Il proprietario di un calendario lo condivide da «Impostazioni e condivisione», sezione «Condiviso con», poi «Aggiungi persone e gruppi». Google propone cinque livelli:
| Livello di accesso | Per chi |
|---|---|
| Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli) | Un collega che deve solo sapere se lei è libero |
| Vedere tutti i dettagli dell'evento | Un socio che consulta senza modificare |
| Apportare modifiche agli eventi (vedere gli eventi privati come «disponibile/occupato») | Un account che fissa appuntamenti senza leggere i suoi eventi privati |
| Apportare modifiche e vedere i dettagli degli eventi | La segretaria, l'accoglienza, l'account dello studio |
| Apportare modifiche e gestire la condivisione | Il proprietario, e solo lui se possibile |
Un calendario condiviso in sola lettura non permette a nessuno di scriverci, agente compreso. Con un account di lavoro o della scuola, il suo amministratore può limitare la condivisione: verifichi con lui prima di organizzare tutto.
Cosa fa Sayelo nel suo Google Calendar
Una volta collegato il suo account Google, Sayelo legge l'elenco dei suoi calendari per selezionare quello da sincronizzare, poi si basa sulle informazioni di disponibilità per proporre solo fasce libere. Durante la chiamata:
- il calendario viene letto in tempo reale, e le sue modifiche manuali vengono prese in considerazione;
- un blocco anti-doppione riserva la fascia al primo che conferma; al secondo chiamante viene proposta la successiva;
- l'appuntamento viene scritto con la durata prevista per la prestazione, secondo le sue regole: fasce aperte, tempo cuscinetto, preavviso minimo, numero di appuntamenti al giorno;
- la conferma parte via SMS, e il promemoria del giorno prima è attivo per impostazione predefinita, come spiega la nostra guida sugli SMS di conferma;
- lo spostamento e l'annullamento si fanno al telefono, se lei lo autorizza, e liberano la fascia.
In uno studio con più professionisti, ognuno ha la sua scheda, le sue fasce e le sue durate. Le nostre pagine fisioterapista e parrucchiere mostrano una chiamata completa. I dati del calendario non vengono mai trasmessi ai servizi di IA vocale né usati per addestrare modelli. Lavora con Outlook o Cal.com? La guida Microsoft 365 e Cal.com segue la stessa logica. È indeciso tra questa soluzione e una segreteria esterna gestita da persone? Il nostro confronto espone le differenze.
Prima di aprire la linea: sei chiamate di prova
- Chieda ogni prestazione: la durata proposta è quella giusta?
- Chieda una fascia durante la pausa pranzo: non deve essere proposta.
- Chieda un giorno di ferie: stesso risultato.
- Chieda un appuntamento entro un'ora: deve scattare il preavviso minimo.
- Sposti un appuntamento, poi ne annulli uno: il calendario deve seguire.
- Aggiunga un evento a mano durante la prova, poi richiami: la fascia deve essere sparita.
Questa prova rivela quasi tutte le impostazioni dimenticate. Per il resto, il team Sayelo configura e affina l'agente con lei. I piani sono descritti nella pagina dei prezzi, prova gratuita di 14 giorni compresa.
