Tre impostazioni che fanno la prima impressione
Prima ancora della prima domanda, chi chiama sente tre cose: una voce, il modo in cui pronuncia il nome della sua azienda, e ciò che c'è dietro. Con Sayelo, sono tre impostazioni distinte.
- La voce. Voci espressive, che lei ascolta prima di scegliere, durante la configurazione e poi in «Cosa dice» → «Voce».
- La pronuncia del nome. Definisce la pronuncia esatta del nome della sua azienda, e le varianti che l'agente deve riconoscere quando i suoi chiamanti lo storpiano.
- Il sottofondo sonoro. Un sottofondo discreto, scelto perché la chiamata somigli alla sua attività.
Il resto, cosa dice l'agente e in quale ordine, riguarda lo script. Una bella voce non rimedia a un'accoglienza scritta male, e un buon script suona falso con una voce che non si addice all'attività. Le due cose si lavorano insieme.
Scegliere il tono in base al suo settore
Il giusto punto di partenza non è «quale voce è la più gradevole», ma «cosa si aspetta chi chiama». Tre toni coprono la maggior parte delle situazioni.
| Tono | Cosa si aspetta chi chiama | Cosa bisogna sentire | Settori tipici |
|---|---|---|---|
| Rassicurante | Essere ascoltato, senza bruschezza | Ritmo calmo, voce dolce, pause | Psicologo, studio sanitario, onoranze funebri, asilo nido |
| Dinamico | Una risposta rapida, una soluzione | Ritmo vivace, voce sorridente, frasi brevi | Officina, parrucchiere, palestra, pizzeria |
| Pacato | Serietà, precisione | Ritmo regolare, articolazione chiara, tono neutro | Notaio, commercialista, avvocato, architetto |
Rassicurante
Da uno psicologo, chi chiama a volte ha esitato a lungo prima di comporre il numero. Una voce frettolosa può farlo riagganciare. Cerchi una voce calma, che lasci respirare la conversazione, e un'accoglienza sobria. Le stesse regole valgono per uno studio sanitario, uno studio che riceve famiglie o un'impresa di onoranze funebri.
Dinamico
In officina, chi chiama vuole sapere quando può lasciare la macchina. Si aspetta efficienza. Una voce vivace, sorridente, che va dritta al punto, risponde a questo bisogno. È il tono dei negozi, dei saloni e dei servizi per cui si chiama per avere una fascia oraria.
Pacato
Da un notaio, un commercialista o un avvocato, chi chiama parla di una pratica, di date, a volte di soldi. Vuole percepire rigore. Una voce pacata, senza familiarità, che articola date e riferimenti, ispira fiducia.
Queste categorie sono punti di partenza, non regole. Un'officina di alta gamma può preferire il tono pacato; uno studio con una clientela soprattutto giovane, un tono più vivace. Scelga in base alla sua clientela reale, non all'etichetta del settore.
Il nome della sua azienda, pronunciato come lo dice lei
È la prima parola che sente chi chiama, ed è quella che si nota quando viene storpiata. Tre casi richiedono attenzione:
- i nomi propri e le parole straniere: un cognome, un termine di un'altra lingua, un'ortografia insolita;
- le sigle: si leggono lettera per lettera, o come una parola?
- i nomi lunghi: la ragione sociale completa è spesso più lunga del nome che usano i suoi clienti.
Imposti la pronuncia esatta, poi elenchi le varianti che usano i suoi chiamanti: un diminutivo, il vecchio nome dell'azienda, il nome del titolare al posto di quello della società. L'agente le riconoscerà invece di rispondere fuori tema.
Ascolti poi la frase di accoglienza per intero. Contiene il nome dell'azienda e l'annuncio che chi chiama sta parlando con un'IA, fatto fin dalla prima frase e impossibile da disattivare. La nostra guida sull'annuncio dell'IA spiega come formularlo senza appesantire l'accoglienza.
Il sottofondo sonoro: presente, mai invadente
Il sottofondo sonoro dà una cornice alla chiamata. Deve restare dietro la voce, e rispettare tre regole:
- non copre mai una sillaba: se deve tendere l'orecchio, è troppo presente per il telefono;
- somiglia alla sua attività: uno studio tranquillo e un'officina animata non hanno lo stesso sottofondo;
- resta sopportabile in una chiamata lunga: ciò che piace all'inizio di una conversazione può stancare quando si prolunga.
Lo provi nelle condizioni dei suoi chiamanti, cioè su un telefono, e non solo con delle buone cuffie.
Cosa ascoltare durante la «Chiamata di prova»
La «Chiamata di prova», sempre in alto nella schermata, le permette di parlare con il suo agente al microfono, dal browser, con la sua voce, il suo script e il suo sottofondo. Nulla viene registrato né fatturato, e ogni prova dura al massimo 5 minuti. È il momento di confrontare. Reciti lo stesso scenario con ogni voce candidata, e ascolti sei cose.
- L'accoglienza. Il nome è pronunciato bene? L'annuncio dell'IA è chiaro, senza sembrare recitato?
- Il ritmo. Capisce tutto al primo ascolto? Pensi ai suoi chiamanti più anziani, e a chi chiama dalla strada.
- I numeri. Chieda una data, un orario, un indirizzo. Sono le informazioni che chi chiama deve ricordare.
- Le interruzioni. Interrompa l'agente a metà frase. Deve fermarsi e riprendere in modo naturale.
- Le spiegazioni lunghe. Racconti un problema complicato, con esitazioni. L'agente non deve interromperla.
- Il tono nel tempo. Dopo qualche scambio, la voce la infastidisce? Se è così per lei, lo sarà per i suoi clienti.
Annoti le sue impressioni voce per voce, e tenga le due che la convincono di più. Preferisce sentire un agente sul suo telefono? La demo dura tre minuti, gratuita e senza carta di pagamento: l'agente la richiama e fa da centralino per il suo settore.
Durante la prova gratuita: la voce alla prova delle sue vere chiamate
La «Chiamata di prova» le dice se la voce piace a lei. La prova gratuita di 14 giorni le dice se piace ai suoi chiamanti. In quei giorni, rilegga i riepiloghi e le trascrizioni con una domanda in testa: la voce disturba da qualche parte?
I segnali da individuare:
- chiamanti che fanno ripetere, soprattutto date e numeri;
- chiamate che si interrompono durante l'accoglienza;
- osservazioni sulla velocità o sul tono;
- clienti abituali che gliene parlano, in bene o in male.
Chieda anche il parere di qualche cliente fedele: le dirà francamente se l'accoglienza rispecchia la sua attività. La nostra checklist dei primi giorni colloca questo punto al momento giusto della prova.
Quando cambiare voce
Nulla è definitivo: può regolare il suo agente in qualsiasi momento, in «Cosa dice» → «Voce», o semplicemente chiedendolo al suo agente con un messaggio, nell'app o su WhatsApp. Su WhatsApp può persino inviarle un estratto audio di una voce o di un sottofondo, perché lo ascolti prima di cambiare. Cambi voce quando:
- chi chiama fa ripetere regolarmente, anche se la linea è buona;
- il tono non corrisponde più alla sua clientela, perché è cambiata o perché lei avvia una nuova attività;
- l'accoglienza suona falsa con un nuovo script, più formale o più caloroso;
- lei o il suo team non amate sentirla: la ascolterete spesso, provando e regolando l'agente.
Una regola: cambi una cosa sola alla volta. Se modifica voce, sottofondo e script lo stesso giorno, non saprà cosa ha migliorato, o peggiorato, l'accoglienza. Dopo ogni cambiamento, rifaccia una «Chiamata di prova», poi rilegga i riepiloghi di qualche giorno. E non cambi troppo spesso: una voce stabile fa parte di ciò che rende riconoscibile la sua accoglienza.
Il tono si imposta anche con le parole
La voce porta il tono, lo script lo fissa. Una voce calorosa che recita «Precisi l'oggetto della sua chiamata» resta fredda. Adatti le frasi: la formula di accoglienza, il modo di proporre una fascia oraria, il modo di concludere. Lei definisce il tono e le risposte tipo, e i nostri team affinano l'agente con lei. I nostri script di accoglienza per settore forniscono formule pronte da riprendere.
Per approfondire, la pagina voci e sottofondi sonori illustra cosa si può impostare. Il nostro confronto degli agenti vocali per piccole imprese classifica le soluzioni secondo i criteri che contano per una piccola impresa, e la pagina dei prezzi presenta i piani e cosa comprendono.
