Dasselbe Prinzip, unabhängig vom Kalender
Ein Sprachagent bietet nur an, was der Kalender ihm als frei anzeigt, und teilt es nach den Regeln auf, die Sie ihm geben. Er braucht also drei Dinge: Er muss wissen, wo er den Termin einträgt, wie lange er dauert und wann er ihn nicht legen darf. Outlook und Cal.com beantworten diese Fragen unterschiedlich. Outlook ist ein Kalender: Er weiß, was belegt ist, nicht, was Sie verkaufen. Cal.com ist ein Buchungstool: Es kennt Ihre Terminarten und deren Grenzen.
Wenn Sie mit Google Kalender arbeiten, beschreibt unser Leitfaden zu Google Kalender dasselbe Vorgehen. Und zur Reihenfolge der Fragen am Telefon lesen Sie den Leitfaden zur Terminvergabe.
Microsoft 365 und Outlook
Ein Kalender pro Person, am besten der eigene
In Microsoft 365 hat jeder Mitarbeitende in der Regel sein eigenes Postfach und seinen Hauptkalender. Diesen Kalender sollte man für seine Termine verwenden. Microsoft weist nämlich darauf hin, dass im klassischen Outlook Ereignisse aus zusätzlichen Kalendern nicht im Terminplanungs-Assistenten erscheinen: Nur der Hauptkalender beeinflusst Ihre Verfügbarkeit.
Ein zusätzlicher Kalender bleibt nützlich für eine Ressource, einen Besprechungsraum oder ein Fahrzeug oder um einen Tätigkeitsbereich abzutrennen. Für das neue Outlook beschreibt Microsoft folgendes Vorgehen: Registerkarte „Start“, Schaltfläche „Kalender hinzufügen“ unter dem Kalenderraster, „Leeren Kalender erstellen“, einen Namen eingeben, dann „Speichern“.
Der Status „Anzeigen als“: Vorsicht bei ganztägigen Ereignissen
Jedes Outlook-Ereignis hat einen Status: frei, an anderem Ort tätig, mit Vorbehalt, gebucht oder abwesend. Die Bezeichnungen variieren je nach Version. Microsoft beschreibt zwei Standardverhalten:
- Besprechungen und Termine werden automatisch als gebucht angezeigt;
- neue ganztägige Ereignisse werden als frei angezeigt (die französische Übersetzung der Microsoft-Seite schreibt „gratuits“, also „kostenlos“).
Die Folge ist unmittelbar: Ein als ganztägiges Ereignis eingetragener Urlaub blockiert nichts, solange Sie seinen Status nicht auf „Gebucht“ oder „Abwesend“ setzen. Kontrollieren Sie jeden Urlaub, jede Schulung, jeden Schließtag. Für Pausen und Verwaltungszeiten verwenden Sie „Gebucht“ statt „Mit Vorbehalt“: Bei einem Zeitfenster, das der Agent nicht anbieten soll, darf kein Zweifel bestehen.
Die Arbeitszeit
In Outlook lassen sich Arbeitszeiten und Arbeitsort festlegen, aber diese Funktion erfordert ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto mit einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement, und sie dient vor allem dazu, Kollegen zu informieren, die eine Besprechung planen. Geben Sie dem Agenten Ihre Öffnungszeiten Tag für Tag in seinen Regeln vor.
Die Freigabe
In Outlook im Web erfolgt die Freigabe aus dem Kalender heraus: „Freigeben“, Kalender auswählen, Name oder Adresse der Person, Berechtigungsstufe, dann „Freigeben“. Microsoft bietet diese Stufen an:
| Stufe | Was die Person tun kann |
|---|---|
| Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin | Ihre belegten Zeitfenster sehen, ohne Details |
| Kann Titel und Orte anzeigen | Zusätzlich Titel und Ort sehen |
| Kann alle Details anzeigen | Alles lesen |
| Kann bearbeiten | Ihren Kalender bearbeiten |
| Stellvertretung | Bearbeiten und in Ihrem Namen handeln |
Ihre Organisation kann die Freigabe auf interne Personen beschränken. Und ein per ICS-Link freigegebener Kalender bleibt schreibgeschützt, selbst wenn Sie eine Bearbeitungsberechtigung erteilt haben: Auf diesem Weg kann niemand hineinschreiben.
Cal.com
Ein Ereignistyp pro Leistung
Cal.com ist um Ereignistypen („Event Types“) herum aufgebaut. Jeder hat einen Titel, eine Beschreibung, eine Dauer, eine Buchungsadresse und einen Ort. Legen Sie für jede wirklich unterschiedliche Leistung einen an: „Erstgespräch“, „Folgetermin“, „Telefontermin“. Für ein Team können Sie im Tab für die Zuweisung ein kollektives Ereignis, ein Rotationsprinzip („Round Robin“) oder ein verwaltetes Ereignis wählen.
Die Verfügbarkeiten
Die Zeitpläne werden unter „Availability“ eingestellt. Der als „Default“ markierte Zeitplan gilt für jeden Ereignistyp, der keinen eigenen hat; dort aktivieren Sie die Zeiten Tag für Tag und können mehrere Zeitfenster pro Tag anlegen, sodass die Mittagspause ausgespart bleibt. Für Urlaub oder eine Schließung sperrt eine Datumsausnahme („Add an override“) mit der Option „Mark unavailable (All day)“ den ganzen Tag. Prüfen Sie schließlich die Zeitzone oben rechts im Zeitplan. Mehrere Zeitpläne können nebeneinander bestehen, und jeder Ereignistyp kann seinen eigenen verwenden.
Die Limits
Im Tab für die Limits eines Ereignistyps stellen Sie eine Pufferzeit vor oder nach dem Termin ein, eine Mindestvorlaufzeit vor der Buchung, die Zahl der möglichen Buchungen pro Zeitraum und wie weit im Voraus gebucht werden kann. Genau diese Regeln muss ein Agent kennen.
Das Telefon an Ihre Online-Regeln angleichen
| Regel | Outlook | Cal.com | Dem Agenten vorzugeben |
|---|---|---|---|
| Dauer pro Leistung | Nicht im Kalender | Ereignistyp | Ja, pro Terminart |
| Pufferzeit | Nicht im Kalender | Grenzen | Ja |
| Mindestvorlauf | Nicht im Kalender | Grenzen | Ja |
| Anzahl pro Tag | Nicht im Kalender | Grenzen | Ja |
| Urlaub, Pausen | Status „Gebucht“ | Datumsausnahme, Zeitfenster | Aus dem Kalender gelesen |
Schreiben Sie diese Regeln einmal auf und geben Sie der Online-Seite und dem Agenten dieselben: Der Kunde findet dieselben Bedingungen vor, ob er klickt oder anruft.
Was Sayelo mit Outlook und Cal.com macht
Microsoft 365 und Cal.com sind in allen Tarifen nativ angebunden, ebenso wie Google Calendar; andere Kalender werden auf Anfrage geprüft. Während des Anrufs liest Sayelo den Kalender live, schlägt Zeitfenster vor, die Ihren Regeln entsprechen (Dauer pro Terminart, offene Zeitfenster, Pufferzeit, Mindestvorlauf, Zahl der Termine pro Tag), und eine Sperre gegen Doppelbuchungen reserviert das Zeitfenster für den, der zuerst bestätigt. Er sendet die Bestätigung per SMS und die Erinnerung am Vortag und übernimmt Verschiebungen und Stornierungen, wenn Sie es erlauben.
Nach dem Anruf erhalten Sie die Zusammenfassung per E-Mail, und der Anruf kann in Ihr CRM übertragen werden: unser Leitfaden zu Sellsy, monday.com und Webhooks erklärt, wie. Für eine Anwaltskanzlei oder eine Steuerkanzlei lässt sich der Agent zudem so einstellen, dass er einem Dritten niemals bestätigt, dass eine Akte oder ein Termin existiert.
In 5 Minuten startklar, mit einer Einrichtung, durch die Ihr Agent Sie führt; den Kalender verbinden Sie danach unter „Was er macht“ → „Verbundener Kalender“. Um Sayelo mit anderen Lösungen zu vergleichen, gerade bei den Kalendern, lesen Sie unseren Vergleich der Sprachagenten für Kleinunternehmen, dann die Preise, mit 14 Tagen kostenloser Testphase.
