KI-Telefonassistent für Kitas: Die Eltern bekommen eine Antwort, das Team bleibt bei den Kindern.
Sayelo, der KI-Sprachagent und KI-Telefonassistent für Kitas und Mini-Kitas, nimmt rund um die Uhr ab. Abwesenheiten und Verspätungen sofort ans Team weitergegeben, Platzanfragen aufgenommen, Besichtigungen geplant, Fragen der Eltern beantwortet, Daten über die Kinder auf ein Minimum beschränkt. Ab 39 € zzgl. MwSt./Monat, kostenlose Testphase von 14 Tagen, ohne Einrichtungsgebühren.
In einer Kita sitzt niemand am Telefon, und das ist normal: Das Team ist bei den Kindern. Trotzdem rufen die Eltern an, um eine Abwesenheit zu melden, eine Verspätung anzukündigen, nach einem Platz oder einer Besichtigung zu fragen. Sayelo nimmt ab, gibt Abwesenheiten und Verspätungen sofort ans Team weiter, nimmt Platzanfragen mit den Angaben auf, die Sie verlangen, plant Besichtigungen im Kalender der Leitung und notiert über ein Kind nie mehr als nötig. Die KI gibt sich gleich im ersten Satz zu erkennen.
danach ab 39 € zzgl. MwSt./Monat · ohne Vertragsbindung · die KI gibt sich bei jedem Anruf zu erkennen
In einer Kita klingelt das Telefon in einem leeren Büro, weil das Team bei den Kindern ist, und da gehört es auch hin. Die Eltern rufen trotzdem an, mit Nachrichten, die zählen – eine Abwesenheit, eine Verspätung, die Person, die das Kind abholt –, und das ganze Jahr über rufen Familien wegen eines Platzes oder einer Besichtigung an.
Der KI-Telefonassistent von Sayelo antwortet an ihrer Stelle. Er stellt sich als KI-Assistent vor, gibt Abwesenheiten und Verspätungen sofort ans Team weiter, nimmt Platzanfragen mit den Angaben und dem Verfahren auf, die Sie festgelegt haben, plant Besichtigungen im Kalender der Leitung und beantwortet praktische Fragen mit Ihren Informationen. Er notiert über ein Kind nie mehr als nötig, sagt einer Person, die er nicht der Familie zuordnen kann, nichts und verweist bei allem, was Gesundheit, Gebühren und Zuschüsse betrifft, an die Leitung.
Der Alltag
Was Kitas und Mini-Kitas am Telefon erleben.
Das Team ist bei den Kindern, nicht am Telefon
Der Betreuungsschlüssel lässt niemanden frei, um abzunehmen. Das Telefon klingelt im leeren Büro, und der Elternteil, der eine Abwesenheit melden wollte, hinterlässt eine Nachricht, die das Team erst in der Mittagsruhe abhört.
Platzanfragen das ganze Jahr über
Eltern rufen an wegen eines Platzes ab September, einer gelegentlichen Betreuung, einer Besichtigung. Jeder Anruf verdient eine klare Antwort zu Verfahren, Unterlagen und Fristen und einen Eintrag auf der Warteliste, wenn Sie eine führen.
Abwesenheiten, Verspätungen, kleine Nachrichten aus dem Alltag
„Lea ist krank, sie kommt heute nicht“, „ich komme zwanzig Minuten später“, „die Oma holt Tom ab“. Kurze Nachrichten, wichtig für das Team, die sofort und fehlerfrei weitergegeben werden müssen.
Informationen, mit denen man vorsichtig umgehen muss
Es geht um Kinder. Die Telefonannahme darf nur das absolut Notwendige notieren, einer nicht identifizierten Person nichts sagen und alles, was Gesundheit, Gebühren und Zuschüsse betrifft, der Leitung überlassen.
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Was der Agent macht
Was Ihr KI-Telefonassistent für eine Kita macht.
Gibt Abwesenheiten und Verspätungen sofort weiter
Der Elternteil stellt sich vor, der Agent notiert die Abwesenheit, die Verspätung oder die Person, die das Kind abholt, und informiert das Team per SMS und in der App. Mehr wird nicht abgefragt, und es wird keine medizinische Information gespeichert.
Nimmt Platzanfragen auf
Gewünschtes Aufnahmedatum, Alter des Kindes, Tage und Uhrzeiten, regelmäßige oder gelegentliche Betreuung, Wohnort. Der Agent erklärt Ihr Verfahren, die einzureichenden Unterlagen und die Fristen so, wie Sie sie formuliert haben, und trägt die Anfrage in Ihre Liste ein.
Plant Besichtigungen
In den Zeitfenstern, die die Leitung für Besichtigungen reserviert, in ihrem Kalender, mit Bestätigung per SMS und Erinnerung am Vortag. Die Eltern lernen die Kita kennen, ohne dass das Team die Gruppe verlässt.
Beantwortet praktische Fragen
Öffnungszeiten, Schließtage im Jahr, Mahlzeiten, Windeln, pädagogisches Konzept, Unterlagen für den Start. Der Agent antwortet mit Ihren Informationen und sendet per SMS die Links, die Sie vorbereitet haben: Anmeldeunterlagen, Infobroschüre.
Sagt Unbekannten nichts
Der Agent bestätigt nicht, dass ein Kind betreut wird, gibt einer Person, die er nicht der Familie zuordnen kann, keinerlei Information über ein Kind und leitet jeden ungewöhnlichen Anruf an die Leitung weiter. Aufzeichnungen erfolgen nur per Opt-in und werden automatisch gelöscht.
Betreut Partner und Verwaltung
Aufsichtsbehörde (in Frankreich die PMI), Gemeinde, Lieferanten, Caterer, Stellenbewerber. Der Agent erkennt diese Kontakte und wendet Ihre Anweisungen an: Weiterleitung an die Leitung in ihren Zeitfenstern oder eine präzise Nachricht.
Notfälle
Notfälle: was weitergeleitet wird und wann.
- Anruf eines Elternteils wegen eines Notfalls, der ein betreutes Kind betrifft: sofortige Weiterleitung an die Leitung oder die Gruppe, nach Ihren Anweisungen
- Abwesenheit, Verspätung, abholberechtigte Person: sofortige Weitergabe ans Team, Bestätigung an den Elternteil
- Frage zur Gesundheit eines Kindes, zu einer Behandlung, zu einer Diät: keine Antwort des Agenten, Nachricht an die Leitung
- Platzanfrage, Besichtigung, praktische Frage: Antwort mit Ihren Informationen, Eintrag oder Termin
- Aufsichtsbehörde, Gemeinde, Lieferant, Bewerber: eigene Anweisungen für jeden Kontakt
Sie legen die Zeitfenster fest, in denen an die Leitung weitergeleitet werden kann, und die, in denen der Agent die Nachricht aufnimmt. Er nennt keine Gebühren und keine Zuschüsse, die er nicht von Ihnen erhalten hat, und verweist bei allem, was Gesundheit, Gebühren und Zuschüsse betrifft, an die Leitung.
Jede Weiterleitungsnummer kann auf bestimmte Zeitfenster beschränkt werden, in der Zeitzone Ihres Landes: Ein Bereitschaftsdienst abends und am Wochenende hat dann Vorrang vor der üblichen Nummer. Außerhalb dieser Zeitfenster nimmt der Agent die Nachricht auf und sendet sie Ihnen. Die Weiterleitung erfolgt direkt: Nimmt niemand ab, landet der Anrufer auf der Mailbox der Weiterleitungsnummer.
Schritt für Schritt
Ein typischer Anruf, vom Klingeln bis zur Zusammenfassung.
Das Klingeln
Der Agent nimmt ab, während das Team in der Gruppe ist, und stellt sich als KI-Assistent der Kita vor.
Wer anruft
Elternteil eines betreuten Kindes, Familie auf Platzsuche, Partner, Bewerber. Er erkennt, wer anruft, und ordnet den Anrufer der Familie zu, wenn es ein bekannter Elternteil ist.
Die Nachricht aus dem Alltag
Abwesenheit, Verspätung, Person, die das Kind abholt. Er gibt sie sofort ans Team weiter.
Die Platzanfrage oder die Besichtigung
Verfahren, Unterlagen, Fristen, Eintrag auf der Liste, Besichtigungstermin im Kalender der Leitung.
Die SMS
Der Elternteil erhält die Bestätigung seiner Nachricht, den Besichtigungstermin oder die Links, die Sie vorbereitet haben.
Die Zusammenfassung
Nach dem Anruf eine E-Mail an die Leitung mit der Zusammenfassung, den Abwesenheiten des Tages, den Platzanfragen und der vollständigen Transkription.
Kalender und Tools
Ihre Termine in Ihrem Kalender, Ihre Anrufe in Ihren Tools.
Besichtigungen landen im Kalender der Leitung – Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com – in den Zeitfenstern, die sie freigibt. Abwesenheiten und Verspätungen gehen per SMS ans Team und erscheinen in der App, und jede Anfrage kann per Webhook an Ihre Kita-Verwaltungssoftware gehen. Eine Integration in diese Software prüfen wir auf Anfrage.
- Ihr Kalender live gelesen, Google Calendar, Microsoft 365 oder Cal.com: tatsächlich freie Termine, Sperre gegen Doppelbuchungen, Bestätigung und SMS-Erinnerung am Vortag
- SMS noch während des Anrufs, mit Zustimmung des Anrufers: Adresse, Link zur Terminbuchung, vorbereitete Hinweise
- Zusammenfassung per E-Mail nach jedem Anruf, vollständige Transkription und Webhooks an Ihre Branchensoftware
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Nummer und Einrichtung
Ihre Nummer, Ihre Einrichtung.
Sie behalten Ihre bisherige Nummer, indem Sie sie auf die Nummer Ihres Agenten umleiten. Ihr Agent erhält außerdem eine Nummer nach den Regeln Ihres Landes: siehe Sayelo in Ihrem Land.
In 5 Minuten bereit: Ihr Agent führt Sie schriftlich, per WhatsApp oder mit einem Formular durch die Einrichtung, liest Ihre Website, und Sie hören sich seine Stimme an, bevor Sie sie auswählen. Unser Team verfeinert anschließend die Einstellungen mit Ihnen. Die Nummern und die Telefonie stellt ein Partnerbetreiber bereit, der bei der ARCEP (der französischen Regulierungsbehörde für Telekommunikation) gemeldet ist. So funktioniert es →
Vergleich
Anrufbeantworter, Telefonservice oder Sayelo?
| Anrufbeantworter | Telefonservice | Sayelo | |
|---|---|---|---|
| Verfügbar 24/7 | Passiv | Erweiterte Zeiten | Durchgehend |
| Sofortige Antwort | — | Warteschleife | Ja |
| Abwesenheit sofort ans Team weitergegeben | In der Mittagsruhe | Ja | Ja, SMS und App |
| Platzanfrage nach Ihrem Verfahren aufgenommen | Nein | Je nach Gesprächsleitfaden | Ja, Ihre Informationen |
| Keine Auskunft über ein Kind an eine nicht identifizierte Person | Entfällt | Je nach Anweisung | Ja, standardmäßig |
| Zusammenfassung & Transkription | Nein | Unterschiedlich | Ja |
| Kosten | Gering, ineffizient | Hoch | Fixpreis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt. |
Preis
Ein klarer Preis, ab 39 € pro Monat zzgl. MwSt.
Kostenlose Testphase von 14 Tagen. Keine Mindestlaufzeit: jederzeit kündbar, mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen. Minuten, SMS und die Zahl der Agenten hängen vom Tarif ab: Preise und Tarifdetails ansehen →
Häufige Fragen
Fragen von Kitas und Mini-Kitas.
Bearbeitet er Platzanfragen?
Ja. Er nimmt die Angaben auf, die Sie verlangen – gewünschtes Aufnahmedatum, Alter des Kindes, Tage und Uhrzeiten, Wohnort, regelmäßige oder gelegentliche Betreuung –, erklärt Ihr Verfahren und Ihre Unterlagen und trägt die Anfrage in Ihre Liste ein. Ohne Ihre Freigabe sagt er keinen freien Platz zu.
Plant er Besichtigungen?
Ja, im Kalender der Leitung, in den für Besichtigungen reservierten Zeitfenstern, mit Bestätigung per SMS und Erinnerung am Vortag. Die Eltern lernen die Kita zu einem vereinbarten Zeitpunkt kennen, ohne dass das Team die Kinder allein lässt.
Gibt er Abwesenheiten ans Team weiter?
Ja, sofort, per SMS ans Team und in der App, mit Vor- und Nachnamen des Kindes, dem Datum und, wenn der Elternteil es angibt, der voraussichtlichen Dauer. Ebenso gibt er eine Verspätung oder den Namen der Person weiter, die das Kind abholt. Es wird keine medizinische Information gespeichert.
Was antwortet er zu Gebühren und Zuschüssen?
Er nennt die Gebühren, die Sie eingerichtet haben, falls vorhanden, und nichts darüber hinaus. Zu Zuschüssen und Kostenübernahmen gibt er keine Auskunft: Er notiert die Frage und leitet sie an die Leitung weiter, die mit Blick auf die Unterlagen der Familie antwortet.
Welche Daten über die Kinder werden gespeichert?
Das Minimum, das Sie verlangen, in der Regel Vorname, Nachname und Gruppe, um dem Team eine Nachricht weiterzugeben. Nichts Medizinisches. Der Agent bestätigt einer Person, die er nicht der Familie zuordnen kann, nicht, dass ein Kind betreut wird. Aufzeichnungen werden angekündigt, erfolgen nur per Opt-in und werden automatisch gelöscht, und die Daten werden in Frankreich gehostet. Sicherheit und DSGVO →
Wissen die Eltern, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, der Agent sagt es gleich in seinem ersten Satz. Ein Elternteil, der eine Abwesenheit meldet, will sicher sein, dass das Team sofort informiert ist. Er erhält die Bestätigung per SMS und das Team die Nachricht, ohne dass jemand die Gruppe verlässt.
Kann ich die Nummer der Kita behalten?
Ja. Sie behalten Ihre bisherige Nummer, in allen Tarifen, ganz nach Wahl: per Anrufumleitung auf Ihren Agenten oder, in Frankreich, per Rufnummernmitnahme. Ab der Testphase ist außerdem eine neue Nummer nach den Regeln Ihres Landes inklusive, wenn Sie lieber neu anfangen möchten. In jedem Fall wird unter der Nummer, die die Eltern kennen, immer abgenommen.
Aktualisiert am 14. Oktober 2026.
Weitere Branchen
Sayelo für weitere Branchen.
- KI-Sprachagent für Logopädiepraxen: Warteliste geführt, realistische Wartezeit genannt, Anlass der Diagnostik erfasst, Eltern beruhigt, Terminerinnerungen gesendet – der Agent antwortet, während Sie in der Therapiestunde sind.
- Erstanrufe in einer psychologischen Praxis annehmen: Erstanrufe ruhig entgegengenommen, ohne nach dem Anlass zu fragen, Termine in der Praxis oder per Video, Menschen in Not an Krisendienst oder Notruf verwiesen (in Frankreich 3114 oder 15) – der Agent antwortet während der Sitzung.
- Telefonassistent für Hausarztpraxen: Akuttermine des Tages und geplante Termine vergeben, Folgerezepte notiert, Warnzeichen an den Notruf verwiesen – der Agent hält die Leitung.
Hören Sie, wie er antwortet,
bevor Sie sich entscheiden.
Der Agent ruft Sie auf Ihrem Mobiltelefon zurück und spielt die Telefonzentrale einer Kita nach. Drei Minuten, kostenlos, ohne Zahlungskarte.