Wenn ein Kunde anruft und Ihr Agent abnimmt, wird seine Stimme live verarbeitet. Transkription, Gesprächsführung und Sprachsynthese werden in der Europäischen Union verarbeitet, von Dienstleistern, die mit Sayelo eine DSGVO-konforme Datenschutzvereinbarung geschlossen haben. Was vom Anruf bleibt (Aufzeichnung, falls Sie sie aktiviert haben, Transkription, Zusammenfassung, Kontakt, Termin), wird anschließend in einer Datenbank gespeichert, die in Frankreich bei einem HDS-zertifizierten Hoster gehostet wird. Die Speicherdauer legen Sie fest.
Der Weg eines Anrufs, Schritt für Schritt
1. Das Klingeln: Der Anruf kommt über einen Netzbetreiber
Der Anruf wird über Telekommunikationsbetreiber mit Sitz in Frankreich geleitet. Die Nummern und die Telefonie stellt ein Partnerbetreiber bereit, der bei der ARCEP (der französischen Regulierungsbehörde für Telekommunikation) gemeldet ist.
2. Die ersten Worte: die KI-Ansage
Jeder Anruf beginnt, in der Sprache des Agenten, mit dem Hinweis „Bitte beachten Sie, dass Sie mit einer künstlichen Intelligenz sprechen werden“. Diese Ansage ist verpflichtend und kann weder von Sayelo noch von Ihnen deaktiviert werden. Wird der Anruf aufgezeichnet, wird sie ergänzt um „Dieser Anruf wird aufgezeichnet, Sie können widersprechen“. Die Aufzeichnungen, ab dem Tarif Essentiel enthalten, erfolgen per Opt-in: Sie sind nie standardmäßig aktiv. Die Transkription gibt es dagegen in allen Tarifen.
3. Das Gespräch: was verarbeitet wird
Während des Gesprächs werden vier Arten von Daten verarbeitet: die Stimme (Audiostream und gegebenenfalls Aufzeichnung), die Texttranskription des Gesprächs, die Metadaten des Anrufs und das, was der Anrufer von sich aus mitteilt, etwa seinen Namen oder den Grund seines Anrufs. Die Stimme ist ein personenbezogenes Datum im vollen Sinne.
Die Dienstleister für Sprach-KI
Um den Anrufer zu verstehen und ihm zu antworten, stützt sich der Agent auf Dienstleister für Sprach-KI, die Transkription, Gesprächsverarbeitung und Sprachsynthese übernehmen. Transkription, Gesprächsführung und Sprachsynthese werden in der Europäischen Union verarbeitet, von Dienstleistern, die mit Sayelo eine DSGVO-konforme Datenschutzvereinbarung geschlossen haben, wie unsere Datenschutzerklärung (Artikel 7, auf Französisch) angibt. Diese Dienstleister verarbeiten nur das Audio und die Transkriptionen der Anrufe: Die Daten aus Google Calendar werden ihnen nie übermittelt. Die Daten Ihrer Anrufe (Aufzeichnungen, Transkriptionen, Zusammenfassungen, Kontakte, Termine) werden dagegen in Frankreich bei einem HDS-zertifizierten Hoster gehostet. Die namentliche und aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter erhalten Kunden auf einfache Anfrage, und wir informieren Sie über jede Ergänzung und jeden Austausch.
4. Nach dem Anruf: was gespeichert wird, und wo
Anrufe, Aufzeichnungen, Transkriptionen, Zusammenfassungen, Kontakte, Termine und Wissensdatenbanken werden in der Anwendungsdatenbank gespeichert, bei einem HDS-zertifizierten Hoster (zertifizierter Hoster für Gesundheitsdaten), in Frankreich, in allen Tarifen, wie die Preise angeben. Die Anwendung, die den Agenten betreibt, läuft in der Europäischen Union.
5. Die Zusammenfassung
Die Zusammenfassung des Anrufs wird Ihnen per E-Mail geschickt, über einen E-Mail-Versanddienst mit Sitz in Frankreich.
In einer Tabelle: was verarbeitet wird, und wo
| Datenart | Beispiel | Wo |
|---|---|---|
| Stimme | Was der Anrufer sagt, die Aufzeichnung, falls Sie sie aktiviert haben | In der Europäischen Union verarbeitet; Aufzeichnungen in Frankreich gespeichert, bei einem HDS-zertifizierten Hoster |
| Transkription | Der Text des Gesprächs | In der Europäischen Union erstellt; in Frankreich gespeichert, bei einem HDS-zertifizierten Hoster |
| Metadaten | Nummern, Zeitstempel, Dauer | Vermittlung über Betreiber in Frankreich; Speicherung in Frankreich, bei einem HDS-zertifizierten Hoster |
| Vom Anrufer mitgeteilte Daten | Name, Anliegen, Kontaktdaten | In der Transkription, der Zusammenfassung und dem Kontaktprofil, gespeichert in Frankreich bei einem HDS-zertifizierten Hoster |
| Verbundener Google-Kalender | Zeitfenster, Ereignisse | Datenbank in Frankreich bei einem HDS-zertifizierten Hoster, Anwendungshosting in der Europäischen Union; nie an die KI-Dienste übermittelt |
Die Dienstleister unserer Liste, die Daten möglicherweise außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, dienen der Unternehmenswebsite, der Zahlungsabwicklung und ergänzenden Diensten (Anrufzusammenfassungen, Dienstkontinuität bei Ausfällen), mit den von der DSGVO vorgesehenen Garantien. Sayelo bevorzugt, wo immer möglich, Hosting und Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union.
Wer auf die Daten zugreift
- Sie, über Ihr Dashboard und Ihre Zusammenfassungen.
- Das Sayelo-Team, mit eingeschränktem und protokolliertem Zugriff nach dem Prinzip der minimalen Rechte. Die berechtigten Personen unterliegen einer Vertraulichkeitspflicht.
- Die Auftragsverarbeiter, jeweils nur für ihre eigene Funktion, mit Schutzpflichten, die unseren gleichwertig sind.
Kommunikation und Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt. Ihre Daten dienen ausschließlich dem Betrieb Ihres Agenten. Sie werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet, weder verkauft noch zu Werbezwecken genutzt.
Wie lange gespeichert wird
Laut unserer Datenschutzerklärung werden Aufzeichnungen und Transkriptionen von Anrufen für eine begrenzte Dauer gespeichert, so kurz wie nötig festgelegt und vom Kunden einstellbar, im Einklang mit den Empfehlungen der CNIL (der französischen Datenschutzbehörde) zu Anrufaufzeichnungen. Danach werden die Daten gelöscht. Am Vertragsende entscheiden Sie: Herausgabe, dann Löschung der Daten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Ihre Rechte und die Ihrer Anrufer
Für die Anrufe sind Sie der Verantwortliche: Sayelo handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DSGVO. Sie informieren Ihre Gesprächspartner über den Einsatz des Sprachagenten, was die Ansage zu Beginn des Anrufs erleichtert, und holen gegebenenfalls ihre Einwilligung zur Aufzeichnung ein. Für eine Gesundheitspraxis, etwa die eines Hausarztes, können verstärkte Garantien und eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein.
Jede Person hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Wendet sich ein Anrufer an Sayelo, wird seine Anfrage an Sie weitergeleitet, und wir unterstützen Sie bei der Antwort. Jede Person kann außerdem Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen, etwa bei der CNIL, der französischen Datenschutzbehörde.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie mehr wissen möchten, fasst unsere Seite Sicherheit und DSGVO unsere Garantien zusammen, der Leitfaden zum HDS-Hosting erklärt diese Zertifizierung, und der Leitfaden DSGVO und Anrufaufzeichnung erläutert die Regeln zu Information und Speicherdauer.
