אותו עיקרון, יהיה היומן אשר יהיה
סוכן קולי מציע רק את מה שהיומן מציג לו כפנוי, והוא מחלק את זה לפי הכללים שאתם נותנים לו. לכן הוא צריך שלושה דברים: לדעת איפה לרשום את הפגישה, כמה זמן היא נמשכת, ומתי אסור לקבוע אותה. Outlook ו-Cal.com עונים על השאלות האלה בדרכים שונות. Outlook הוא לוח שנה: הוא יודע מה תפוס, לא מה אתם מוכרים. Cal.com הוא כלי להזמנת פגישות: הוא מכיר את סוגי הפגישות שלכם ואת המגבלות שלהן.
אם אתם עובדים עם Google Calendar, המדריך שלנו ל-Google Calendar מפרט את אותו תהליך. ולסדר השאלות בטלפון, ראו את המדריך לקביעת פגישות.
Microsoft 365 ו-Outlook
יומן אחד לכל אדם, רצוי היומן שלו
ב-Microsoft 365, לכל עובד יש בדרך כלל תיבת דואר ולוח שנה ראשי משלו. בלוח השנה הזה צריך להשתמש לפגישות שלו. Microsoft מציינת שב-Outlook הקלאסי, אירועים מלוחות שנה נוספים לא מופיעים ב״עוזר התזמון״: רק לוח השנה הראשי משפיע על הזמינות שלכם.
לוח שנה נוסף עדיין שימושי למשאב, לחדר ישיבות או לרכב, או כדי להפריד פעילות. ב-Outlook החדש, Microsoft מציינת את השלבים הבאים: הכרטיסייה ״בית״, הכפתור ״הוסף לוח שנה״ מתחת לרשת, ״צור לוח שנה ריק״, שם, ואז ״שמור״.
הסטטוס ״הצג כ״: שימו לב לאירועים של יום שלם
לכל אירוע ב-Outlook יש סטטוס: פנוי, עובד ממקום אחר, טנטטיבי, תפוס או מחוץ למשרד. השמות משתנים בין הגרסאות. Microsoft מציינת שתי התנהגויות ברירת מחדל:
- ישיבות ופגישות מופיעות אוטומטית בסטטוס תפוס;
- אירועים חדשים של יום שלם מופיעים בסטטוס פנוי.
התוצאה ישירה: חופשה שהוזנה כאירוע של יום שלם לא חוסמת דבר כל עוד לא שיניתם את הסטטוס שלה ל״תפוס״ או ל״מחוץ למשרד״. בדקו כל חופשה, כל השתלמות, כל יום סגירה. להפסקות ולזמן מנהלה, השתמשו ב״תפוס״ ולא ב״טנטטיבי״: משבצת שהסוכן לא אמור להציע לא צריכה להשאיר שום ספק.
שעות העבודה
Outlook מאפשר להגדיר שעות ומקום עבודה, אבל הפונקציה הזו דורשת חשבון עבודה או חשבון בית ספר עם מינוי Microsoft 365 מתאים, והיא משמשת בעיקר כדי ליידע עמיתים שמתזמנים ישיבה. תנו לסוכן את שעות הפתיחה שלכם, יום אחר יום, בכללים שלו.
השיתוף
ב-Outlook באינטרנט, השיתוף נעשה מלוח השנה: ״שתף״, בחירת לוח השנה, שם או כתובת של האדם, רמת הרשאה, ואז ״שתף״. Microsoft מציעה את הרמות האלה:
| רמה | מה האדם יכול לעשות |
|---|---|
| יכול להציג את פרטי הזמינות שלי | לראות את משבצות הזמן התפוסות שלכם, בלי פרטים |
| יכול להציג כותרות ומיקומים | לראות גם את הכותרת ואת המיקום |
| יכול להציג את כל הפרטים | לקרוא הכול |
| יכול לערוך | לערוך את לוח השנה שלכם |
| נציג | לערוך ולפעול בשמכם |
הארגון שלכם יכול להגביל את השיתוף לאנשים מתוך הארגון. ולוח שנה ששותף בקישור ICS נשאר לקריאה בלבד, גם אם העניקם הרשאת עריכה: אף אחד לא יכול לכתוב בו בדרך הזו.
Cal.com
סוג אירוע לכל שירות
Cal.com מאורגן סביב סוגי אירועים (״event types״). לכל אחד יש כותרת, תיאור, משך, כתובת הזמנה ומיקום. צרו אחד לכל שירות ששונה באמת: ״פגישה ראשונה״, ״פגישת מעקב״, ״שיחת טלפון קצרה״. לצוות, לשונית ההקצאה מאפשרת לבחור אירוע קבוצתי, סבב (״round robin״) או אירוע מנוהל.
הזמינות
לוחות הזמנים מוגדרים ב-״Availability״. לוח הזמנים שמסומן ״Default״ חל על כל סוג אירוע שאין לו לוח משלו; שם אתם מפעילים את השעות יום אחר יום, ואפשר להוסיף כמה טווחים באותו יום, כך שהפסקת הצהריים נשארת בחוץ. לחופשה או לסגירה, חריגה לתאריך (״Add an override״) עם האפשרות ״Mark unavailable (All day)״ סוגרת את היום. לבסוף, בדקו את אזור הזמן, בפינה הימנית העליונה של לוח הזמנים. כמה לוחות זמנים יכולים להתקיים במקביל, וכל סוג אירוע יכול להשתמש בלוח משלו.
המגבלות
לשונית המגבלות של סוג אירוע מגדירה זמן מרווח לפני הפגישה או אחריה, זמן התראה מינימלי לפני הזמנה, את מספר ההזמנות האפשרי בתקופה ואת טווח ההזמנה קדימה. אלה בדיוק הכללים שסוכן צריך להכיר.
ליישר את הטלפון לפי הכללים המקוונים שלכם
| כלל | Outlook | Cal.com | מה לתת לסוכן |
|---|---|---|---|
| משך לכל שירות | לא בלוח השנה | סוג אירוע | כן, לכל סוג פגישה |
| זמן מרווח | לא בלוח השנה | מגבלות | כן |
| זמן התראה מינימלי | לא בלוח השנה | מגבלות | כן |
| מספר ביום | לא בלוח השנה | מגבלות | כן |
| חופשות, הפסקות | סטטוס ״תפוס״ | חריגה לתאריך, טווחי שעות | נקראים ביומן |
כתבו את הכללים האלה פעם אחת, ותנו את אותם כללים לדף המקוון ולסוכן: הלקוח ימצא את אותה מדיניות, בין שהוא לוחץ ובין שהוא מתקשר.
מה Sayelo עושה עם Outlook ו-Cal.com
Microsoft 365 ו-Cal.com מחוברים באינטגרציה מובנית בכל המסלולים, כמו Google Calendar; יומנים אחרים נבחנים לפי בקשה. במהלך השיחה, Sayelo קורא את היומן בזמן אמת, מציע משבצות זמן שתואמות את הכללים שלכם (משך לכל סוג פגישה, משבצות פתוחות, זמן מרווח, זמן התראה מינימלי, מספר פגישות ביום), ונעילה נגד כפילויות שומרת את המשבצת למי שמאשר ראשון. הוא שולח את האישור ב-SMS ואת התזכורת יום לפני, ומטפל בקביעה מחדש ובביטול אם אתם מאשרים זאת.
אחרי השיחה, אתם מקבלים את הסיכום במייל, והשיחה יכולה להגיע ל-CRM שלכם: המדריך שלנו ל-Sellsy, ל-monday.com ול-Webhooks מסביר איך. במשרד של עורכי דין או של רואי חשבון, אפשר גם להגדיר את הסוכן כך שלעולם לא יאשר לצד שלישי קיומו של תיק או של פגישה.
מוכן תוך 5 דקות, עם הפעלה בהדרכת הסוכן שלכם; לאחר מכן מחברים את היומן ב״מה הוא עושה״ ← ״יומן מחובר״. כדי למקם את Sayelo מול פתרונות אחרים, בפרט בנושא יומנים, קראו את ההשוואה שלנו בין סוכנים קוליים לעסקים קטנים (בצרפתית), ואז את המחירים, עם ניסיון חינם ל-14 ימים.
