El mismo principio, sea cual sea la agenda
Un agente de voz solo propone lo que la agenda le muestra como libre, y lo divide según las reglas que usted le da. Por eso necesita tres cosas: saber dónde escribir la cita, cuánto tiempo dura y cuándo no hay que ponerla. Outlook y Cal.com responden a estas preguntas de forma distinta. Outlook es un calendario: sabe lo que está ocupado, no lo que usted vende. Cal.com es una herramienta de reservas: conoce sus tipos de cita y sus límites.
Si trabaja con Google Calendar, nuestra guía de Google Calendar detalla el mismo procedimiento. Y para el orden de las preguntas al teléfono, consulte la guía de reserva de citas.
Microsoft 365 y Outlook
Un calendario por persona, preferiblemente el suyo
En Microsoft 365, cada colaborador suele tener su buzón y su calendario principal. Ese es el calendario que debe usar para sus citas. Microsoft precisa, en efecto, que en Outlook clásico los eventos de los calendarios adicionales no aparecen en el Asistente para programación: solo el calendario principal influye en su disponibilidad.
Un calendario adicional sigue siendo útil para un recurso, una sala de reuniones o un vehículo, o para separar una actividad. En el nuevo Outlook, Microsoft indica estos pasos: pestaña «Inicio», botón «Agregar calendario» debajo de la cuadrícula, «Crear calendario en blanco», un nombre y, después, «Guardar».
El estado «Mostrar como»: cuidado con los días completos
Cada evento de Outlook tiene un estado: libre, trabajando en otro lugar, provisional, ocupado o fuera de la oficina. Los nombres varían según las versiones. Microsoft precisa dos comportamientos por defecto:
- las reuniones y las citas aparecen automáticamente como ocupadas;
- los nuevos eventos de día completo aparecen como libres (la versión francesa de la página dice «gratuits», es decir, «gratuitos»).
La consecuencia es directa: unas vacaciones introducidas como evento de día completo no bloquean nada mientras no cambie su estado a «ocupado» o «fuera de la oficina». Revise cada periodo de vacaciones, cada formación, cada día de cierre. Para las pausas y las franjas administrativas, use «ocupado» en lugar de «provisional»: una franja que el agente no debe proponer no debe dejar ninguna duda.
El horario laboral
Outlook permite definir un horario y un lugar de trabajo, pero esta función requiere una cuenta profesional o educativa con una suscripción a Microsoft 365 apta, y sirve sobre todo para informar a los compañeros que programan una reunión. Dé su horario de apertura al agente, día por día, en sus reglas.
El uso compartido
En Outlook en la Web, el calendario se comparte desde el propio calendario: «Compartir», elección del calendario, nombre o dirección de la persona, nivel de permiso y, después, «Compartir». Microsoft propone estos niveles:
| Nivel | Lo que puede hacer la persona |
|---|---|
| Puede ver cuándo estoy ocupado | Ver sus franjas ocupadas, sin detalles |
| Puede ver títulos y ubicaciones | Ver también el título y el lugar |
| Puede ver todos los detalles | Leerlo todo |
| Puede editar | Modificar su calendario |
| Delegado | Modificar y actuar en su nombre |
Su organización puede limitar el uso compartido a las personas internas. Y un calendario compartido mediante un enlace ICS sigue siendo de solo lectura, aunque haya concedido un permiso de edición: nadie puede escribir en él por esa vía.
Cal.com
Un tipo de evento por servicio
Cal.com se organiza en torno a los tipos de evento («event types»). Cada uno tiene un título, una descripción, una duración, una dirección de reserva y un lugar. Cree uno por cada servicio realmente distinto: «Primera cita», «Cita de seguimiento», «Llamada telefónica». Para un equipo, la pestaña de asignación permite elegir un evento colectivo, un turno rotatorio («round robin») o un evento gestionado.
La disponibilidad
Los horarios se configuran en «Availability». El horario marcado como «Default» se aplica a cualquier tipo de evento que no tenga uno propio; en él activa el horario día por día, y puede añadir varias franjas en un mismo día, lo que deja fuera la pausa del mediodía. Para unas vacaciones o un cierre, una excepción de fecha («Add an override») con la opción «Mark unavailable (All day)» cierra el día. Por último, compruebe la zona horaria, arriba a la derecha del horario. Pueden coexistir varios horarios, y cada tipo de evento puede usar el suyo.
Los límites
La pestaña de límites de un tipo de evento configura un tiempo de margen antes o después de la cita, una antelación mínima para reservar, el número de reservas posibles en un periodo y el horizonte de reserva. Son exactamente las reglas que un agente debe conocer.
Alinear el teléfono con sus reglas en línea
| Regla | Outlook | Cal.com | Lo que hay que indicar al agente |
|---|---|---|---|
| Duración por servicio | No está en el calendario | Tipo de evento | Sí, por tipo de cita |
| Tiempo de margen | No está en el calendario | Límites | Sí |
| Antelación mínima | No está en el calendario | Límites | Sí |
| Número por día | No está en el calendario | Límites | Sí |
| Vacaciones, pausas | Estado «ocupado» | Excepción de fecha, franjas | Se leen en la agenda |
Escriba estas reglas una vez, y dé las mismas a la página en línea y al agente: el cliente encontrará la misma política, tanto si hace clic como si llama.
Lo que hace Sayelo con Outlook y Cal.com
Microsoft 365 y Cal.com están conectados de forma nativa en todos los planes, como Google Calendar; las demás agendas se estudian bajo petición. Durante la llamada, Sayelo consulta la agenda en directo, propone franjas que cumplen sus reglas (duración por tipo de cita, franjas abiertas, tiempo de margen, antelación mínima, número de citas por día) y un bloqueo antiduplicados reserva la franja para el primero que confirma. Envía la confirmación por SMS y el recordatorio el día anterior, y gestiona la reprogramación y la cancelación si usted lo autoriza.
Después de la llamada, usted recibe el resumen por correo electrónico, y la llamada puede pasar a su CRM: nuestra guía de Sellsy, monday.com y webhooks explica cómo. Para un despacho de abogados o una asesoría contable, el agente también se configura para no confirmar nunca a un tercero la existencia de un expediente o de una cita.
Lista en 5 minutos, con una puesta en marcha guiada por su agente; después, la agenda se conecta en «Lo que hace» → «Agenda conectada». Para situar a Sayelo frente a las demás soluciones, en particular en cuanto a las agendas, lea nuestra comparativa de agentes de voz para pymes y, después, los precios, con 14 días de prueba gratuita.
