Lo stesso principio, qualunque sia l'agenda
Un agente vocale propone solo ciò che l'agenda gli mostra come libero, e lo suddivide secondo le regole che lei gli dà. Ha quindi bisogno di tre cose: sapere dove scrivere l'appuntamento, quanto tempo dura e quando non deve fissarlo. Outlook e Cal.com rispondono a queste domande in modo diverso. Outlook è un calendario: sa cosa è occupato, non cosa lei vende. Cal.com è uno strumento di prenotazione: conosce i suoi tipi di appuntamento e i loro limiti.
Se lavora con Google Calendar, la nostra guida su Google Calendar illustra lo stesso procedimento. E per l'ordine delle domande al telefono, veda la guida alla prenotazione degli appuntamenti.
Microsoft 365 e Outlook
Un calendario per persona, preferibilmente il proprio
In Microsoft 365 ogni collaboratore ha in genere la sua cassetta postale e il suo calendario principale. È questo il calendario da usare per i suoi appuntamenti. Microsoft precisa infatti che, nella versione classica di Outlook, gli eventi dei calendari aggiuntivi non compaiono nell'Assistente Pianificazione: solo il calendario principale incide sulla sua disponibilità.
Un calendario aggiuntivo resta utile per una risorsa, una sala riunioni o un veicolo, o per separare un'attività. Nel nuovo Outlook, Microsoft indica questa procedura: scheda «Home», pulsante «Aggiungi calendario» sotto la griglia, «Crea calendario vuoto», un nome, poi «Salva».
Lo stato «Mostra come»: attenzione alle giornate intere
Ogni evento di Outlook ha uno stato: disponibile, lavoro altrove, provvisorio, occupato o fuori sede. Le etichette variano a seconda delle versioni. Microsoft precisa due comportamenti predefiniti:
- riunioni e appuntamenti compaiono automaticamente come occupati;
- i nuovi eventi di una giornata intera compaiono come disponibili.
La conseguenza è diretta: un giorno di ferie inserito come giornata intera non blocca nulla finché non ne cambia lo stato in «occupato» o «fuori sede». Controlli ogni giorno di ferie, ogni corso di formazione, ogni giorno di chiusura. Per le pause e le fasce dedicate all'amministrazione, usi «occupato» piuttosto che «provvisorio»: una fascia che l'agente non deve proporre non deve lasciare alcun dubbio.
L'orario di lavoro
Outlook permette di definire orari e luogo di lavoro, ma questa funzione richiede un account aziendale o dell'istituto di istruzione con un abbonamento Microsoft 365 idoneo, e serve soprattutto a informare i colleghi che pianificano una riunione. Comunichi i suoi orari di apertura all'agente, giorno per giorno, nelle sue regole.
La condivisione
In Outlook sul web la condivisione si fa dal calendario: «Condividi», scelta del calendario, nome o indirizzo della persona, livello di autorizzazione, poi «Condividi». Microsoft propone questi livelli:
| Livello | Cosa può fare la persona |
|---|---|
| Può visualizzare quando sono occupato | Vedere le sue fasce occupate, senza dettagli |
| Può visualizzare titoli e luoghi | Vedere anche il titolo e il luogo |
| Può visualizzare tutti i dettagli | Leggere tutto |
| Può modificare | Modificare il suo calendario |
| Delegato | Modificare e agire per suo conto |
La sua organizzazione può limitare la condivisione alle persone interne. E un calendario condiviso tramite un link ICS resta in sola lettura, anche se ha concesso un diritto di modifica: nessuno può scriverci per quella via.
Cal.com
Un tipo di evento per prestazione
Cal.com si organizza attorno ai tipi di evento («event types»). Ognuno ha un titolo, una descrizione, una durata, un indirizzo di prenotazione e un luogo. Ne crei uno per ogni prestazione davvero diversa: «Primo appuntamento», «Appuntamento di controllo», «Colloquio telefonico». Per un team, la scheda di assegnazione permette di scegliere un evento collettivo, una rotazione («round robin») o un evento gestito.
Le disponibilità
Le pianificazioni si impostano in «Availability». La pianificazione contrassegnata «Default» si applica a ogni tipo di evento che non ha la propria; vi attiva gli orari giorno per giorno, e può aggiungere più fasce nella stessa giornata, il che lascia fuori la pausa pranzo. Per un giorno di ferie o una chiusura, un'eccezione di data («Add an override») con l'opzione «Mark unavailable (All day)» chiude la giornata. Verifichi infine il fuso orario, in alto a destra della pianificazione. Possono coesistere più pianificazioni, e ogni tipo di evento può usare la propria.
I limiti
La scheda dei limiti di un tipo di evento imposta un tempo cuscinetto prima o dopo l'appuntamento, un preavviso minimo prima della prenotazione, il numero di prenotazioni possibili in un periodo e l'orizzonte di prenotazione. Sono esattamente le regole che un agente deve conoscere.
Allineare il telefono alle sue regole online
| Regola | Outlook | Cal.com | Da dare all'agente |
|---|---|---|---|
| Durata per prestazione | Non nel calendario | Tipo di evento | Sì, per tipo di appuntamento |
| Tempo cuscinetto | Non nel calendario | Limiti | Sì |
| Preavviso minimo | Non nel calendario | Limiti | Sì |
| Numero al giorno | Non nel calendario | Limiti | Sì |
| Ferie, pause | Stato «occupato» | Eccezione di data, fasce orarie | Letti nell'agenda |
Scriva queste regole una volta sola, e dia le stesse alla pagina online e all'agente: il cliente troverà la stessa politica, che clicchi o che chiami.
Cosa fa Sayelo con Outlook e Cal.com
Microsoft 365 e Cal.com sono collegati in modo nativo su tutti i piani, come Google Calendar; gli altri calendari si valutano su richiesta. Durante la chiamata, Sayelo legge l'agenda in tempo reale, propone fasce orarie conformi alle sue regole (durata per tipo di appuntamento, fasce aperte, tempo cuscinetto, preavviso minimo, numero di appuntamenti al giorno), e un blocco anti-doppione riserva la fascia al primo che conferma. Invia la conferma via SMS, il promemoria il giorno prima, e gestisce lo spostamento e l'annullamento se lei lo autorizza.
Dopo la chiamata riceve il riepilogo via e-mail, e la chiamata può finire nel suo CRM: la nostra guida su Sellsy, monday.com e webhook spiega come. Per uno studio di avvocati o di commercialisti, l'agente si imposta anche per non confermare mai a terzi l'esistenza di una pratica o di un appuntamento.
Pronto in 5 minuti, con una configurazione guidata dal suo agente; l'agenda si collega poi in «Cosa fa» → «Agenda collegata». Per collocare Sayelo rispetto alle altre soluzioni, in particolare sulle agende, legga il nostro confronto degli agenti vocali per piccole imprese, poi i prezzi, con 14 giorni di prova gratuita.
