Il quadro normativo, in due frasi
L'articolo 50 del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale chiede che i sistemi di IA progettati per dialogare con le persone le informino che stanno parlando con un'IA, in modo chiaro e riconoscibile, al più tardi al momento della prima interazione; questo obbligo si applica dal 2 agosto 2026. Il resto del quadro (GDPR, registrazione, contratto con il fornitore) è illustrato nella nostra guida sull'AI Act e il GDPR: questa guida, che non costituisce un parere legale, tratta solo della pratica, cioè cosa dire, quando e come.
Quando annunciarla: nella prima frase
Al telefono, «al più tardi al momento della prima interazione» vuol dire: nell'accoglienza. Non dopo tre domande, non «se chi chiama lo chiede». Chi scopre dopo un minuto di parlare con una macchina si sente in trappola; chi lo apprende nella prima frase giudica l'agente per ciò che fa per lui.
Tre momenti contano:
- L'apertura. L'annuncio viene detto una volta, chiaramente, all'inizio di ogni chiamata.
- La domanda diretta. Se chi chiama chiede «sto parlando con un robot?», la risposta è sì, senza giri di parole, seguita da ciò che l'agente può fare. Un agente non deve mai negare.
- La registrazione. Se registra le chiamate, l'annuncio lo dice anche, con la possibilità di opporsi. La nostra guida sulla registrazione delle chiamate approfondisce questo punto.
Con Sayelo, l'apertura non dipende da lei: ogni chiamata inizia con la frase «La informiamo che sta per parlare con un'intelligenza artificiale», che né lei né noi possiamo disattivare, seguita da «Questa chiamata è registrata, può opporsi» se ha attivato la registrazione, disponibile a partire dal piano Essentiel e mai attiva per impostazione predefinita. Il suo lavoro riguarda la frase di accoglienza che l'accompagna: è quella che trattiene chi chiama.
Come annunciarla: tre elementi, una o due frasi
Un buon annuncio si compone di tre elementi, in quest'ordine.
- Chi è lei. Il nome dell'azienda e un saluto: chi chiama sa di aver composto il numero giusto.
- Chi parla. «Sono l'assistente IA dello studio», «l'assistente IA dell'agenzia». Preferisca una parola senza ambiguità: «IA» o «intelligenza artificiale». «Assistente virtuale» o «assistente vocale» si capiscono spesso, non sempre. Un nome proprio è possibile, se accompagna la parola IA: «sono Emma, l'assistente IA dell'agenzia».
- Cosa può fare l'agente, e la porta verso una persona. Due o tre verbi concreti (fissare un appuntamento, annotare un messaggio, dare informazioni) e la menzione che un membro del team può subentrare. È questo terzo elemento che evita che chi chiama riattacchi: sa cosa può ottenere, e che non è in trappola.
Il tono è quello di un'accoglienza umana ben fatta: pacato, cortese, senza scuse né fanfare. Conta anche la voce: la nostra guida per scegliere la voce dell'agente aiuta a trovare quella che si addice alla sua attività.
Frasi pronte all'uso, per settore
Sostituisca i nomi, mantenga la struttura. Con Sayelo, queste frasi seguono la menzione obbligatoria.
Sanità: studio medico, paramedico, psicologo
«Studio del dottor Martin, buongiorno. Sono l'assistente IA dello studio: posso fissare o spostare un appuntamento, o trasmettere un messaggio al medico.»
Per uno studio che riceve chiamate urgenti, aggiunga: «In caso di pericolo di vita, riattacchi e chiami il numero di emergenza.» Per uno psicologo, un tono più dolce e nessuna domanda sul motivo. La nostra pagina medico di medicina generale mostra una chiamata completa.
Artigiano
«Plomberie Durand, buongiorno. Sono l'assistente IA dell'impresa, Julien è in cantiere. Posso annotare la sua richiesta, fissare un intervento o passargli un'urgenza.»
Dire dove si trova l'artigiano rassicura: chi chiama capisce perché non risponde lui stesso.
Negozi
«Fleurs de Saison, buongiorno, sono l'assistente IA del negozio. Posso darle i nostri orari, annotare un ordine o prendere un messaggio per il team.»
Libero professionista
«Studio Lefèvre, avvocati, buongiorno. Sono l'assistente IA dello studio. Posso annotare l'oggetto della sua chiamata, fissare un primo appuntamento o trasmettere un messaggio al suo avvocato.»
«Agence des Quais, buongiorno, sono Emma, l'assistente IA dell'agenzia. I nostri consulenti sono fuori per delle visite: posso darle informazioni su un annuncio, organizzare una visita o prendere i suoi recapiti.»
Il cliente che chiama per un immobile riattacca con una visita fissata: veda la pagina agenzia immobiliare.
Settore alberghiero
«Hôtel du Port, buongiorno, sono l'assistente IA della reception. Posso rispondere alle sue domande, annotare una richiesta di prenotazione o avvisare la reception.»
Se l'opzione multilingue è attivata, l'agente prosegue nella lingua di chi chiama.
Per il seguito della chiamata, veda i nostri script di accoglienza per settore.
Gli errori che fanno riagganciare
- Ritardare l'annuncio. Chi lo scopre tardi ricorda soprattutto che glielo si è nascosto.
- Annegare l'annuncio. Un paragrafo sulla tecnologia e sui dati prima di lasciar parlare chi chiama: riattacca prima della fine. Il dettaglio giuridico trova posto sul suo sito.
- Scusarsi o vantarsi. «Sono solo una macchina» instilla il dubbio; «la nostra IA di ultima generazione» suona come una pubblicità.
- Fingersi umano. Un nome senza la parola IA, un «verifico con la mia collega» quando non c'è nessuno: è contrario allo spirito della regola, e chi chiama finisce per capirlo.
- Promettere troppo. «Posso rispondere a tutte le sue domande»: la prima domanda assente dalla scheda attività renderà l'agente bugiardo.
- Chiudere la porta. Nessuna menzione di una persona, e un agente che insiste quando chi chiama ne chiede una: è la garanzia che riattacchi, e a volte di una recensione negativa.
Quando chi chiama vuole parlare con una persona
È una richiesta legittima, che si prevede in anticipo: l'agente accetta senza discutere, poi applica uno di questi tre esiti.
Il trasferimento
Se qualcuno può rispondere, l'agente trasferisce la chiamata. Decide lei chi riceve cosa: un numero per le urgenze, un altro per i clienti esistenti, una reperibilità la sera. Con Sayelo, il trasferimento a una persona è incluso in tutti i piani, con un numero di trasferimento fin da Solo e trasferimenti multipli in base al motivo a partire da Pro; ogni numero può essere proposto solo in certe fasce orarie. Il trasferimento è diretto, senza annuncio: se nessuno risponde, chi chiama finisce nella segreteria del numero chiamato. Trasferisca quindi solo verso una linea che risponde, o la cui segreteria è aggiornata.
Il messaggio
Se nessuno è disponibile, l'agente lo dice e prende un messaggio completo: nome, numero, motivo, momento in cui si può richiamare. Lei riceve il riepilogo via e-mail, con la trascrizione, e le chiamate da gestire si trovano in «Attività» → «Chiamate», con il filtro «Da gestire», finché qualcuno non se ne occupa.
La richiamata
Meglio di un vago «la richiameremo», un impegno preciso: «Certo. Se nessuno è disponibile, prendo il suo messaggio e Julien la richiama entro stasera.» L'agente promette solo i tempi che lei gli ha fissato, e lei li rispetta. Con Sayelo, una volta attivate le chiamate in uscita (per ora solo in Francia), il pulsante «Richiama» della scheda chiamata le permette di richiamare dal computer o dal telefono, con il numero del suo agente.
Provare il suo annuncio prima dei suoi clienti
Chiami il suo numero e interpreti tre ruoli: un cliente frettoloso, uno scettico che chiede se sta parlando con un robot, qualcuno che pretende una persona. Poi legga il riepilogo. Con Sayelo, la «Chiamata di prova», sempre in alto nella schermata, le permette di parlare con il suo agente al microfono, dal browser: nulla viene registrato né fatturato; la demo di tre minuti le fa sentire una chiamata completa.
Cosa fa Sayelo
Sayelo lavora come rinforzo del suo team, mai al suo posto, e l'annuncio dell'IA ne è la prima condizione: apre ogni chiamata e non può essere disattivato. Lei scrive la frase di accoglienza che segue, sceglie la voce tra diverse voci espressive, che ascolta prima di scegliere, e imposta la pronuncia esatta del nome della sua azienda. Una segreteria telefonica, invece, non fa nulla della chiamata: il nostro confronto tra agente vocale IA e segreteria telefonica illustra la differenza. Il quadro di sicurezza è descritto nella pagina sicurezza e GDPR, e i piani nella pagina dei prezzi, da 39 € al mese IVA esclusa con 14 giorni di prova gratuita.
