הגדרת Google Calendar לקביעת פגישות בטלפון

מה הסוכן צריך למצוא ביומן שלכם

כדי לקבוע פגישה, סוכן קולי צריך שלושה פרטי מידע: איפה לרשום אותה (היומן של המטפל הנכון או של המשאב הנכון), כמה זמן היא נמשכת (השירות המבוקש) ומתי אסור לקבוע אותה (הפסקות, חופשות, משבצות שמורות). Google Calendar עונה היטב מאוד על השאלה הראשונה ועל השלישית. השנייה, המשך לכל שירות, מוגדרת בנפרד, בהנחיות של הסוכן.

היומן אומר מה פנוי, הכללים אומרים מה יכול להיכנס. הכינו את שניהם, והסוכן יציע רק משבצות אמיתיות, בפורמט הנכון. סדר השאלות והאישור מפורטים במדריך שלנו לקביעת פגישות בטלפון.

יומן לכל מטפל או לכל משאב

הכלל הכי שימושי: יומן Google אחד לכל אדם שמקבל לקוחות, ואחד לכל משאב שיכול לשמש רק פעם אחת בכל זמן נתון. לקליניקה של שני פיזיותרפיסטים יש שני יומנים, למכון עם שני חדרי טיפול יש יומן לכל חדר. כך הסוכן יודע מי פנוי, ואתם שומרים על תמונה כוללת כשמציגים את היומנים זה לצד זה.

כדי ליצור יומן, Google מציינת את השלבים הבאים, מדפדפן במחשב (אי אפשר ליצור יומן מהאפליקציה בנייד):

1. בעמודה הצדדית, ליד ״יומנים אחרים״, לחצו על סימן הפלוס.
2. בחרו ״יצירת יומן חדש״.
3. תנו לו שם ברור, ״גב׳ Durand, טיפולים״ או ״חדר 2״, ותיאור אם צריך.
4. לחצו על ״יצירת יומן״.

היומן מופיע אחר כך באפליקציה בנייד, ומי שיוצר אותו הופך לבעלים שלו.

חשבו על הפגישות האישיות שלכם: אם הן רשומות ביומן פרטי שהסוכן לא קורא, הן לא חוסמות דבר. העבירו את ההיעדרויות האלה ליומן העסקי, תחת כותרת ניטרלית כמו ״לא זמין״.

משבצות חסומות, הפסקות וחופשות

עסוק או פנוי: ההגדרה שקובעת

ב-Google Calendar, כל אירוע הוא ״עסוק״ או ״פנוי״. לפי מרכז העזרה של Google, למי שרואה רק את הזמינות שלכם, אירוע פרטי ״עסוק״ מופיע כמשבצת תפוסה, ואירוע ״פנוי״ לא מופיע בכלל. הפסקה שמסומנת ״פנוי״ לא חוסמת אפוא דבר.

בדקו את הסטטוס הזה בכל משבצת שהסוכן לא אמור להציע:

• הפסקת הצהריים, כאירוע חוזר: הכפתור ״יצירה״, ואז, ליד ״לא חוזר״, בחרו את תדירות החזרה ואת תאריך הסיום.
• משימות מנהלה, הנהלת החשבונות של תחילת השבוע, ישיבות צוות.
• משבצות שמורות, למשל למקרים דחופים או למטופלים קיימים. חסמו אותן, ואז אמרו לסוכן באילו מקרים הוא יכול להשתמש בהן.
• חופשות וחגים. לגבי דפי ההזמנה שלה, Google מציינת שיום שלם שמסומן ״עסוק״ לא משאיר אף משבצת פנויה: בדקו את הסטטוס הזה בכל חופשה שהוזנה.

שעות הפתיחה

Google Calendar מציע ״שעות עבודה״, אבל רק לחשבונות עבודה או בית ספר, והן משמשות בעיקר כדי ליידע את מי שמזמין אתכם לישיבה. אל תסמכו עליהן כדי לסגור את היומן בערב: תנו לסוכן את שעות הפתיחה שלכם, יום אחר יום, בכללים שלו.

משך לכל שירות, מרווחים בין פגישות

Google Calendar לא מכיר את השירותים שלכם. הגדרת המשך שלו, ב״הגדרות אירועים״, נוגעת רק לאירועים שאתם יוצרים בעצמכם. לכן את המשך של כל סוג פגישה נותנים לסוכן, יחד עם שאר כללי היומן. הכינו טבלה פשוטה, כמו זו, שהערכים בה הם דוגמה בדויה שיש להחליף בשלכם:

הוסיפו שלושה כללים שמונעים את רוב הבעיות:

• זמן התראה מינימלי לפני פגישה.
• זמן מרווח בין שתי פגישות, לניקיון או לנסיעה.
• תקרה יומית לפגישות ארוכות.

אם אתם כבר משתמשים בלוח זמנים לקביעת פגישות של Google, דף ההזמנות המקוון של Google Calendar, ייתכן שכבר הגדרתם שם מרווח בין פגישות ומספר מקסימלי של הזמנות ביום. ההגדרות האלה חלות על הדף הזה: העתיקו את אותם ערכים לכללים של הסוכן, כדי שהלקוח ימצא את אותה מדיניות באינטרנט ובטלפון.

השיתוף: מי רואה מה, מי יכול לערוך

כשלכל מטפל יש חשבון Google משלו, הכי פשוט לרכז את היומנים של הקליניקה בחשבון שתחברו לסוכן. הבעלים של יומן משתף אותו מ״הגדרות ושיתוף״, בסעיף ״משותף עם״, ואז ״הוספת אנשים וקבוצות״. Google מציעה חמש רמות:

יומן ששותף לקריאה בלבד לא מאפשר לאף אחד לכתוב בו, כולל הסוכן. עם חשבון עבודה או בית ספר, מנהל המערכת שלכם יכול להגביל את השיתוף: בדקו איתו לפני שאתם מארגנים הכול.

מה Sayelo עושה ב-Google Calendar שלכם

אחרי חיבור חשבון ה-Google שלכם, Sayelo קורא את רשימת היומנים שלכם כדי לבחור את היומן לסנכרון, ואז נשען על מידע הזמינות כדי להציע רק משבצות פנויות. במהלך השיחה:

• היומן נקרא בזמן אמת, והשינויים הידניים שלכם נלקחים בחשבון;
• נעילה נגד כפילויות שומרת את המשבצת למי שמאשר ראשון; למתקשר השני מוצעת המשבצת הבאה;
• הפגישה נרשמת עם המשך שנקבע לשירות, לפי הכללים שלכם: משבצות פתוחות, זמן מרווח, זמן התראה מינימלי, מספר פגישות ביום;
• האישור נשלח ב-SMS, והתזכורת יום לפני מופעלת כברירת מחדל, כפי שמסביר המדריך שלנו להודעות SMS לאישור;
• קביעה מחדש וביטול נעשים בטלפון, אם אתם מאשרים זאת, ומשחררים את המשבצת.

בקליניקה עם כמה מטפלים, לכל אחד יש כרטיס, משבצות ומשכי זמן משלו. הדפים שלנו פיזיותרפיסטים ומספרות מציגים שיחה מלאה. נתוני היומן לעולם לא מועברים לשירותי ה-AI הקולי ולא משמשים לאימון מודלים. אתם עובדים עם Outlook או Cal.com? המדריך ל-Microsoft 365 ול-Cal.com חוזר על אותו היגיון. מתלבטים מול מוקד מענה אנושי? ההשוואה שלנו מציגה את ההבדלים.

לפני שפותחים את הקו: שש שיחות בדיקה

1. בקשו כל שירות: האם המשך המוצע נכון?
2. בקשו משבצת בזמן הפסקת הצהריים: אסור שהיא תוצע.
3. בקשו יום חופש: אותה תוצאה.
4. בקשו פגישה בתוך השעה הקרובה: זמן ההתראה המינימלי צריך לפעול.
5. הזיזו פגישה, ואז בטלו אחת: היומן צריך להתעדכן.
6. הוסיפו אירוע ידנית במהלך הבדיקה, ואז התקשרו שוב: המשבצת צריכה להיעלם.

הבדיקה הזו חושפת כמעט את כל ההגדרות שנשכחו. לגבי השאר, צוות Sayelo מגדיר ומשכלל את הסוכן איתכם. המסלולים מפורטים בדף המחירים, כולל ניסיון חינם ל-14 ימים.