Ce que l’agent doit trouver dans votre agenda
Pour placer un rendez-vous, un agent vocal a besoin de trois informations : où l’écrire (l’agenda du bon praticien ou de la bonne ressource), combien de temps il dure (la prestation demandée) et quand il ne faut pas le mettre (pauses, congés, plages réservées). Google Agenda répond très bien à la première et à la troisième question. La deuxième, la durée par prestation, se règle à côté, dans les consignes de l’agent.
L’agenda dit ce qui est libre, les règles disent ce qui peut y entrer. Préparez les deux, et l’agent ne proposera que des créneaux réels, au bon format. L’ordre des questions et la confirmation sont détaillés dans notre guide de la prise de rendez-vous par téléphone.
Un agenda par praticien ou par ressource
La règle la plus utile : un agenda Google pour chaque personne qui reçoit des clients, et un pour chaque ressource qui ne peut servir qu’une fois à la fois. Un cabinet de deux kinésithérapeutes a deux agendas, un institut à deux cabines en a un par cabine. L’agent sait ainsi qui est libre, et vous gardez une vue d’ensemble en affichant les agendas côte à côte.
Pour créer un agenda, Google indique la marche suivante, depuis un navigateur sur ordinateur (la création n’est pas possible depuis l’application mobile) :
- Dans la colonne de gauche, à côté de « Autres agendas », cliquez sur le signe plus.
- Choisissez « Créer un agenda ».
- Donnez-lui un nom clair, « Mme Durand, séances » ou « Cabine 2 », et une description si besoin.
- Cliquez sur « Créer l’agenda ».
L’agenda apparaît ensuite dans l’application mobile, et celui qui le crée en devient propriétaire.
Pensez à vos rendez-vous personnels : notés dans un agenda privé que l’agent ne lit pas, ils ne bloquent rien. Reportez ces absences dans l’agenda professionnel, sous un titre neutre comme « Indisponible ».
Les plages bloquées, les pauses et les congés
Occupé ou Disponible : le réglage qui compte
Dans Google Agenda, chaque événement est soit « Occupé », soit « Disponible ». D’après l’aide de Google, pour ceux qui ne voient que vos disponibilités, un événement privé « Occupé » apparaît comme un bloc occupé, et un événement « Disponible » n’apparaît pas du tout. Une pause notée « Disponible » ne bloque donc rien.
Vérifiez ce statut sur chaque plage que l’agent ne doit pas proposer :
- La pause de midi, en événement périodique : bouton « Créer », puis, à côté de « Une seule fois », choisissez la fréquence de répétition et la date de fin.
- Les tâches administratives, la comptabilité du lundi matin, les réunions d’équipe.
- Les créneaux réservés, par exemple aux urgences ou aux patients déjà suivis. Bloquez-les, puis dites à l’agent dans quels cas il peut les utiliser.
- Les congés et les jours fériés. Pour ses pages de réservation, Google précise qu’une journée entière marquée « Occupé » ne laisse aucun créneau : contrôlez ce statut sur chaque congé saisi.
Les heures d’ouverture
Google Agenda propose des « Heures de travail », mais seulement pour les comptes professionnels ou scolaires, et elles servent surtout à informer les personnes qui vous invitent à une réunion. Ne comptez pas sur elles pour fermer l’agenda le soir : donnez vos horaires d’ouverture à l’agent, jour par jour, dans ses règles.
Une durée par prestation, des délais entre deux rendez-vous
Google Agenda ne connaît pas vos prestations. Son réglage de durée, dans « Paramètres des événements », ne concerne que les événements que vous créez vous-même. La durée de chaque type de rendez-vous se donne donc à l’agent, avec les autres règles de l’agenda. Préparez un tableau simple, comme celui-ci, dont les valeurs sont un exemple fictif à remplacer par les vôtres :
| Prestation | Durée | Qui | Battement après |
|---|---|---|---|
| Coupe | 30 min | Toutes les coiffeuses | 5 min |
| Couleur | 1 h 30 | Julie, Sarah | 10 min |
| Première séance de kiné | 45 min | Chaque praticien | 10 min |
| Séance de suivi | 30 min | Chaque praticien | 5 min |
Ajoutez trois règles qui évitent la plupart des problèmes :
- Le délai minimal avant un rendez-vous.
- Le temps de battement entre deux rendez-vous, pour le nettoyage ou le trajet.
- Le plafond par jour pour les rendez-vous longs.
Si vous utilisez déjà un planning de rendez-vous Google, la page de réservation en ligne de Google Agenda, vous y avez peut-être réglé une marge entre les rendez-vous et un nombre maximum de réservations par jour. Ces réglages valent pour cette page : reprenez les mêmes valeurs dans les règles de l’agent, pour que le client trouve la même politique en ligne et au téléphone.
Le partage : qui voit quoi, qui peut modifier
Quand chaque praticien a son propre compte Google, le plus simple est de réunir les agendas du cabinet dans le compte que vous connecterez à l’agent. Le propriétaire d’un agenda le partage depuis « Paramètres et partage », rubrique « Partagé avec », puis « Ajouter des personnes et des groupes ». Google propose cinq niveaux :
| Niveau d’accès | Pour qui |
|---|---|
| Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) | Un collègue qui doit seulement savoir si vous êtes libre |
| Voir les détails des événements | Un associé qui consulte sans modifier |
| Apporter des modifications (voir les événements privés comme « disponible/occupé ») | Un compte qui place des rendez-vous sans lire vos événements privés |
| Apporter des modifications et voir les détails des événements | La secrétaire, l’accueil, le compte du cabinet |
| Apporter des modifications et gérer le partage | Le propriétaire, et lui seul si possible |
Un agenda partagé en lecture seule ne permet à personne d’y écrire, agent compris. Avec un compte professionnel ou scolaire, votre administrateur peut limiter le partage : vérifiez avec lui avant de tout organiser.
Ce que fait Sayelo dans votre Google Agenda
Une fois votre compte Google connecté, Sayelo lit la liste de vos agendas pour sélectionner celui à synchroniser, puis s’appuie sur les informations de disponibilité pour ne proposer que des créneaux libres. Pendant l’appel :
- l’agenda est lu en direct, et vos modifications manuelles sont prises en compte ;
- un verrou anti-doublon réserve le créneau au premier qui confirme ; le second appelant se voit proposer le suivant ;
- le rendez-vous est écrit avec la durée prévue pour la prestation, selon vos règles : créneaux ouverts, temps de battement, délai minimal, nombre de rendez-vous par jour ;
- la confirmation part par SMS, et le rappel la veille est activé par défaut, comme l’explique notre guide des SMS de confirmation ;
- la replanification et l’annulation se font au téléphone, si vous l’autorisez, et libèrent le créneau.
Dans un cabinet à plusieurs praticiens, chacun a sa fiche, ses créneaux et ses durées. Nos pages kinésithérapeute et coiffeur montrent un appel complet. Les données d’agenda ne sont jamais transmises aux services d’IA vocale ni utilisées pour entraîner des modèles. Vous travaillez sur Outlook ou Cal.com ? Le guide Microsoft 365 et Cal.com reprend la même logique. Vous hésitez avec une permanence humaine ? Notre comparatif pose les différences.
Avant d’ouvrir la ligne : six appels de test
- Demandez chaque prestation : la durée proposée est-elle la bonne ?
- Demandez un créneau pendant la pause de midi : il ne doit pas être proposé.
- Demandez un jour de congé : même résultat.
- Demandez un rendez-vous dans l’heure : le délai minimal doit jouer.
- Déplacez un rendez-vous, puis annulez-en un : l’agenda doit suivre.
- Ajoutez un événement à la main pendant le test, puis rappelez : le créneau doit avoir disparu.
Ce test révèle presque tous les réglages oubliés. Pour le reste, l’équipe Sayelo configure et affine l’agent avec vous. Les offres sont détaillées sur la page des tarifs, essai gratuit de 14 jours compris.
