Lo que el agente debe encontrar en su agenda
Para colocar una cita, un agente de voz necesita tres datos: dónde escribirla (el calendario del profesional o del recurso adecuado), cuánto tiempo dura (el servicio solicitado) y cuándo no hay que ponerla (pausas, vacaciones, franjas reservadas). Google Calendar responde muy bien a la primera y a la tercera pregunta. La segunda, la duración por servicio, se configura aparte, en las instrucciones del agente.
La agenda dice lo que está libre; las reglas dicen lo que puede entrar en ella. Prepare ambas, y el agente solo propondrá franjas reales, con el formato adecuado. El orden de las preguntas y la confirmación se detallan en nuestra guía de reserva de citas por teléfono.
Un calendario por profesional o por recurso
La regla más útil: un calendario de Google para cada persona que atiende a clientes, y uno para cada recurso que solo puede usarse una vez a la vez. Una consulta con dos fisioterapeutas tiene dos calendarios; un centro de estética con dos cabinas tiene uno por cabina. Así, el agente sabe quién está libre, y usted mantiene una visión de conjunto mostrando los calendarios uno al lado del otro.
Para crear un calendario, Google indica estos pasos, desde un navegador en un ordenador (no se puede crear desde la aplicación móvil):
- En la columna de la izquierda, junto a «Otros calendarios», haga clic en el signo más.
- Elija «Crear calendario».
- Póngale un nombre claro, «Sra. Durand, sesiones» o «Cabina 2», y una descripción si hace falta.
- Haga clic en el botón «Crear calendario».
El calendario aparece después en la aplicación móvil, y quien lo crea pasa a ser su propietario.
Piense en sus citas personales: anotadas en un calendario privado que el agente no consulta, no bloquean nada. Traslade esas ausencias al calendario profesional, con un título neutro como «No disponible».
Las franjas bloqueadas, las pausas y las vacaciones
Ocupado o Disponible: el ajuste que cuenta
En Google Calendar, cada evento está o «Ocupado» o «Disponible». Según la ayuda de Google, para quienes solo ven su disponibilidad, un evento privado «Ocupado» aparece como un bloque ocupado, y un evento «Disponible» no aparece en absoluto. Por tanto, una pausa marcada como «Disponible» no bloquea nada.
Compruebe este estado en cada franja que el agente no deba proponer:
- La pausa del mediodía, como evento periódico: botón «Crear» y, después, junto a «No se repite», elija la frecuencia de repetición y la fecha de finalización.
- Las tareas administrativas, la contabilidad del lunes por la mañana, las reuniones de equipo.
- Las franjas reservadas, por ejemplo para urgencias o para pacientes que ya están en seguimiento. Bloquéelas y, después, indique al agente en qué casos puede usarlas.
- Las vacaciones y los festivos. Para sus páginas de reserva, Google precisa que un día completo marcado como «Ocupado» no deja ninguna franja: compruebe este estado en cada periodo de vacaciones introducido.
El horario de apertura
Google Calendar ofrece un «Horario laboral», pero solo para las cuentas profesionales o educativas, y sirve sobre todo para informar a las personas que le invitan a una reunión. No cuente con él para cerrar la agenda por la noche: dé su horario de apertura al agente, día por día, en sus reglas.
Una duración por servicio, márgenes entre dos citas
Google Calendar no conoce sus servicios. Su ajuste de duración, en «Configuración de eventos», solo afecta a los eventos que usted crea. Por eso, la duración de cada tipo de cita se indica al agente, junto con las demás reglas de la agenda. Prepare una tabla sencilla, como esta, cuyos valores son un ejemplo ficticio que debe sustituir por los suyos:
| Servicio | Duración | Quién | Margen después |
|---|---|---|---|
| Corte | 30 min | Todas las peluqueras | 5 min |
| Tinte | 1 h 30 min | Julie, Sarah | 10 min |
| Primera sesión de fisioterapia | 45 min | Cada profesional | 10 min |
| Sesión de seguimiento | 30 min | Cada profesional | 5 min |
Añada tres reglas que evitan la mayoría de los problemas:
- La antelación mínima antes de una cita.
- El tiempo de margen entre dos citas, para la limpieza o el desplazamiento.
- El límite diario para las citas largas.
Si ya usa una programación de citas de Google, la página de reservas en línea de Google Calendar, puede que haya configurado en ella un margen entre citas y un número máximo de reservas por día. Esos ajustes valen para esa página: aplique los mismos valores en las reglas del agente, para que el cliente encuentre la misma política en línea y por teléfono.
El uso compartido: quién ve qué, quién puede modificar
Cuando cada profesional tiene su propia cuenta de Google, lo más sencillo es reunir los calendarios de la consulta en la cuenta que conectará al agente. El propietario de un calendario lo comparte desde «Configuración y uso compartido», apartado «Compartido con», y después «Añadir personas y grupos». Google propone cinco niveles:
| Nivel de acceso | Para quién |
|---|---|
| Ver solo información de disponible/ocupado (ocultar detalles) | Un compañero que solo necesita saber si usted está libre |
| Ver todos los detalles de los eventos | Un socio que consulta sin modificar |
| Hacer cambios en los eventos (ver los eventos privados como «disponible/ocupado») | Una cuenta que coloca citas sin leer sus eventos privados |
| Hacer cambios y ver los detalles de los eventos | La secretaria, la recepción, la cuenta de la consulta |
| Hacer cambios y gestionar el uso compartido | El propietario, y solo él si es posible |
Un calendario compartido en modo de solo lectura no permite a nadie escribir en él, tampoco al agente. Con una cuenta profesional o educativa, su administrador puede limitar el uso compartido: compruébelo con él antes de organizarlo todo.
Lo que hace Sayelo en su Google Calendar
Una vez conectada su cuenta de Google, Sayelo lee la lista de sus calendarios para seleccionar el que se sincronizará y, después, se basa en la información de disponibilidad para proponer solo franjas libres. Durante la llamada:
- la agenda se consulta en directo, y sus modificaciones manuales se tienen en cuenta;
- un bloqueo antiduplicados reserva la franja para el primero que confirma; al segundo que llama se le propone la siguiente;
- la cita se escribe con la duración prevista para el servicio, según sus reglas: franjas abiertas, tiempo de margen, antelación mínima, número de citas por día;
- la confirmación se envía por SMS, y el recordatorio del día anterior está activado por defecto, como explica nuestra guía de los SMS de confirmación;
- la reprogramación y la cancelación se hacen por teléfono, si usted lo autoriza, y liberan la franja.
En una consulta con varios profesionales, cada uno tiene su ficha, sus franjas y sus duraciones. Nuestras páginas fisioterapeuta y peluquería muestran una llamada completa. Los datos de la agenda nunca se transmiten a los servicios de IA de voz ni se usan para entrenar modelos. ¿Trabaja con Outlook o Cal.com? La guía de Microsoft 365 y Cal.com sigue la misma lógica. ¿Duda entre esto y un servicio de atención telefónica con personas? Nuestra comparativa expone las diferencias.
Antes de abrir la línea: seis llamadas de prueba
- Pida cada servicio: ¿la duración propuesta es la correcta?
- Pida una franja durante la pausa del mediodía: no debe proponerse.
- Pida un día de vacaciones: el mismo resultado.
- Pida una cita para dentro de una hora: debe aplicarse la antelación mínima.
- Cambie una cita y, después, cancele otra: la agenda debe reflejarlo.
- Añada un evento a mano durante la prueba y vuelva a llamar: la franja debe haber desaparecido.
Esta prueba revela casi todos los ajustes olvidados. Para lo demás, el equipo de Sayelo configura y afina el agente con usted. Los planes se detallan en la página de precios, prueba gratuita de 14 días incluida.
