למה קוטעים את העבודה כדי לענות
אף אחד לא עונה לטלפון באמצע מפגש להנאתו. עושים את זה משלוש סיבות.
- לקוח חדש לא מחכה. מי שמחפש מאמן, מטפל או חשמלאי מתקשר לרוב לכמה מספרים ברצף. אם הוא נופל על תא קולי, הוא מנסה את הבא.
- אין אף אחד אחר. אין קבלה, אין שותף, קו אחד בלבד, ולפעמים זה המספר הפרטי.
- לא יודעים מי מתקשר. לקוח שרוצה להזיז פגישה, לקוח פוטנציאלי, מקרה דחוף או איש מכירות: הצלצול זהה.
המחיר של ההפרעות האלה לא מופיע באף חשבונית, אבל כל תחום מכיר אותו. היועץ מתנצל באמצע פגישה ש״הוא חייב לקחת את השיחה הזאת״. המאמן שובר את הקצב של אימון שהלקוח שלו שילם עליו (ראו את הדף שלנו למאמני כושר). המטפל פשוט לא יכול לענות: הסודיות של הטיפול אוסרת זאת, והדף שלנו לפסיכולוגים מראה איך לקבל את השיחות הראשונות האלה, המיוחדות כל כך. בעל המקצוע שעובד לבד, על סולם או מול לוח חשמל, לוקח סיכון כשהוא שולף את הטלפון, כפי שמתאר הדף שלנו לחשמלאים.
למיין את השיחות לפני שבוחרים כלי
לפני שבוחרים פתרון, הסתכלו על מה שאתם מקבלים. במשך שבועיים, רשמו כל שיחה בשורה אחת: מי, בשביל מה, באיזו שעה. תמצאו את אותן קבוצות.
| סוג שיחה | מה המתקשר רוצה | האם זה מצדיק הפרעה? |
|---|---|---|
| לקוח חדש | פגישה ראשונה, מחיר, זמינות | לא, אם הוא מקבל תשובה מהר |
| לקוח קיים | להזיז, לבטל, לשאול שאלה מעשית | לא |
| מקרה דחוף | מה שהגדרתם ככזה | כן, לפי הכללים שלכם |
| שותף, ספק | מידע, מסמך | לא |
| שיחת שיווק | למכור לכם משהו | אף פעם |
העמודה האחרונה אומרת כמעט בכל מקום ״לא״. מה שחשוב הוא לא שאתם תענו, אלא שהמתקשר יקבל תשובה מהר. המדריך שלנו לבירור ולסינון של שיחות נכנסות עוזר לעשות את המיון הזה.
האפשרויות, מהפשוטה ועד המקיפה
משיבון, עם הגדרה נכונה
הודעה קצרה שאומרת מי אתם, מתי תחזרו ומה המתקשר יכול לעשות כבר עכשיו: לשלוח SMS, לקבוע תור באינטרנט. זה בחינם, אבל זה תלוי ברצון הטוב של המתקשר, וחלק מהמתקשרים מנתקים בלי להשאיר הודעה. הדוגמאות שלנו להודעות לפי תחום עוזרות לנסח אותה.
חלונות זמן קבועים לחזרה למתקשרים
במקום לחזור למתקשרים בין מפגש למפגש, חזרו אליהם בשעות קבועות, למשל בהפסקת הצהריים ובסוף היום, וציינו זאת בהודעה שלכם. המתקשר יודע מתי יקבל תשובה, ואתם שומרים על זמני העבודה שלכם שלמים. המגבלה: משחק הפינג־פונג עם לקוחות שגם הם עובדים.
הפניית שיחות מותנית
הטלפון שלכם מצלצל קודם; אם אתם לא עונים, השיחה עוברת למספר אחר: בן או בת זוג שמנהלים את המשרד, שותף, מוקד מענה טלפוני או סוכן קולי. המדריך להפניית שיחות מותנית מביא את הקודים.
מוקד מענה טלפוני
נציגים טלפוניים מקבלים את השיחות שלכם בשעות מוגדרות ומעבירים לכם את ההודעות. המענה אנושי; העלות גדלה עם נפח השיחות, וקביעת פגישות ביומן שלכם לא תמיד כלולה.
סוכן קולי מבוסס AI
הוא עונה לכל שיחה, מציג את עצמו כ-AI, עונה על סמך המידע שמסרתם לו, קובע את הפגישה ביומן שלכם, שולח את האישור ב-SMS, מעביר אליכם את מה שהגדרתם כדחוף ושולח לכם סיכום של כל שיחה. ההשוואה שלנו בין סוכן קולי מבוסס AI למשיבון מציבה את שני הפתרונות זה מול זה.
שישה כללי התארגנות שמחזיקים מעמד
- מספר עסקי נפרד. אותו אפשר להפנות, להפקיד בידי מישהו אחר או לכבות בערב, בלי לגעת בחיים הפרטיים שלכם.
- זמנים בלי טלפון. במהלך מפגש, פגישה או עבודה בשטח, הטלפון נשאר על שקט: ההפניה עושה את העבודה.
- הגדרה כתובה של מקרה דחוף. שניים או שלושה מקרים, לא יותר, ולכל אחד מה צריך לקרות: העברה, SMS או חזרה בעדיפות.
- יומן אונליין אחד. Google Calendar, Microsoft 365 או Cal.com: מי שעונה לשיחה רואה את אותן משבצות כמוכם.
- התשובות שלכם כתובות פעם אחת. מחירים, כתובת, מהלך המפגש הראשון, אזור השירות: הטקסט הזה משמש את המשיבון, האתר והסוכן שלכם.
- לחזור למתקשרים כשהסיכום מול העיניים. אתם יודעים למי לחזור, למה, ומה כבר נאמר.
לערבים ולסופי השבוע, המדריך שלנו לשיחות מחוץ לשעות הפעילות מפרט את ההגדרות שמתאימות לזמנים האלה. לתחומי הבנייה והשיפוצים, השיטה המלאה לבעלי מקצוע עוברת על הנושא שלב אחר שלב.
מסלול Solo, שמיועד לעצמאים
ב-Sayelo, מסלול Solo מיועד למי שעובדים לבד: 39 € לחודש לא כולל מע״מ, 100 דקות ו-50 SMS בחודש, סוכן אחד, מספר אחד ושיחה אחת בכל פעם. כמו כל המסלולים, הוא כולל קביעת פגישות ב-Google Calendar, ב-Microsoft 365 או ב-Cal.com, SMS אישור ותזכורת יום לפני, העברה לנציג אנושי, סיכום במייל עם התמלול, כמעט 100 שפות ואחסון HDS בצרפת, שחשוב למטפלים. הקלטת האודיו של השיחות לא כלולה בו: היא מוצעת החל ממסלול Essentiel, ולעולם לא פעילה כברירת מחדל.
- המספר שלכם. אתם שומרים על המספר הנוכחי שלכם, לבחירתכם: בהפניית שיחות לסוכן שלכם, או, בצרפת, בניוד מספר, בכל המסלולים. מספר חדש כלול גם כבר בתקופת הניסיון, אם אתם מעדיפים להתחיל מאפס.
- הדקות. אם 100 דקות לא מספיקות בחודש מסוים, אתם מוסיפים טעינה (60 דקות ב-19 €, 120 ב-35 €, 180 ב-49 €, לא כולל מע״מ); שום חריגה לא מחויבת אוטומטית. אם זה הופך לכלל, מסלול Essentiel כולל 250 דקות ו-2 שיחות במקביל.
- שיחה אחת בכל פעם. זה מתאים כשהשיחות שלכם מגיעות אחת אחת; אם הן חופפות לעתים קרובות, המסלולים הגבוהים יותר מקבלים כמה שיחות במקביל.
- ההקמה. מוכן תוך 5 דקות, עם הפעלה מודרכת על ידי הסוכן שלכם, בכתב, ב-WhatsApp או בטופס, ללא דמי הקמה וללא התחייבות. הניסיון החינמי ל-14 ימים נעשה במסלול Solo: מבקשים כרטיס אשראי בהפעלה, בלי שום חיוב אם תבטלו לפני הסוף.
הפירוט של כל מסלול נמצא בדף המחירים.
יום טיפוסי, עם דוגמה בדויה
לשם המחשה, ניקח מאמנת דמיונית, שנמצאת במפגשים כל הבוקר. הטלפון שלה מצלצל שלוש פעמים. לקוח פוטנציאלי מבקש פגישת אבחון: הסוכן מציע שתי משבצות, רושם אותה ביומן ושולח את האישור ב-SMS. לקוחה מזיזה את המפגש שלה מיום חמישי: הסוכן מאתר את הפגישה ומציע מועד אחר. איש מכירות מציג את עצמו: הסוכן מזמין אותו לכתוב. בצהריים, היא קוראת שלושה סיכומים, ונשאר לה רק להכין את פגישת האבחון של הלקוח הפוטנציאלי. הסוכן עבד כתגבור, אף פעם לא במקומה: אם לקוח היה צריך אותה, כלל ההעברה היה מתריע לה.
